Hoe maak je filters en sla je deze op?

 

---

 

Waar kun je filteren?

 

In verschillende modules kun je gegevens filteren via het trechtericoon 

. Zo zorg je ervoor dat de data die voor jou relevant is, meteen zichtbaar is op je scherm. Deze filters kun je ook opslaan door op de trechter en dan op  Zoekopdracht opslaan als... te klikken. Zo kun je je filters gemakkelijk hergebruiken en ga je efficiënter te werk.

Op deze plekken vind je de filterfunctie in MKG:

• In procesmodules: Gebruik Uitgebreid zoeken 
  . De trechter staat bovenaan het venster dat verschijnt.
• In actielijsten: De trechter is meteen beschikbaar rechtsboven op je scherm.
• In dashboards met gegevenslijsten: De trechter is meteen beschikbaar rechtsboven op je scherm.

 

 

Hoe maak je een nieuw filter?

 

Klik op de trechter en dan op

 Begin een nieuwe zoekopdracht. Er verschijnt nu extra ruimte boven de tabel met aan de linkerzijde een plusje . Als je op dit plusje klikt, krijg je standaard deze opties:

• Algemeen zoekveld en eventueel andere zoekvelden die relevant zijn voor de huidige module: Hiermee kun je snel algemene zoekopdrachten uitvoeren. Dat is handig voor als je een standaard of een brede zoekopdracht wilt maken.
• Kies een veld…: Hiermee krijg je een pop-up en kun je zelf een specifiek veld kiezen waarop je wilt filteren. Dit is handig als je specifieke data zoekt.
• Herstel standaard velden: Hiermee herstel je de zoekresultaten naar de standaardinstellingen.

In deze handleiding nemen we de optie ‘Kies een veld…’ als voorbeeld. In de pop-up kies je via de dropdown een veld, bijvoorbeeld Leverdatum. Met het vinkje ‘Voeg toe aan meest gebruikte velden’ kun bovendien een snelkeuze voor dit veld aanmaken. Dit filter is dan voortaan meteen te selecteren als je op de plus klikt. Ben je klaar, dan klik je op OK en vernieuw je de pagina met F5 om de bijgewerkte zoekresultaten te zien.

 

 

Hoe bewerk je een filter?

 

Als je een filterveld selecteert, verschijnt je filter initieel met de eigenschap ‘Gelijk aan’ 

. Door op dit teken te klikken, kun je de eigenschap veranderen. Als we het veld Leverdatum weer als voorbeeld nemen, zie je dat er een lijst met standaardkeuzes voor diverse datumperiodes beschikbaar is. Maar het is ook mogelijk om zelf een specifieke periode op te geven door gebruik te maken van 2 datumvelden, bijvoorbeeld:

 

Leverdatum  »  Groter gelijk dan  »  Datum »  <bijvoorbeeld de eerste dag van de maand>

Leverdatum  »  Kleiner dan  »  Vandaag

 

Je hebt nu een filter voor alle leverdatums vanaf de door jou ingevulde datum tot en met gisteren.

 

 

Hoe filter je rechtstreeks vanuit een kolom?

 

Als je in een tabel, bijvoorbeeld in een actielijst of dashboard, wilt filteren op een bepaalde kolom, kun je ook een zoekfilter toepassen zonder een zoekopdracht te starten zoals hiervoor is toegelicht. 

 

Via de header van de tabel

Elke kolom heeft een eigen header waarin de naam van het veld staat. Als je hier met je muis boven zweeft, wordt er een klein trechtertje zichtbaar. Als je op die trechter klikt, kun je direct een zoekfilter toepassen.

Deze optie biedt 2 tabbladen. Via ‘Waarden’ kun je specifieke waarden selecteren die voorkomen in de kolom. Via ‘Tekstfilters’ kun je zelf waarden intypen, en daarbij kun je de voorwaarde (bijvoorbeeld ‘Begint met’ of ‘Bevat’) zelf specificeren.

Het toegepaste filter komt in een grijze balk linksonder in de tabel te staan. Via deze balk kun je je filter wissen, uit- of aanzetten, en bewerken. Vergeet niet om je filter weer te wissen als je andere data wilt bekijken.

 

Via de functie ‘Autofilter rij’

Als je met de rechtermuisknop op een kolomheader klikt, kun je de optie ‘Toon autofilter rij’ aanzetten. Hiermee wordt een extra rij toegevoegd onder de kolomheaders. In deze rij kun je op een bepaalde waarde zoeken, zodat alle rijen die jouw getypte zoekterm bevatten worden weergegeven.

 

Let op! Het gebruik van kolomfilters en/of de functie ‘Autofilter rij’ in grote lijsten heeft impact op de performance van MKG. We raden je aan om deze methode alleen te gebruiken bij lijsten die minder dan 100 regels hebben. Voor lijsten met meer dan 100 regels kun je beter een normaal filter maken.