Hoe maak je een activiteit aan in MKG?

 

---

 

Rechtstreeks naar beknopt stappenplan

 

Open de module

 

Ga naar de module Activiteiten in MKG en vernieuw de pagina met F5 of de knop Vernieuw 

om een lijst met actieve activiteiten te krijgen. Er wordt standaard gefilterd op de actieve activiteiten van de aangemelde gebruiker, zodat gebruikers meteen de items te zien krijgen die voor hen relevant zijn.

Aan de linkerkant van het scherm staat een opsomming van diverse activiteiten, inclusief datum en eventuele meldingscode. Als je hier op een van deze activiteiten klikt, wordt in het detailscherm aan de rechterkant meer informatie getoond. Het is dan ook mogelijk om de memovelden te vullen met extra informatie. Wil je nog meer informatie? Klik dan op Ga naar 

en selecteer het proces dat aan deze activiteit is gekoppeld, als er een koppeling aanwezig is.

 

Maak een nieuwe activiteit

 

Klik linksboven op de knop Nieuw 

om een nieuwe activiteit aan te maken. Er wordt dan een regel toegevoegd aan het activiteitenoverzicht in de linkerhelft van het scherm. Gebruik het detailscherm (de rechterhelft) om alle relevante informatie in te vullen.

Bovenaan het gedeelte ‘Algemeen’ staan 3 opties:

• Actief: Dit vinkje geeft aan of de activiteit actief is, dus of deze nog moet worden uitgevoerd moet. Wanneer je een nieuwe activiteit maakt, is deze optie standaard aangevinkt.
• Taak: Met dit vinkje geef je aan of de activiteit een taak is. Als je activiteit meer een mededeling is, bijvoorbeeld wanneer iemand afwezig is, hoef je dit vakje niet aan te vinken.
• Afspraak: Met dit vinkje kun je de activiteit een begin- en eindtijd geven.

Onder de opties staan meerdere velden. Vul in ieder geval de verplichte velden (in MKG rood gemarkeerd) in, en vul de overige velden voor zover mogelijk:

• Gebruiker: De gebruiker waarvoor de activiteit bestemd is. Dit is een verplicht veld.
• Gebruikersgroep: Het is ook mogelijk om een activiteit aan een hele groep te koppelen. Iemand uit die groep dient de activiteit dan op te pakken.
• Activiteitentype: Het onderwerp van de activiteit. Via de dropdown selecteer je het type dat van toepassing is. Dit is een verplicht veld.
• Betreffende: In dit vrije veld kun je specifieker ingaan op het onderwerp van de activiteit. Nadat je het activiteitentype hebt ingevuld, wordt het type standaard naar dit veld gekopieerd, maar je kunt de inhoud handmatig aanpassen. Dit is een verplicht veld.
• Datum van: De datum (en tijd) waarop de activiteit moet beginnen. De datum wordt gevuld aan de hand van dat wat in de agenda is geselecteerd. Als je in de lijstweergave werkt, wordt de datum standaard op vandaag gezet. Het maakt hierbij niet uit of een activiteit wordt aangemaakt met de knop Nieuw 
  of vanuit de agenda. Het datumveld is een verplicht veld.
• Datum tot: De datum (en tijd) waarop de activiteit moet eindigen. De datum wordt gevuld aan de hand van dat wat in de agenda is geselecteerd. Als je in de lijstweergave werkt, wordt de datum standaard op vandaag gezet. Het datumveld is een verplicht veld.
• Prioriteit: Hiermee kun een prioriteit meegeven aan een activiteit. Je kunt kiezen uit ‘Laag’, ‘Normaal’ en ‘Hoog’. Standaard krijgt een nieuwe taak de prioriteit ‘Normaal’.
• Status: De status van de activiteit, met keuze uit ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoerd’ en ‘Gereed’. Als de status verandert, moet je dit handmatig aanpassen in de activiteit.
• Meldingscode: Als de activiteit aan een melding moet worden gekoppeld, selecteer je in dit veld de unieke meldingscode.
• Volgorde: Als er meerdere activiteiten op dezelfde dag/tijd zijn gepland, bepaalt de volgorde de sortering van de activiteiten.
• Start type: In een reeks van opeenvolgende activiteiten die in een bepaalde volgorde en op bepaalde momenten afgehandeld moeten worden, is dit veld een hulpmiddel om de voorwaarden juist in te stellen. Standaard krijgt een activiteit het starttype ‘Geen’.
• Herplan type: Als de geplande startdatum niet wordt gehaald, kan de activiteit opnieuw worden ingepland. Standaard staat dit veld op ‘Geen’. Als je ‘Na voorgaande activiteit met buffer’ kiest, komt er een extra veld, Herplan dagen, bij waarin je het gewenste aantal bufferdagen opgeeft.
• Memo intern: Tekstveld om extra gegevens vast te leggen. Deze memo is alleen zichtbaar voor andere MKG-gebruikers binnen je organisatie.
• Memo extern: Tekstveld om extra gegevens vast te leggen. Deze memo is zichtbaar voor andere MKG-gebruikers. Daarnaast wordt de memo meegenomen in je externe communicatie.

 

Voeg waar relevant verwijzingen toe

 

Verwijzingen worden gebruikt om een activiteit te koppelen aan een ander proces in MKG. Een activiteit kan aan alle processen worden gekoppeld, dus koppel je activiteit bijvoorbeeld aan een inkoopfactuur of -order, een medewerker, een productieorder of een verkoopofferte. Alle koppelbare modules hebben een tabblad ‘Activiteiten’. Op het moment dat er een verwijzing wordt gemaakt, is de activiteit via dit tabblad ook in de gekoppelde module zichtbaar. Je kunt de activiteit dan rechtstreeks vanuit de module openen.

Als je een verwijzing wilt maken, klik je in het detailscherm van de activiteit onder ‘Verwijzingen’ op Nieuw 

. Selecteer dan het gewenste proces in de dropdown daarnaast. Nadat je dit veld hebt gevuld, verschijnt een tweede dropdownveld. Hierin kies je het specifieke item waaraan je de activiteit wilt koppelen. 

 

Voeg waar relevant documenten toe

 

In MKG is het mogelijk om op verschillende plekken documenten op te slaan. Overal waar het tabblad ‘Documenten’ beschikbaar is, kun je ze toevoegen. Als je een document wilt koppelen aan een activiteit, klik je op het tabblad ‘Documenten’ en sleep je het gewenste document vanuit de verkenner naar dit tabblad. Laat de muis los wanneer er een plusje onder de muisaanwijzer verschijnt. Het document wordt dan in MKG opgeslagen, waarna je het direct vanuit de software kunt openen.

 

Sla de activiteit op

 

Wanneer je alle relevante informatie hebt toegevoegd, klik je linksboven op Opslaan 

. Na het opslaan wordt de activiteit direct toegevoegd aan de lijst met openstaande activiteiten van de gebruiker. Als je geen verwijzing of document wilt toevoegen, kun je de activiteit meteen na het invullen van de basisvelden opslaan.

Beknopt stappenplan ‘Activiteit aanmaken’

 

1	Open de module Activiteiten.
2	Klik linksboven op de knop Nieuw  .
3	Vul de verplichte velden (rood kader) en de relevante optionele velden in.
4	Koppel verwijzingen en/of documenten wanneer van toepassing.
5	Klik op Opslaan  .