Intern factureren

De functionaliteit Intern factureren wordt beschreven aan de hand van een voorbeeld waarbij we twee administraties hebben aangemaakt: '001 Machinefabriek De Koning' (als inkoper van uren) en '008 De Koning Service' (als verkoper van uren). De Machinefabriek heeft een productieorder waarop uren gemaakt gaan worden door Service. Nadat de urenregistratie in Service is gecontroleerd en verwerkt, worden de uren vanuit de administratie van De Koning Service intern gefactureerd aan Machinefabriek de Koning.

Inrichting

Voordat er intern gefactureerd kan worden moeten er een aantal instellingen ingericht worden.

• De administratie kruistabel inrichten (zie Administratie kruistabel).
• Administratie-instellingen planningsscherm inrichten (zie Planning: administratie-instellingen).
• Administratie-instellingen dagboeken intern factureren inrichten (zie Processen Financieel: administratie-instellingen).
• Grootboekrekeningen aanmaken voor Voorraadgroep, Verkoopgroep en Tussenrekening uitbesteding (dit is alleen noodzakelijk als deze kosten uitgesplitst moeten worden).
• Verkoopgroep inrichten (indien de interne uren apart op een grootboek geboekt moeten worden).
• Voorraadgroep inrichten (indien de interne uren apart op een grootboek geboekt moeten worden).
• Bewerkingen (van de inkopende organisatie) aan de resources (van de verkopende administratie) koppelen:


• Doeladministratie (Machinefabriek de Koning). Er moet een koppeling gelegd worden tussen een bewerking in doeladministratie met een resource in de bronadministratie.





In de werkbalk van het scherm 'Bewerkingen onderhoud' zit de knop Resource koppeling om het scherm 'Resource koppeling' te openen. In dit scherm wordt een bewerking gekoppeld aan een resource in de andere administratie.






Interne uitbesteding. Om de uren van de interne uitbesteding inzichtelijk te krijgen, is het raadzaam om er een aparte bewerking voor aan te maken.



• Bronadministratie (Werkmaatschappij één). De bewerkingen in deze administratie moet gekoppeld worden onder het tabblad 'Planning' aan een eigen resource. Hier zijn de netto uurtarieven en de declarabele uurtarieven belangrijk. Deze zullen gebruikt worden om te bepalen wat het te factureren bedrag is. Het uurtype kan geselecteerd worden in de procestabel Uursoorten. Op het tabblad 'Uren' van de module Bewerkingonderhoud moet deze ingevuld worden.



De bewerking heeft als type een direct uursoort. Bij voorkeur een aparte uursoort ten behoeve van interne uitbestedingen.

Werking

In de bronadministratie is het nu mogelijk door middel van de urenverantwoording de kosten te verantwoorden op productieorders in de doeladministratie.

Procesnummering. Gebruik een andere nummering voor productieorders in de verschillende administraties, bijvoorbeeld MF60101001 Machinefabriek de Koning en KS60120001 voor De Koning Service.

De werking van de urenregistratie/ureninvoer gaat op dezelfde manier als in een standaard inrichting. De uren moeten voorlopig en definitief verwerkt worden voordat deze binnen de administraties gefactureerd kunnen worden.

Uren verwerken

Uren geklokt op een productieorder van de andere administratie worden na definitief verwerken overgezet naar het tabblad 'Intern factureren'. Uren geklokt op een productieorder van de eigen administratie worden na definitief verwerken overgezet naar de eigen productieorder en gaan niet door naar het tabblad 'Intern factureren'.

Op dit tabblad verschijnen alle urenregels die intern gefactureerd kunnen worden. Selecteer deze en kies voor Verwerk. Wanneer geen interne facturatie nodig is, kan gekozen worden voor Niet fact..

Door de laatste stap 'Intern factureren' worden er op een productieorder in de doeladministratie NC-gegevens toegekend. Foutmeldingen kunnen voorkomen als bijvoorbeeld een productieorder in deze administratie een status heeft waarbij geen nacalculatie toegestaan is of als er geen dagboeken zijn ingericht bij de administratie-instellingen onder financieel/processen.

In zowel de bron- als doeladministratie worden automatisch open posten gecreëerd. In de bronadministratie is de basis voor de open post een handmatige verkoopfactuur (automatisch aangemaakt) met een verkoopgroep, zoals gespecificeerd in de kruistabel. In de doeladministratie is de basis voor de open post crediteuren een handmatige inkoopfactuur (automatisch aangemaakt). Wanneer een fysieke factuur gewenst is kan deze uitgedraaid worden door gebruik te maken van Verkooppakbon/factuurbeheer. De regelomschrijving van de factuur wordt door MKG automatisch gegenereerd.

Nacalculatiegegevens

De nacalculatie gegevens worden als uren getoond onder de bewerkingen, en de kosten worden inzichtelijk gemaakt bij de materialen: deze uitbestede uren word als ongelinkte materiaalregel(s) aangemaakt.

Het aantal bestede uren is te zien bij 'Info NC' onder het tabblad 'NC'. Als je met de muis op het veld met de manuren gaat staan, in de kolom NC, en op de rechtermuisknop klikt, dan verschijnt er een pop-up scherm met de bestede uren van de verschillende administraties.

Bij de materialen van de order wordt de interne factuur als regel zichtbaar in de nacalculatie:

Met de knop Wijzig in het tabblad 'NC' kan meer inzicht worden verkregen in de opbouw van de interne uitbesteding:

Financiële gegevens

Door gebruik te maken van de functionaliteit Intern Factureren kunnen uren niet alleen over meerdere administraties heen worden geboekt, maar neemt MKG tevens de financiële afhandeling voor rekening. In de financiële administratie worden mutaties gemaakt voor:

• Verkoopfactuur in de leverende administratie (bron). Daarbij worden de instellingen gebruikt uit de procestabellen die eerder zijn besproken.
• Inkoopfactuur in de ontvangende administratie (doel).

Wanneer MKG Financieel is ingericht, dan zal het maken van deze facturen tevens leiden tot een openstaande post bij de debiteuren in de bronadministratie en een openstaande post bij de crediteuren in de doel administratie.

Urenbeheer: index