Voorraadgroepen inrichten

In MKG gebruik je voorraadgroepen om artikelen of inkopen op te delen in verschillende groepen. Voorraadgroepen kunnen worden gebruikt voor artikelen, voor materiaalregels van productieorders, voor calculaties en stuklijsten, voor productieorders en halffabricaatregels en voor verkooporder- en inkooporderregels. De instellingen van de voorraadgroep(en) vind je terug in de procestabel Voorraadgroep

Binnen een voorraadgroep kunnen grootboekrekeningen worden toegewezen. Financiële mutaties, gerelateerd aan voorraadgroepen, hebben betrekking op een mutatie ten aanzien van voorraad, herwaardering, prijsverschillen en/of kosten. In het geval van een financiële basisinrichting zijn 'Materiaal' en 'Prijsverschillen' de belangrijkste categorieën. Bij een uitgebreide financiële inrichting worden de overige velden ook gevuld met de van toepassingen zijnde grootboekrekeningen.

Voor de financiële basisinrichting wordt uitgegaan van twee basisvoorraadgroepen: Inkopen voor orders en Kosten.

Inkopen voor orders

Aan een voorraadgroep wordt de grootboekrekening toegewezen voor de inkoop voor orders en de prijsverschillen. Zo krijg je inzicht in de werkelijke kosten van het ingekochte materiaal. De rekening voor prijsverschillen moet van het type 'Verlies en Winst' zijn.

Afwijkend waarderingssysteem. De grootboekrekening in het gedeelte 'Prijsverschillen' zou een ander rekeningnummer hebben wanneer artikelen worden ingekocht met een afwijkend waarderingssysteem. Het zou dan kunnen gaan om de vaste verrekenprijs (VVP) en de werkelijke verrekenprijs (WVP), zonder het vinkje 'GVP'.

Bij een financiële basisinrichting zullen de grootboekrekeningen verwijzen naar grootboekrekeningen met de eigenschap 'Verlies en Winst' hebben, vaak rekeningen in de 7000-groep. Bij deze inrichting is de inkoop een eindboeking, er vindt geen doorboeking plaats van het onderhanden werk naar de kostprijs verkoop. Op het moment van materiaalinkoop moet de kostprijsboeking al gemaakt worden.

Bij een uitgebreide financiële inrichting, waarbij ook de materiaalvoorraad in de balans geboekt wordt, gebruiken we grootboekrekeningen met de eigenschap 'Balans'. Vaak zijn dit grootboekrekeningen in de 3000-groep. Bij deze inrichting wordt bij een inkoop het materiaal eerst naar voorraad geboekt, vervolgens naar het onderhanden werk en ten slotte naar kostprijs verkopen.

Kosten

Bij deze voorraadgroep gaat het om de grootboekrekeningen waarop procesmatige inkopen worden geboekt die niet zijn aangemaakt vanuit een behoefte op een productieorder. Het gaat om inkopen die het inkoopproces worden afgehandeld binnen de organisatie. Bij dit soort voorraadgroepen hoeft slechts één grootboekrekening (kostenrekening) te worden toegewezen. Voorbeelden van kosten zijn schoeisel en overalls voor medewerkers en algemene productiekosten, zoals lasdraad, beitelplaatjes en koelolie.

Het is geen verplichting om deze inkopen procesmatig af te handelen, maar hiermee worden lopende inkopen inzichtelijk. Wanneer er artikelen zonder de eigenschap 'Kostenartikel' vallen binnen een voorraadgroep met kosten, moet er een grootboekrekening voor prijsverschillen ingegeven te worden.

Tussenrekening investeringen. Wanneer er via het inkoopproces geïnvesteerd kan worden in vaste activa, zou er ook een voorraadgroep aangemaakt kunnen worden die gekoppeld wordt aan de grootboekrekening die gebruikt wordt als tussenrekening voor investeringen.