Hoe gebruik je het bezettings- en dekkingsplan?

De module BBO bezettings- en dekkingsplan bevat een tweetal matrices. In het bezettingsplan koppel je alle medewerkers aan alle bewerkingen op basis van de loonkosten, in het dekkingsplan verdeel je de overige kosten over de bewerkingen. Het invullen van het bezettings- en dekkingsplan is onderdeel van een stappenplan om BBO in te richten. Dit artikel beschrijft stap 7.

Bezettingsplan

Op basis van de toegekende budgetten voor alle medewerkers en alle bewerkingen vul je het bezettingsplan in, een matrix waarin je voor het komende jaar aangeeft wie naar verwachting wat gaat doen. Het resultaat van de matrix zijn de mantarieven voor alle (directe én indirecte) bewerkingen, waarmee je de loonkosten gedekt hebt.

In eerste instantie zijn er geen velden met bewerkingen zichtbaar. Alle bewerkingen dienen nog te worden toegevoegd in de weergave. Dit doe je door in de header (bijvoorbeeld bij Omschrijving) te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor 'Veldkiezer'. Dan krijg je de mogelijkheid om alle velden voor de machines en bewerkingen toe te voegen. Naast de machines en bewerkingen is het relevant om het veld Productiviteit toe te voegen. Hiermee meet je de toegevoegde waarde aan het bedrijf.

Het Bezettingsplan is een matrix, waarin je alle medewerkers aan je bewerkingen koppelt aan de hand van de uren (hiermee worden de loonkosten aan de bewerkingen toegewezen). De kolom 'Totaal' (header) bevat per medewerker het totaal aantal uren dat verdeeld moet worden over de directe en indirecte bewerkingen. Daarbij zijn de uren weergeven per directe uren, indirecte uren en de afwezige uren. Zijn alle uren verdeeld en sluitend gemaakt, dan bevat de kolom 'Restant' uitsluitend velden met de waarde '0'. Aan de hand van de tabel BBO administratie wordt het aantal werkbare uren bepaald. Meer informatie vind je in het artikel Hoe richt je de werkbare dagen en uren in?

Boven in de andere kolommen zijn alle bewerkingen te vinden. Voor alle bewerkingen dient het Totaal (bovenin) overeen te komen met de waarde van de Benodigde manuren. Deze benodigde manuren zijn bepaald op basis van de gebudgetteerde machine-uren en de man/machine-verhouding. In de tabel BBO bewerking budget geef je het gebudgetteerde aantal uren in. De benodigde manuren zijn vervolgens onderverdeeld per medewerker. Onderaan de kolom moet het totaal aansluiten met het totaal (bovenin) aan manuren. Ook hier is een controleregel Nog benodigde manuren waar de afwijkingen zichtbaar zijn. Meer informatie vind je in het artikel Hoe budgetteer je je bewerkingen?

Budgetteer verwachte nieuwe medewerkers en machines

Verwacht je dat je in het jaar mensen gaat aannemen? Voeg dan een of meer medewerkers onder de naam 'Vacature' toe aan het bezettingsplan. Verwacht je in het jaar een nieuwe machine in gebruik te nemen of schrijf je er juist één af, neem dit dan ook op in het plan.

Mandeel van het uurtarief

Nadat de matrix volledig is gevuld en er geen restant en benodigde manuren zijn, wordt het verschil duidelijk tussen het gemiddelde netto tarief van de medewerkers en het netto tarief van de functiegroep, zoals dat is ingericht bij de bewerking. Ook ontstaat een overzicht van het 'netto manuurtarief'(onderaan) op basis van toewijzing. Deze toewijzing wordt bepaald op basis van het toegewezen brutoloon en het totaal aantal manuren. In de tabel BBO medewerker loonkosten geef je de loonkosten van de medewerker in. Meer informatie vind je in het artikel Hoe bepaal je de kosten van de medewerkers?

De mantarieven voor alle (directe én indirecte) bewerkingen zijn nu bekend, waarmee je de loonkosten gedekt hebt. Een eventuele aanpassing van de functiegroep kan nog wel nodig zijn.

Dekkingsplan

Het dekkingsplan gebruik je om alle kosten, behalve de loonkosten, te verdelen over de directe én indirecte bewerkingen en om alle indirecte uren te verdelen over de directe bewerkingen. Het resultaat van de matrix is een overzicht van het berekend uurtarief (man + machine) per machine-uur.

Het dekkingsplan bestaat uit een matrix, waarin je alle te verwachten kosten verdeelt naar aanleiding van het jaarbudget. De te verwachten kosten bestaan uit de toegewezen loonkosten, de directe kosten per bewerking en de indirecte kosten die verdeeld zijn over de directe bewerkingen. Ook bij het dekkingsplan dien je alle velden voor de machines en bewerkingen toe te voegen.

Benodigde oppervlakte

De matrix bevat per bewerking het veld Benodigde oppervlakte. Dit kengetal zorgt er onder andere voor dat je bijvoorbeeld de huurkosten veel beter kunt verdelen. In de tabel BBO bewerking budget geef je het aantal vierkante meters per machine in. Meer informatie vind je in het artikel Hoe budgetteer je je bewerkingen?

Toegewezen loonkosten

De toegewezen loonkosten vormen het eerste deel van het dekkingsplan. Deze kosten heb je bij het bezettingsplan al ingevuld en worden meegenomen naar dit overzicht.

Indirecte kosten per bewerking

De indirecte kosten vormen het tweede deel van het dekkingsplan. In principe neem je alle kosten uit rubriek 4 mee (alle bedrijfskosten) het kan ook voorkomen dat er kosten staan in rubriek 6 of 7 die mee moeten worden genomen. Probeer zelf zo goed mogelijk te bepalen welke kosten mee moeten worden genomen.

De kosten worden handmatig aan het plan toegevoegd door het jaarbudget over te nemen uit de grootboekbudgetten die je hebt bepaald. Vervolgens verdeel je via de knop Verdelen van budget

Een belangrijke vraag om hier te stellen is: Welke kosten kies je en waarom?

Selecteer een of meer bewerkingen. Vervolgens heb je de keuze uit de verdeelmethodes 'Budget machine uren' en 'm2'. Heb je alle kosten sluitend gemaakt, dan zal de kolom 'Restant budget' de waarde '0' bevatten.

Indirecte bewerkingen

Het verdelen van de indirecte bewerkingen (zoals controle, opruimen en het kantoor) vormt het derde deel van het dekkingsplan. Ook op de indirecte bewerkingen zijn nu kosten toegewezen. De indirecte bewerkingen worden niet gefactureerd, maar dienen wel terugverdiend te worden. In dit blok zet je daarvoor de indirecte kosten in de min (-) en plus je deze positief op bij de directe bewerkingen.

Mandeel + machinedeel van het uurtarief (onderaan)

Nadat de matrix volledig is gevuld en er geen restanten meer zijn, ontstaat een overzicht van het berekend uurtarief (man + machine) per machine-uur. Dit berekende uurtarief is je kostprijs en kun je nu vergelijken met het netto uurtarief, zoals dat nu in MKG gehanteerd wordt. Daarbij vind je ook het huidige declarabel uurtarief totaal dat nu wordt gehanteerd in MKG (en dus ook je marge op een uurtarief).