Hoe richt je de standaard contactpersonen in?

Stel, je wilt jouw verkoopoffertes en opdrachtbevestigingen standaard sturen ter attentie van de inkoper van jouw relatie, de verkoopfacturen zouden standaard geadresseerd moeten zijn aan de afdeling Financiële administratie van de relatie en jouw verkooppakbonnen aan de afdeling Expeditie. Dat kun je zelf eenvoudig inrichten. Volg dit stappenplan om een standaard contactpersoon toe te kennen aan jouw verkoopgerelateerde procesdocumenten en ook om de aanhef te automatiseren.

Stap 1: Ga naar het tabblad 'Contactpersonen'

Open de relatiekaart van de relatie en ga naar het tabblad 'Contactpersonen'. Hierop staan de contactpersonen van deze relatie. Gebruik eventueel de knop Voorbeeld weergave

Stap 2: Maak van een contactpersoon een standaard contactpersoon

Dubbelklik in de lijst vóór een contactpersoonregel om naar het contactpersoononderhoud te gaan. Onderaan vind je de groep 'Standaard contactpersoon' met twee kolommen. In deze groep zie je in één oogopslag voor welke van jouw procesdocumenten deze contactpersoon de standaard contactpersoon is. Navigeer eventueel ook naar de andere contactpersonen.

De selectievakjes in de kolom Verkoop onder 'Standaard contactpersoon' gebruik je als de relatie een debiteur is (of wordt), in de kolom Inkoop als de relatie een crediteur is (of wordt). Is jouw relatie zowel debiteur als crediteur, dan gebruik je beide kolommen. Vink nu per regel de selectievakjes aan voor de procesdocumenten die standaard naar die contactpersoon moeten gaan (Verkoop) of van die contactpersoon moeten komen (Inkoop).

In bovenstaande afbeelding zie je de contactpersoon 'Bommel'. Onder 'Standaard contactpersoon' staan twee vinkjes. Wat betekent dit? Déze contactpersoon zal standaard worden gebruikt, zodra voor deze relatie een verkoopofferte (rapport 8400) of een verkooporder opdrachtbevestiging (rapport 8401) wordt aangemaakt.

Klik op Opslaan

Stap 3: Navigeer naar een andere contactpersoon

Via de navigatiebalk navigeer je snel en eenvoudig naar elke andere contactpersoon van deze relatie. Klik op de dropdown indicator naast 'Contactpersoon' en selecteer de gewenste contactpersoon.

De standaard contactpersoon voor jouw verkooppakbon (rapport 8402) is de contactpersoon 'afd. Expeditie'. Selecteer deze contactpersoon en vink aldaar het vakje 'Pakbon' aan in de kolom 'Verkoop'. Navigeer naar de contactpersoon 'afd. Financiële administratie' om deze contactpersoon als standaard contactpersoon in te stellen voor jouw verkoopfacturen (rapport 8403); vink aldaar het vakje 'Factuur' aan.

Klik op Opslaan

Stap 4: Navigeer naar de 'Relatie'

Via de navigatiebalk keer je terug naar de Relatie. Op het tabblad 'Contactpersonen' zijn per contactpersoonregel de selectievakjes aangevinkt voor welk document deze contactpersoon de standaard contactpersoon is.

Het adresveld van elke nieuw aangemaakte verkoopofferte, verkooporder opdrachtbevestiging, verkooppakbon en verkoopfactuur wordt op deze manier standaard voorzien van de contactpersoongegevens die je bij de relatie hebt ingevuld. Deze gegevens kun je in elke offerte, order, pakbon en factuur overigens handmatig aanpassen.