Documenten koppelen

Documentonderhoud

Open in de gewenste module het tabblad ‘Documenten’. Sleep vervolgens bijvoorbeeld vanuit je e-mailprogramma een e-mailbericht met bijlage in het tabblad in MKG. Laat de muis los, als er een ‘plusje’ onder de muisaanwijzer verschijnt. Het scherm 'Document onderhoud' verschijnt nu, waarin enkele keuzes gemaakt kunnen worden.

Bovenaan vind je de optie om alleen het e-mailbericht te bewaren en om een bijlage te koppelen. Als er meerdere bijlagen zijn, maak je hier een selectie van de bijlagen die gekoppeld moeten worden. De Omschrijving kan handmatig gevuld worden met extra toelichting over de naam en/of inhoud van het bestand. Ook kunnen een of meer Categorieën gekozen worden. Door gebruik te maken van documentcategorieën kunnen de verschillende bestanden apart gekenmerkt worden. Veelgebruikte categorieën zijn tekeningen en certificaten. De categorieën zijn vastgelegd in de tabel Documentcategorieën.

Toevoegopties

Toevoegopties bepalen hoe met het fysieke bestand dat gekoppeld wordt, moet worden omgegaan. Je kunt het fysieke bestand kopiëren of verplaatsen of je maakt een snelkoppeling of een verwijzing naar het fysieke bestand:

• 'Kopieer naar de documentenmap': er wordt een fysieke kopie van het document geplaatst in de documentenmap die is vastgelegd in de administratie-instellingen; het origineel blijft bestaan op de locatie.
• 'Verplaats naar de documentenmap': er wordt een fysieke kopie van het document geplaatst in de documentenmap die is vastgelegd in de administratie-instellingen; het origineel blijft niet bestaan op de locatie.
• 'Als snelkoppeling opnemen in de documentenmap': het fysieke bestand blijft alleen bestaan op locatie; in de documentenmap die is vastgelegd in de administratie-instellingen, wordt een *.lnk aangemaakt die verwijst naar het origineel.
• 'Opnemen als verwijzing naar fysiek bestand': er wordt alleen een verwijzing aangemaakt naar het fysieke origineel; er gebeurt niets in de documentenmap die is vastgelegd in de administratie-instellingen.

Beheeropties

De beheeroptie bepaalt of documenten bij procesovergangen meegekopieerd moeten worden (van stuklijst naar calculatie naar productie):

• 'Document niet meenemen': het document wordt niet verplaatst vanaf de originele locatie en is na koppelen in MKG alleen daar terug te vinden.
• 'Koppeling maken naar document': er wordt aan de bestaande documentkoppeling een verwijzing toegevoegd.
• 'Document kopiëren': er wordt een kopie gemaakt van de bestaande documentkoppeling (incl. nieuw fysiek bestand).

Verwijzingen

De verwijzing wordt automatisch gevuld met het proces of de module die geselecteerd is op het moment van koppelen. Het is mogelijk om handmatig de verwijzingen verder uit te breiden naar andere processen. Het voordeel daarvan is dat ook in die processen onder het tabblad 'Documenten' dit bestand zichtbaar is zonder dat het opnieuw gekoppeld hoeft te worden.

Documentopties voor verkoop

Naast de algemene kopieeropties kent MKG specifiek voor verkoop de documentopties. Deze zijn via het tandwiel in te richten bij alle verzamelingen van documentkoppelingen, bijvoorbeeld de koppeling Verkoopofferte [vofh] » Documenten.

Documenten beheren

De module Documenten biedt de mogelijkheid om alle documenten op te roepen die in MKG gekoppeld zijn, ongeacht in welke module. Denk er wel aan dat - afhankelijk van de hoeveelheid - het laden van alle gekoppelde documenten (zonder toepassing van een filter) tot performanceproblemen kan leiden.