Stappenplan BBO inrichten

Stap 1: Beoordeel de ingerichte prijsopbouw

Wel of geen dekking, wel of geen overige percentages, wat is het commerciële percentage? Beoordeel de in MKG ingerichte prijsopbouw, te vinden in de administratie-instellingen. Advies instellingen 'Bewerkingen':

• Advies bewerkingstarief: selecteer bij voorkeur de optie 'Declarabele tarieven'.
• Kostprijs: selecteer bij voorkeur de optie 'Netto + dekking'.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Administratie-instellingen voor BBO.

Stap 2: Richt de werkbare dagen in

Vul in de tabel BBO administratie de dagen en verdeel deze over het jaar.

• Houd rekening met werkdagen, vakantie, adv-dagen en feestdagen.
• Uren per dag: een werkweek van 40 uur is 8 uur per dag, een 38-urige werkweek is 7,6 uur per dag.
• Werkbare dagen: het totaal aantal uren waarop een medewerker in een heel jaar zou kunnen werken.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Hoe richt je de werkbare dagen en uren in?

Stap 3: Beoordeel de uren en de kosten

Uren en kosten vormen de basis om budgetten te bepalen. Gebruik het standaard dashboard Urenanalyse medewerkers (8005) voor de uren (géén overuren); gebruik het standaard dashboard Resultaatvergelijking grootboekrekening (8011) voor de kosten.

Stap 4: Voeg de budgetten toe

Voeg in de module Grootboekbudgetten budgetten toe aan grootboekrekeningen en verdeel deze over de periodes van het boekjaar. Dat kan lineair, op basis van gerealiseerd vorig jaar of op basis van BBO werkdagen. Bij de verdeling kun je gebruikmaken van kostenplaatsen.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Hoe verdeel je je budgetten over de kostenrekeningen?

Stap 5: Bepaal de kosten van de medewerkers

Komt het uurtarief van de medewerker nog overeen met zijn functiegroep? Dit wordt duidelijk in de tabel BBO medewerker loonkosten, zodra de loonkosten per medewerker zijn ingevuld.

• Selecteer de in BBO op te nemen medewerkers en voeg deze toe. Neem eventueel vacatures op.
• Vul per medewerker in het Detail de groepen 'Loonkosten' en 'Uren'. Vul eventueel per medewerker Leeftijd uren en Ongepland afwezig in. Gebruik het memoveld voor toelichting.
• Na het invullen van het BBO bezettingsplan (zie Stap 7) volgen de 'Toegewezen uren'.
• Pas de functiegroep aan als er een verschil (in €) zichtbaar is tussen de gehanteerde functiegroep en de berekende functiegroep.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Hoe bepaal je de kosten van de medewerkers?

Stap 6: Budgetteer de bewerkingen

Door in de tabel BBO bewerking budget al je directe en indirecte bewerkingen te budgetteren wordt duidelijk hoeveel uren de machines kunnen draaien en hoeveel manuren nodig zijn.

• Selecteer de in BBO op te nemen bewerkingen en voeg deze toe. Neem eventueel nieuwe machines (bewerkingen) op.
• Voer per bewerking het machine-urenbudget in en verdeel deze (lineair of op basis van BBO werkdagen). Bepaal eventueel de benodigde oppervlakte van de machine.
• De man-machineverhouding is vastgelegd in de tabel Bewerkingen.
• Gebruik het memoveld voor toelichting.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Hoe budgetteer je je bewerkingen?

Stap 7: Vul het bezettings- en dekkingsplan in

De module BBO bezettings- en dekkingsplan bevat een tweetal matrices. Eerst koppel je in het bezettingsplan alle medewerkers aan alle bewerkingen op basis van de uren en de loonkosten; in het dekkingsplan verdeel je vervolgens de overige bedrijfskosten over de bewerkingen. Op deze manier worden al je indirecte uren en kosten gedekt door je directe bewerkingen.

BBO Bezettingsplan

• Voeg bewerkingen toe via de Veldkiezer.
• Wijs de manuren toe aan de bewerkingen; het restant uren moet naar 0 lopen.
• Pas - indien nodig - onderaan het bezettingsplan de indicatie van de gehanteerde functiegroep van de bewerking en de berekende functiegroep aan.

BBO Dekkingsplan

• Voeg bewerkingen toe via de Veldkiezer.
• Geef een omschrijving van de kosten en voer het jaarbudget in.
• Wijs kosten zo specifiek mogelijk toe en verdeel deze over de bewerkingen.
• Onderaan het dekkingsplan staan het gehanteerde en het berekende uurtarief.
• Indien ingericht is ook het gehanteerde ‘declarabel uurtarief totaal’ zichtbaar. Pas aan, indien nodig.

Meer informatie over deze stap vind je in het artikel Hoe gebruik je het BBO bezettings- en dekkingsplan?

Budgetbewaking

Zodra je de stappen in dit artikel hebt doorgelopen en BBO hebt ingericht, kun je de budgetten gaan bewaken. Hiertoe dienen de verschillende BBO dashboards. Een stappenplan voor de budgetbewaking vind je in het artikel Stappenplan budgetbewaking.