Gebruikers autoriseren voor een boekjaar

MKG gebruikt een autorisatiemodel (toegang tot de applicatie) waarbij je per gebruiker instelt of deze wel of geen toegang heeft tot de gegevens van een administratie/boekjaar. Dit betekent dat na het aanmaken van een boekjaar de toegang voor gebruikers voor dit boekjaar moet worden ingesteld.

Het instellen van de autorisatie voor gebruikers vindt ook plaats in de module Administratie onderhoud. De instellingen voor de autorisatie per administratie/boekjaar wijzig je via de knop Autorisatie administraties en boekjaren.

In het volgende scherm is te zien hoe voor een fictieve administratie in onze testomgeving de verschillende gebruikers toegang hebben gekregen voor administratie 001 en boekjaar 2025.

Bescherming tegen foutief boekjaargebruik

Wellicht is het in jaarovergangssituaties belangrijk om na de jaarovergang voor de gemiddelde gebruiker het oude boekjaar te blokkeren. Je voorkomt daarmee dat in het oude boekjaar wordt gewerkt. Voor de geavanceerde gebruikers (zij die ook werkelijk in meerdere boekjaren moeten kunnen inloggen) kan het handig zijn om het vakje 'Toon het login optie scherm' aan te vinken. Deze gebruikers krijgen tijdens de start van MKG een dialoogscherm waarin wordt gevraagd in welke administratie en in welk boekjaar moet worden ingelogd. In onderstaand scherm is deze instelling voor een MKG gebruiker aangevinkt.