Hoe gebruik je Intern factureren?

Intern factureren inrichten

Voordat er intern gefactureerd kan worden moeten er een aantal instellingen ingericht worden. In de tabel vind je alle handelingen terug, de toelichting op de meeste van deze handelingen volgt eronder.

Stap 1: Richt de administratie kruistabel in

Eerst richt je de administratie kruistabel in. Lees voor meer informatie het artikel Administratie kruistabel.

Stap 2: Controleer de administratie-instellingen

Zorg ervoor dat de administratie-instelling ‘Plan administratie onafhankelijk’ = true.

Maak aparte dagboeken aan: een verkoopdagboek voor de bronadministratie, een inkoopdagboek voor de doeladministratie. Vul vervolgens in de administratie-instellingen de aangemaakte dagboeken ten behoeve van intern factureren in:

• Verkoop: wordt ingevuld in de bronadministratie.
• Inkoop: wordt ingevuld in de doeladministratie.

Stap 3: Richt grootboekrekeningen in

Maak grootboekrekeningen aan voor Voorraadgroep, Verkoopgroep en Tussenrekening uitbesteding (dit is alleen noodzakelijk als deze kosten uitgesplitst moeten worden). Richt daarna de Verkoopgroep en de Voorraadgroep in (indien de interne uren apart op een grootboek geboekt moeten worden).

Stap 4: Koppel de bewerking aan de resource

Koppel de bewerkingen (van de inkopende organisatie) aan de resources (van de verkopende administratie):

• Verkoop: wordt ingevuld in de bronadministratie.
• Inkoop: wordt ingevuld in de doeladministratie.

Doeladministratie

Er moet een koppeling gelegd worden tussen de bewerking 'Montage' in de doeladministratie (Administratie 001 - Metaalbedrijf De Koning) met een resource in de bronadministratie (Administratie 002 - De Koning Montage). Open de tabel Bewerkingen, zoek en selecteer de juiste bewerking en ga naar het tabblad 'Planning en Shopfloor'. In de groep 'Resource koppeling' koppel je de bewerking aan de resource van de bronadministratie.

Bronadministratie

De bewerkingen in deze administratie moeten gekoppeld worden op het tabblad 'Planning' aan een eigen resource. Kies per bewerking de juiste netto uurtarieven en declarabele uurtarieven. Deze zullen gebruikt worden om te bepalen wat het te factureren bedrag is en zijn daarom heel belangrijk. Het uurtype selecteer je in de tabel Uursoorten. Op het tabblad 'Uren' van de tabel Bewerkingen moeten deze ingevuld worden.

In de Planning wordt de productieorder die door Metaalbedrijf de Koning (Administratie 001) is aangemaakt, alleen getoond bij de gekoppelde resource in de andere administratie. Door handmatige invoer van uren via de module Urenregistratie of door gebruik te maken van de Shop Floor kunnen de uren direct geboekt worden op de betreffende productieorder.

Hoe werkt intern factureren?

In de bronadministratie (De Koning Montage) is het nu mogelijk door middel van de urenverantwoording de kosten te verantwoorden op productieorders in de doeladministratie (Metaalbedrijf De Koning).

De werking van de urenregistratie/ureninvoer gaat op dezelfde manier als in een standaard inrichting. De uren moeten voorlopig en definitief verwerkt worden voordat deze binnen de administraties gefactureerd kunnen worden.

Uren verwerken

Uren geklokt op een productieorder van de andere administratie worden na definitief verwerken overgezet naar de actie Intern factureren. Uren die op een productieorder van de eigen administratie zijn geklokt, worden na definitief verwerken overgezet naar de eigen productieorder en gaan niet door naar de actie Intern factureren.

In de actielijst verschijnen alle urenregels die intern gefactureerd kunnen worden. Selecteer deze en kies voor Opslaan. Wanneer geen interne facturatie nodig is, kan gekozen worden voor de knop Niet factureren.

In zowel de bron- als doeladministratie worden automatisch open posten gecreëerd. In de bronadministratie is de basis voor de open post een handmatige verkoopfactuur (automatisch aangemaakt) met een verkoopgroep, zoals gespecificeerd in de kruistabel. In de doeladministratie is de basis voor de open post crediteuren een handmatige inkoopfactuur (automatisch aangemaakt). Wanneer een fysieke factuur gewenst is, kan deze uitgedraaid worden door gebruik te maken van de modules Verkooppakbonnen of Verkoopfacturen. De regelomschrijving van de factuur wordt door MKG automatisch gegenereerd.

Nacalculatiegegevens

De NC-gegevens worden als uren getoond onder de bewerkingen. De kosten worden inzichtelijk gemaakt bij de materialen: deze uitbestede uren worden als ongelinkte materiaalregel(s) aangemaakt. Open de regel van het halffabricaat en open het tabblad ‘VC-NC’ om de boekingen te kunnen zien. In de productieorderregel zijn de totaaltijden zichtbaar op het tabblad ‘Samenvatting’.

Financiële gegevens

Door gebruik te maken van de functionaliteit Intern Factureren kunnen uren niet alleen over meerdere administraties heen worden geboekt, maar neemt MKG tevens de financiële afhandeling voor rekening. In de financiële administratie worden mutaties gemaakt voor:

• Verkoopfactuur in de leverende administratie (bron). Daarbij worden de instellingen gebruikt uit de procestabellen die eerder zijn besproken.
• Inkoopfactuur in de ontvangende administratie (doel).

Er wordt automatisch een link gemaakt vanaf het urenrecord dat gefactureerd wordt, naar de bijbehorende factuur (inkoop of verkoop). In zowel de bron- als de doeladministratie is dan te zien aan welke handmatige verkoop- of inkoopfactuur deze urenboeking is gekoppeld. Voeg hiertoe met behulp van de veldkiezer de velden Factuur, Factuurregel, Inkoopfactuur en Inkoopfactuurregel toe.

Wanneer MKG Financieel is ingericht, dan zal het maken van deze facturen tevens leiden tot een openstaande post bij de debiteuren in de bronadministratie en een openstaande post bij de crediteuren in de doel administratie.