Hoe voeg je een samenvatting toe aan een lijst?

In dit artikel gebruiken we het Verkoop dashboard als voorbeeld. Open deze module en selecteer het tabblad 'Orders'. Gebruik eventueel een filter om de data te beperken. Met de functie ‘Samenvatten’ is het mogelijk om een samenvatting te tonen. Dit kan per kolom, maar ook op groeperingen. Zo kun je bijvoorbeeld per debiteur het aantal orders tonen of de totale waarde ervan. Samenvatten kan via de lijstsamenvatting en via de groepssamenvatting.

Lijstsamenvatting

De optie 'Toon lijst samenvatting' vind je bij elke lijst in MKG. Klik met de rechtermuisknop in de lijst en kies dan voor: Lijst instellingen » Samenvatting » Toon lijst samenvatting.

Er verschijnt nu een grijze balk onder de lijst. Klik met de rechtermuisknop in deze balk onder de kolom waarvan je een samenvatting wilt, en selecteer de gewenste samenvatting:

• Som: Een som van de waarden.
• Min: De minimale waarde.
• Max: De maximale waarde.
• Aantal: Het aantal regels.
• Gemiddelde: De gemiddelde waarde.  

Je kunt bij zo veel kolommen als je zelf wilt een samenvatting toevoegen en je kunt meerdere samenvattingen aan dezelfde kolom toevoegen. Navigeer bijvoorbeeld met je muis naar de kolom Verkooporder en kies voor ‘Aantal’ om het totale aantal orders te presenteren in de zoeklijst. Als je dan met de rechtermuisknop onder dezelfde kolom in de grijze samenvattingsbalk klikt (in het veld 'Aantal' in dit geval) en op 'Voeg samenvatting toe' klikt, kun je meerdere samenvattingen toevoegen. Laat bijvoorbeeld ook het gemiddelde weergeven. Via de lijstsamenvatting worden de totalen van de hele zoeklijst getoond, dus niet per groep. Daarvoor kun je de groepssamenvatting gebruiken.

Zelf regels selecteren voor je samenvatting

Het is mogelijk om alleen een samenvatting te maken van een door jou geselecteerd deel van de lijst. Als je dit wilt, moet je met de rechtermuisknop in de lijst klikken en naar 'Lijst instellingen' gaan. Klik vervolgens op 'Meervoudige selectie' om vooraan de lijst een kolom toe te voegen met selectievakjes. Hierin kun je aangeven welke rijen je wilt meenemen in je samenvatting. Deze optie wordt pas beschikbaar als je al een samenvatting hebt gemaakt. Als je met de rechtermuisknop in de grijze samenvattingsbalk klikt, bijvoorbeeld in het veld 'Aantal' dat we in het vorige voorbeeld hebben gemaakt, zie je nu ook de optie 'Modus'. Hiermee kun je kiezen van welke rijen je een samenvatting wilt hebben:

• All rows: Je krijgt een samenvatting van alle rijen in de lijst, ongeacht de aangevinkte selectievakjes.
• Selectie: Je krijgt een samenvatting van de aangevinkte selectievakjes.
• Mixed: Als er geen selectievakjes zijn aangevinkt, krijg je een samenvatting van alle rijen. Als er wel selectievakjes zijn aangevinkt, krijg je een samenvatting van je geselecteerde rijen. 

Groepssamenvatting

Als je de totalen per groepering wilt zien, kun je ook een samenvatting van de groep maken. Maak hiervoor eerst een groepering aan (hier lees je hoe je dat doet). Klik daarna met de rechtermuisknop in de lijst en kies voor: Lijst instellingen » Samenvatting » Groep. Je krijgt nu 4 opties voor het weergeven van de samenvatting op groepsniveau. De optie die je hier kiest, bepaalt ook hoe de lijst wordt weergegeven:

• Verberg: Er wordt geen samenvatting per groep getoond.
• Toon voor uitgevouwde groep: De samenvatting wordt alleen voor de geselecteerde uitgevouwen groep getoond in de extra samenvattingsbalk.
• Toon altijd: De samenvattingsbalk wordt altijd bij elke groep getoond, waardoor de lijst extra wordt opgerekt met extra gegevens om de samenvatting te presenteren.
• Toon in groepshoofd: Er wordt geen samenvattingsbalk getoond, maar de informatie wordt in de hoofdcel bovenaan getoond. Hierdoor zijn de groepssamenvattingen in één oogopslag allemaal zichtbaar, zonder deze apart open te moeten klikken.

Kies de optie die bij jouw behoeften past. Daarna wordt de samenvatting meteen toegepast.