Relaties: administratie-instellingen

Keuzes voor instellingen worden bij het implementatietraject gemaakt en vastgelegd. Wijzigingen hierin kunnen verregaande gevolgen hebben. Voer wijzigingen daarom alleen door onder begeleiding van een MKG consultant of de MKG Helpdesk. Autorisatie van de administratie-instellingen wordt aanbevolen, zodat er geen onverwachte wijzigingen kunnen plaatsvinden, zonder medeweten van de applicatiebeheerder.

Outlook

• Kopieer MKG Contactpersonen naar Outlook. Vinkbox om de MKG contactpersonen naar de contactpersonen van Outlook te kopiëren (zie ook Contactpersonen kopiëren naar Outlook).
• Contactpersonen. Selecteer hier de map in Outlook waar de MKG contactpersonen naar toe gekopieerd moeten worden.
• Kopieer alleen contactpersonen van actieve relaties. Vinkbox om alleen de contactpersonen van de actieve relatie te kopiëren in plaats van alle relaties.
• Kopieer alleen actieve MKG contactpersonen. Vinkbox om uitsluitend actieve contactpersonen te kopiëren.

Adressen

• Postcode in hoofdletters. Vinkbox om de postcode altijd in hoofdletters te presenteren.
• Plaatsnaam in hoofdletters. Vinkbox om de plaatsnaam altijd in hoofdletters te presenteren.

Contactpersoon rollen

• Rollen op contactpersonen automatisch verdelen. Vinkbox om aan te geven of de rollen op contactpersonen automatisch verdeeld moeten worden.

Documentbeheer

• Documenten map. Geef hier de doelmap op waar bestanden opgeslagen worden. Denk hierbij goed na over de locatie van de map. In een multi-user omgeving zal dit een netwerklocatie zijn.
• E-mail adres. Dit e-mailadres wordt gebruikt om e-mails in MKG te beheren. Bij het verzenden van een bericht naar dit e-mailadres zal MKG automatisch de module Documentbeheer opstarten, mits MKG actief is.
• Controleer bij het ontvangen van e-mail. Bij het ontvangen van e-mail in Outlook controleert MKG of het e-mailadres bekend is in Relatiebeheer. Is er een overeenkomst, dan zal het Documentbeheer van MKG automatisch gestart worden, mits MKG actief is.
• Controleer bij het versturen van e-mail. Bij het verzenden van e-mail vanuit de e-mailapplicatie controleert MKG of het e-mailadres bekend is in Relatiebeheer. Is er een overeenkomst, dan zal het Documentbeheer van MKG automatisch gestart worden, mits MKG actief is.
• Opslaan van e-mail vanuit Outlook. Hiermee wordt een add-in voor Outlook geactiveerd, zodat de gebruiker het tijdstip zelf kan bepalen om mail te koppelen in de MKG software.
• Het ‘oude’ documentenbeheer uitschakelen bij relatiebeheer. Het oude documentenbeheer wordt in de modeltree van Relatiebeheer getoond met de optie Documenten en de optie Brieven/faxen. Deze view zal niet meer getoond worden bij aanvinken van deze optie (zie ook Documentbeheer: verschillen tussen 'oud' en 'nieuw').
• Het ‘oude’ documentenbeheer uitschakelen bij overige modules. Het oude documentenbeheer wordt in de overige modules met icoontjes met een geel mapje getoond en de bestanden worden in een map, gebaseerd op relatienummer, opgeslagen. Verder wordt de versie van offertes en opdrachtbevestigingen gebaseerd op het aantal dat in de documentoptie van de modeltree opgenomen zijn. Bij het aanvinken van deze optie verdwijnen de icoontjes met het gele mapje en zullen de versiedocumenten in het nieuwe documentbeheer opgeslagen worden. De versie wordt via een nieuw databaseveld geregeld (zie ook Documentbeheer: verschillen tussen 'oud' en 'nieuw').




• Blokkeer het verwijderen van processen met documenten. Tijdens het verwijderen van een proces wordt gecontroleerd of er nog documenten bij het proces aanwezig zijn. Zo ja, dan volgt melding 1846: Kan [proces][nummer] niet verwijderen, omdat er nog documenten aanwezig zijn.

Bij uitschakelen van het ‘oude’ documentbeheer bij overige modules zullen mogelijk een aantal ‘eigen’ rapporten aangepast dienen te worden. Via het rapport Rapporten met vervallen tabellen (8766) kan bepaald worden welke rapporten dit betreft.

Converteren…

Met deze knop kunnen documenten die met het 'oude' documentenmanagement beheerd zijn, omgezet worden naar de nieuwe methodiek van documentenkoppeling. De documenten worden toegevoegd in het 'nieuwe' Documentbeheer in de nieuwe mapstructuur, gebaseerd op datum en tijd. Documenten die gekoppeld zijn via de verouderde methodiek, kunnen op een contactpersoon opgeslagen zijn. Deze worden bij het converteren ook weer per contactpersoon opgeslagen. Het betreft documenten die opgeslagen waren op een relatie, en brieven en faxen van een relatie of van contactpersonen. Alle overige documenten komen onder het onderwerp 'Alle documenten' te staan. Deze kunnen later handmatig gekoppeld worden aan een of meer categorieën.

De niet-gekoppelde documenten kunnen eenvoudig in de module Documentbeheer terug worden gevonden via het filter 'Niet gekoppelde bestanden' in de modeltree (categorie icon) bij de optie 'Synchronisatie'.

Converteer:

• Relatie documenten, brieven en faxen. Deze vinkbox moet aangevinkt worden om de conversie uit te voeren van de ‘oude’ documenten.
• Documenten overige modules. Gebruik deze vinkbox als ook de documenten van bijvoorbeeld de module Artikelbeheer en Offertebeheer geconverteerd dienen te worden. Deze zijn dan beschikbaar in het nieuwe documentenbeheer (ook bijvoorbeeld de offertes en opdrachtbevestigingen).

Opties

Bestanden

• Kopiëren naar MKG. Met deze optie wordt het document gekopieerd van de oude map naar de nieuwe mapindeling.
• Snelkoppelingen aanmaken. Met deze optie wordt in de nieuwe mapindeling alleen een snelkoppeling gemaakt naar de oude mapindeling.

Bestaande documenten

• Niet overschrijven. Als er vaker geconverteerd wordt, moeten de bestaande bestanden niet meer overschreven worden.
• Overschrijven. Als er vaker geconverteerd wordt, moeten de bestaande bestanden overschreven worden.

Als er vaker geconverteerd wordt met verschillende optie-instellingen, wordt het document op twee verschillende manieren gekoppeld. Eenmaal een fysiek document en eenmaal een snelkoppeling.

Als er grote documenten gekoppeld zijn, worden de documenten bij de optie 'Kopiëren naar MKG' nog een keer gekopieerd. Dit kost geheugen. Door een snelkoppeling te maken bespaart u extra geheugen.

Administratie-instellingen: index