Dagelijkse werkwijze rond de boekjaarovergang

 

---

Tijdens het uitvoeren van een boekjaarovergang moeten in hedendaagse administratieve systemen nog steeds handelingen worden verricht die slechts eenmaal per jaar voorkomen. Deze handelingen veroorzaken vragen, of erger, worden niet uitgevoerd op het daarvoor meest geschikte moment. Om deze vragen te voorkomen en om de boekjaarovergang zo soepel mogelijk te laten verlopen zul je daarom elk jaar een of meer handelingen uit moeten voeren.

---

 

Nieuwe reeksnummers in gebruik?

De eerstvolgende gebruiker van MKG die bijvoorbeeld in een verkooporder op Nieuw

klikt, krijgt een nummer uit de nieuwe reeks. Ook als dat nog niet de bedoeling was, kun je na deze actie die reeks beter niet meer corrigeren. De orderreeks wordt dan alsnog gebroken, waarbij het niet uitgesloten is dat je op enig moment tegen een onbedoeld dubbel ordernummer aanloopt. Overigens zal de applicatie verhinderen dat hierdoor storingen optreden, maar je moet nu zelf nieuwe ordernummers en/of -reeksen gaan ingeven.

 

Boekingen voor het nieuwe boekjaar

Alle handelingen worden gekoppeld aan de boekstukdatum. Deze boekstukdatum is onderdeel van een periode die wordt bepaald via de tabel Periodes. Als je aan het einde van het boekjaar boekingen aanmaakt voor het nieuwe boekjaar, maar het nieuwe boekjaar is nog niet beschikbaar, kan dit leiden tot meldingen. Deze meldingen hebben dan te maken met het feit dat niet kan worden bepaald wat de periode is en of de boeking wel correct kan worden uitgevoerd. Zodra het nieuwe boekjaar beschikbaar is, zullen de meldingen verdwijnen en kunnen de verwerkingen probleemloos worden uitgevoerd.

 

Twee typen boekingen

Met behulp van de administratie-instellingen heb je gekozen voor het financieel verwerken van twee typen boekingen. Deze boekingen worden ook zichtbaar in de financiële administratie. MKG schrijft echter - onzichtbaar voor de financiële administratie - alle andere boekingen volledig uit, maar biedt deze niet aan voor verwerking. Wanneer deze verwerkingen plaatsvinden, wordt wel getoetst of de betrokken boekingsregels wel correct kunnen worden geschreven.

 

Historische periodes en boekjaren

In de tabel Periodes en bij het onderhoud van boekjaren kunnen historische periodes worden afgesloten. Wanneer je een financiële inrichting Basis draait, adviseren wij je om historische periodes en historische boekjaren niet te sluiten. De bovenstaande (verborgen) boekingen worden dan namelijk getoetst en ongeldig verklaard, wanneer zij worden aangemaakt in een gesloten tijdvak. Een voorbeeld voor een dergelijke situatie is het financieel gereedmelden van productieorders. Deze gereedmelding wordt aangemaakt in de periode waarin de gekoppelde verkooporder werd gefactureerd. Deze (historische) periode moet dan wel beschikbaar zijn voor boekingen.

 

Openstaande posten op 31 december na boekjaarovergang

Stel dat je ten behoeve van de financiële rapportage op enig moment in het nieuwe boekjaar moet kunnen beschikken over de stand van debiteuren en crediteuren op de afsluitingsdatum van het nu lopende boekjaar, dan beschikt MKG over de rapporten Openstaande posten debiteuren (8513) en Openstaande posten crediteuren (8500) waarmee de openstaande posten (op een gegeven peildatum) kunnen worden afgedrukt. Ook wanneer het nieuwe boekjaar al weer enige weken in gebruik is, blijft het mogelijk om op peildatum 31 december van het afgelopen boekjaar de openpostenlijsten af te drukken.

 

Saldo op grootboekrekening 9999? Binnen de administratie is grootboekrekening 9999 ingericht als sluitrekening. Een saldo op deze rekening betekent in de regel dat er bij de verwerking of de inrichting iets niet goed is gegaan. Hierbij kan één van onze medewerkers van de MKG Helpdesk assisteren.