Documentbeheer: verschillen tussen ‘oud’ en ‘nieuw’

Standaard zal het oude documentbeheer aanstaan bij de overige modules, aangezien een aantal rapporten mogelijk gebruik maakt van het versiebeheer dat bij het oude documentenbeheer is toegepast.

Bij uitschakelen van het oude documentbeheer zullen mogelijk een aantal eigen rapporten aangepast moeten worden. Via het rapport Rapporten met vervallen tabellen (8766) kan bepaald worden welke rapporten dit betreft.

Het oude documentbeheer zorgt voor:

• een Documenten-optie in de modelboom met bijvoorbeeld in Offertebeheer de verschillende versiedocumenten voor de aangeboden offertes;
• een ander icoontje t.b.v. Documentbeheer in de van toepassing zijnde modules (bijvoorbeeld Relatiebeheer), waarmee op de oude manier documenten beheerd kunnen worden. De documenten en/of snelkoppelingen worden in een submap met relatienummer bewaard (in het nieuwe documentbeheer in een submap op basis van datum en tijd).

Deze afbeelding laat zien dat het oude documentbeheer niet is uitgeschakeld (zie Relaties: administratie-instellingen).

De hiernavolgende afbeeldingen in dit artikel laten het oude documentbeheer zien. In het volgende scherm is een voorbeeld te zien van de versiedocumenten:

Een volgend voorbeeld is te zien in de module Relatiebeheer. Hier is een voorbeeld te zien van de optie 'Documenten' in de modelboom. Hetzelfde komt ook terug bij contactpersonen. Verder werkt de optie 'Brieven/faxen' ook met het oude documentbeheer. Het bestand wordt ook weer binnen een submap met relatienummer opgeslagen, met als basis een standaardrapport:

Het scherm dat geopend wordt bij het aanmaken van een nieuw document in het vorig scherm (knopje Nieuw) is in de volgende afbeelding te zien. In dit scherm kan nu een Omschrijving en een Bestand toegevoegd worden, eventueel gebruikmakend van het mapje om via een browse-scherm het document te openen.

Een ander voorbeeld is de module Medewerkerbeheer. Hier is een oud knopje Documenten te zien, in tegenstelling tot het icoontje met een 'i' in het nieuwe Documentmanagement (zie ook Documentbeheer).

Documentbeheer: index

Gerelateerd

• Documentbeheer