Stappenplan BBO budgetbewaking

Stap 1: Dekking en bezettingsbewaking

Het standaard dashboard BBO dekking en bezettingsbewaking (8000) kan worden gebruikt om te monitoren in hoeverre de ingevoerde budgetten overeenkomen met de gerealiseerde directe uren, de man-machineverhouding en de dekking. Hiermee valt ook te bewaken in hoeverre de kosten gedekt worden met de gerealiseerde directe uren. Deze zijn zowel grafisch als in rasters zichtbaar.

Het bestaat uit 4 tabbladen:

• Uren grafisch
• Urenbewaking
• Bedragen grafisch
• Financieel

Deze lijsten neem je door. Besteed aandacht aan de rode getallen. Oranje balken vallen onder het budget en de blauwe balken boven het budget. Hier kan sprake zijn van verschillende scenario's, zoals ten opzichte van budget:

• Realisatie: manuren, meer/minder dan budget
• Realisatie: manuren, meer/minder dan budget
• Realisatie: MMV, meer/minder dan budget

Stap 2: Exploitatieplan

Het doel van het standaard dashboard BBO exploitatieplan (8001) is inzicht krijgen in de inrichting van de budgettering van de bewerkingen in BBO. Op basis van de gebudgetteerde uren en de kosten van de bewerkingen wordt de nettoprijs vergeleken met de prijs die op de bewerking is ingericht. Dit dashboard geeft voornamelijk de verschillende tarieven met de afwijkingen weer. Deze lijst neem je door. Besteed aandacht aan de rode getallen. Waar nodig kun je aanpassingen verrichten. Heb ook aandacht voor de administratie-instellingen:

• Welke keuze is gemaakt voor 'Advies bewerkingstarief'?
• Welke keuze is gemaakt voor 'Kostprijs'?

Op het tabblad 'Samenvatting' wordt de exploitatiebegroting overzichtelijk weergegeven. In deze begroting wordt duidelijk welke omzet je minimaal moet halen om de kosten te dekken en winst te maken. Je kunt deze begroting maken voor eigen gebruik en ook voor externe financiers.

Stap 3: Medewerkerplan

Het standaard dashboard BBO medewerkerplan (8002) geeft inzicht in welke medewerkers zijn opgenomen in de BBO medewerker loonkosten en geeft een overzicht van de loonkosten, de sociale lasten en het netto tarief. Daarnaast zijn enkele kengetallen zichtbaar met betrekking tot de geselecteerde medewerkers. Op basis van dit dashboard kun je het loon/uur zien ten opzichte van de functiegroepen. Aan de hand hiervan kun je eventueel functiegroepen aanpassen, zodat deze meer sluitend zijn.

Stap 4: Manuren

Het standaard dashboard BBO manuren bewaking (8003) kan worden gebruikt om te monitoren in hoeverre de gestelde budgetten overeenkomen met de gerealiseerde uren van je medewerkers. Bekijk hoe productiviteit en urenrendement (op afdeling en/of medewerker) gedurende het jaar zijn ontwikkeld en hoe ze in verhouding staan met wat je hebt gebudgetteerd.

Stap 5: Grootboekbudgetten

Grootboekbudgetten hangen tegen de BBO-module aan. Bij de grootboekbudgetten worden budgetten toegekend aan de grootboekrekeningen en worden deze verdeeld over de periodes van het boekjaar. Hier kun je de vergelijking vinden tussen de gebudgetteerde grootboekrekeningen en de gerealiseerde bedragen.

Scenario's

Met de uitkomsten uit de BBO-module zijn verschillende scenario's mogelijk.

(*) Een kleine overdekking t.o.v. de te dekken kosten, ca 5%, is prima. Een grotere overdekking geeft een scheef beeld.

Onderdekking

De huidige tarieven zijn niet kostendekkend. Als voorbeeld richten we ons op de bewerking Zagen. Het huidige netto tarief in MKG is € 48,00. De BBO-module heeft echter een tarief van € 64,23 berekend. Op deze bewerking is de onderdekking dus € 16,23 per uur. De totale onderdekking bedraagt € 137.330, oftewel 22,8%.

De ondernemer rekent nu met een verkeerde (te lage) kostprijs, waardoor er geen aansluiting is tussen het orderresultaat en het bedrijfsresultaat. De ondernemer kan er nu voor kiezen om de tarieven te verhogen. Dit zal resulteren in een betere aansluiting tussen het order- en bedrijfsresultaat. Bij het niet aanpassen van de tarieven zal het orderresultaat nooit een zuiver of juist beeld geven.

Overdekking

De huidige tarieven dekken meer dan de bedrijfskosten. Het bedrag waarmee wordt gecalculeerd, is hoger dan wat nodig is om de kosten te dekken. Overdekking op tarieven kan nadelig zijn voor consumenten, omdat ze uiteindelijk meer betalen dan redelijk is. De eventuele winst kan nu in de dekking komen in plaats van in de marge.