Inkoopgroepen inrichten

Inkoopgroepen dienen ertoe om financieel onderscheid te kunnen maken in de reeds ontvangen goederen en/of uitbestedingen en de nog te ontvangen facturen. Inkoopgroepen worden bij een financiële basisinrichting niet per se gebruikt. Wel is het belangrijk om de grootboekrekeningen van het inkoopproces in te stellen op 'Grootboekrekening MKG'. De instellingen van de inkoopgroep(en) vind je terug in de procestabel Inkoopgroep

Inkoopgroepen kun je tevens gebruiken voor een beter inzicht in de ingekochte uitbestedingen. Daarbij kun je de uitbestedingen opsplitsen in inkoop van capaciteit en inkoop van nabehandelingen. Bij een dergelijke inrichting kiest ontstaan er drie inkoopgroepen:

• Inkoop standaard. Materiaal ten behoeve van orders. Alle rekeningen op Grootboekrekening MKG (9999).
• Inkoop capaciteit. Tussenrekening uitbesteding op kostprijs omzet (700X).
• Inkoop nabehandeling. Tussenrekening uitbesteding op kostprijs omzet (700X).

De tussenrekening 'Uitbestedingen' op de inkoopgroep overrulet de tussenrekening 'Uitbestedingen' op de administratie-instellingen.

Indien gewenst kun je alle inkopen op één rekening boeken. Om beter inzicht te krijgen in de soorten inkopen kun je ervoor kiezen om aparte grootboekrekeningen te gebruiken voor de inkoop van materiaal, voor de inkoop van uitbestedingen en voor inkopen vanwege capaciteitsgebrek binnen de eigen organisatie.

Inkoopgroepen koppelen aan uitbestedingen. Indien er voor drie inkoopgroepen wordt gekozen, kunnen deze gekoppeld worden aan bewerkingen die een uitbesteding betreffen. Afhankelijk of er wel of geen splitsing is in het type uitbesteding zouden de nabehandelingen, eigen bewerkingen en bewerkingen die worden uitbesteed aangemaakt moeten worden. Waar nodig moeten deze gekoppeld worden aan de bijbehorende inkoopgroep.

Administratie-instellingen

In de administratie-instellingen zorgt het vinkje 'Bij goederenontvangst' ervoor dat er een financiële mutatie wordt vastgelegd op het moment dat goederen procesmatig worden binnengeboekt.