Hoe werkt termijnfacturering?

---

 

Rechtstreeks naar beknopt stappenplan

 

Maak termijnen aan op basis van een termijnplan

 

Een termijnplan is toe te passen via de modules Verkooporders en Verkoopoffertes. In deze handleiding nemen we een verkooporder als voorbeeld. Maak om te beginnen een nieuwe verkooporder aan of open een bestaande. Klik vervolgens in de werkbalk bovenaan op Termijnplan sjabloon 

. Je krijgt dan een pop-up te zien met de volgende velden:

• Termijnplan
  Selecteer een van de bestaande termijnplannen in de dropdown. Als er nog geen bestaande termijnplannen zijn, moeten deze eerst worden gemaakt via de module Termijnplannen. In dit artikel lees je hoe je een nieuw termijnplan maakt.
• Verkooporder regel lijst
  Selecteer alle verkooporderregels waarop het termijnplan van toepassing is.
• Eerste vervaldatum
  Geef de eerste termijnfactuur een handmatig gekozen vervaldatum. Hiermee geef je aan wanneer de eerste termijnfactuur moet worden opgesteld. In de dropdown kies je de gewenste vervaldatum, en het kleine veld daarvoor laat vervolgens automatisch zien in welk weeknummer de geselecteerde datum valt.
• Advies bedrag en Ingave bedrag
  Deze velden tonen de totaalsom van de gekozen verkooporderregels. De bedragen in beide kolommen zijn gelijk aan elkaar, tenzij er op een later moment nog extra kosten worden toegevoegd.

Als je alles hebt ingevuld, klik je op OK om je keuzes te bevestigen.

 

Let op! Per verkooporder kun je één termijnplan toewijzen. Kies dus gelijk alle regels waarop het plan van toepassing is. Je hoeft niet alle regels te selecteren.

 

 

Het tabblad ‘Termijnen’

Nadat je een termijnplan hebt toegewezen, wordt het tabblad ‘Termijnen’ zichtbaar. Achter het tabblad zie je een getal dat weerspiegelt hoeveel termijnen er zijn toegewezen aan je regels. Zo zie je in een oogopslag welke termijnen van toepassing zijn. Dubbelklik vooraan in een regel voor meer informatie over de betreffende termijn, zoals de inhoud, de status of eventuele gekoppelde memo’s. 

 

Wat als je later nog aanpassingen wilt maken

Als je een termijnplan koppelt aan een of meer regels, is het daarna nog steeds mogelijk om extra opties en/of specificaties toe te voegen aan deze gekoppelde regels. De waarde van de termijnregels en de waarde van verkooporderregels komen dan echter niet meer overeen. Om dit aan te geven, krijg je een procesmelding 

met een rood uitroepteken. Pas indien gewenst handmatig de ingaveprijs aan.

Overige kosten kun je later nog toevoegen in de header, ook als er een termijnplan van toepassing is op (een deel van) de order. Wil je deze overige kosten meenemen in het termijnplan? Maak dan een nieuw termijnplan. Daarmee overschrijf je het oude. In dit nieuwe termijnplan kun je het ingavebedrag handmatig ophogen met de overige kosten.

 

Factureer je termijnen

 

De eerste termijn is direct te factureren zonder de stappen in het reguliere verkoopproces te doorlopen. Dit doe je via de verkooporderactielijst Factureren. Je kunt op vier manieren naar deze actielijst navigeren:

• Nadat je je termijnplan hebt toegepast, wordt de knop Factureren 
  actief in de knoppenbalk van de orderregels. Klik hierop en maak je factuur via de actielijst.
• Klik in de header van je verkooporder of -offerte op de knop Actielijst, vouw Verkooporders uit, ga naar Factureren en selecteer hier de termijnfactuur.
• Open de module Verkooporders actielijst, ga naar Factureren en selecteer hier de termijnfactuur.
• Open de module Actielijsten, vouw Verkooporders uit, ga naar Factureren en selecteer hier de termijnfactuur.

 

Let op! Als je een termijnplan toekent in een verkoopofferte, kan deze pas worden gefactureerd als de offerte is doorgezet naar een verkooporder.

 

 

De verkooporderactielijst Factureren toont alle orderregels die nog gefactureerd moeten worden. Daaronder vallen dus ook de termijnregels. Als je veel regels hebt, kun je overwegen om op vervaldatum te filteren, zodat je snel een overzicht krijgt van wat er nog moet worden gefactureerd. Ook handig om te weten: Termijnfacturen zijn direct beschikbaar voor facturatie en worden dus niet eerst gefiatteerd.

 

Maak een sluitfactuur

 

Wanneer alle termijnen gefactureerd zijn, moet het termijnplan worden afgesloten. Een termijnplan sluit je door een zogenoemde sluitfactuur te maken. Deze wordt getoond in de verkooporderactielijst Factureren.

Een termijnplan wordt standaard afgesloten wanneer alle termijnen gefactureerd zijn. Via de header van de verkooporder is het echter ook mogelijk om het nemen van tussentijds resultaat toe te staan. Als je hiervoor kiest, komen termijnregels direct terug op het tabblad 'Sluiten' nadat ze gefactureerd zijn.

Beknopt stappenplan 'Termijnfacturering'

 

1	Ga naar de betreffende verkoopofferte of verkooporder.
2	Klik op Termijnplan boven de offerte of order.
3	Kies een termijnplan.
4	Selecteer de offerte- of orderregels waarop je het termijnplan wilt toepassen.
5	Bepaal de eerste Vervaldatum.
6	Klik op OK.

 

 

---

Kenniscentrum | Gerelateerd: Hoe maak je een termijnplan?