Verkoopoffertebeheer

We behandelen hier de informatie die kan worden vastgelegd over een aanvraag. Daarbij wordt een splitsing gemaakt in informatie die wordt vastgelegd op de header en op de regel(s) van een verkoopofferte. In het onderstaande scherm wordt de module Verkoopoffertebeheer getoond, waarin een verkoopofferte voor een aandrijfas is geselecteerd.

Toelichting op de modulespecifieke iconen in de werkbalk

• Documentenbeheer openen.
• Een termijnplan aanmaken of onderhouden voor een verkoopofferte.
• De verkoopofferte actielijst openen.
• Een nieuwe verkoopofferte aanmaken door een bestaande offerte of order te kopiëren.
• Invoeren van de centraal aanpasbare parameters.
• Activiteitenbeheer / nieuwe activiteit.

Verkoopofferteheader

Wanneer een nieuwe verkoopofferte wordt aangemaakt, of een bestaande wordt gewijzigd, verschijnt het volgende scherm:

• Offerte. Het offertenummer wordt automatisch gevuld bij het aanmaken van een nieuwe verkoopofferte. Na het klikken op Opslaan, is het niet meer mogelijk dit nummer aan te passen.
• Debiteur. Wanneer er een prijs wordt aangevraagd door een bestaande klant (debiteur), kan hier de debiteur geselecteerd worden. Bij het selecteren van een debiteur wordt het veld Relatie automatisch gevuld. Binnen het offerteproces is het niet verplicht om een debiteur te gebruiken: het kan namelijk nog gaan om een potentiële klant. Wanneer een debiteur geselecteerd wordt, worden direct een aantal velden gevuld in de offerteheader.
• Relatie. Het relatienummer van de aanvrager. Wanneer een relatie geselecteerd wordt, worden direct een aantal velden gevuld in de offerteheader.
• Contactpersoon. Wordt automatisch gevuld met de contactpersoon die als voorkeur de verkoopoffertes ontvangt, die is ingevuld bij contactpersonenonderhoud in de module Relatiebeheer.

Tabblad Algemeen

• Project. Wanneer er gewerkt wordt met projecten wordt het projectnummer opgezocht of ingegeven. Door gebruik te maken van projecten wordt het mogelijk om inkoop-, verkoop- en productieorders te bundelen. Met additionele rapportage is het mogelijk om inzicht te verkrijgen in projecten.
• Onze referentie. Hier kan een omschrijving of sleutelwoord ingegeven worden dat het terugzoeken van de offerte in de toekomst gemakkelijker maakt. Deze referentie wordt ook gepresenteerd op de verkoopofferte.
• Uw referentie. De referentie van de aanvrager. In de praktijk is dit meestal het aanvraagnummer.
• Extern ordernummer. Indien een aanvrager gebruikmaakt van, zowel een omschrijving, als een extern ordernummer, moet dit veld gebruikt worden.
• Ontvangst aanvraag. Ontvangstdatum van de aanvraag. Standaard wordt de datum van aanmaak van de verkoopofferte ingevuld.
• Gewenst antwoord. Uiterste datum waarop de aanvrager antwoord wil hebben op de geplaatste aanvraag.
• Aangeboden. Datum waarop de verkoopofferte procesmatig is aangeboden.
• Geldig t/m. Datum tot en met wanneer de aanbieding geldig is.
• Gewenste leverdatum. Datum waarop de aanvrager de producten geleverd wil hebben. Wanneer de daadwerkelijke leverdatum wijzigt, is op die manier terug te zien wat de gewenste leverdatum was. Met deze datum wordt geen rekening gehouden in de planning.
• Leverdatum. Afgesproken leverdatum, als deze al wordt opgegeven op het moment van aanvragen. Deze datum wordt gebruikt binnen de planning in MKG.
• Levertijd. De levertijd die wordt afgesproken op het moment dat een verkoopofferte een order wordt.
• Verkoper. De verkoper die als ondergetekende komt te staan op de verkoopofferte. Dit veld kan gevuld worden op basis van stamgegevens van de debiteur of de ingelogde gebruiker.
• Valuta. De valuta waarmee wordt gerekend in deze offerte.
• Offerte lay-out. De offerte lay-out die gebruikt wordt bij deze verkoopofferte.
• Offerte type. Het type offerte waar deze verkoopofferte onder valt.
• Verkoopordertype. Wanneer de uitgebrachte offerte gepromoveerd wordt tot order, wordt dit verkoopordertype ingevuld op de verkooporder die wordt aangemaakt.
• Taal. De taal die gebruikt wordt bij deze verkoopofferte. De taal wordt opgehaald uit de stamgegevens van de debiteur.
• Deellevering. De manier van deellevering voor deze verkoopofferte.
• Deelfacturering. De manier van deelfacturering van deze verkoopofferte.
• Tussentijds resultaat nemen toegestaan. Wanneer dit vinkje wordt aangezet, wordt het mogelijk om bij termijnfacturering (van de order) de al gefactureerde omzet als resultaat te nemen, in plaats van deze te parkeren als vooruit gefactureerde omzet in de balans.
• Scoringskans. Veld waar de scoringskans op het uitbrengen van een succesvolle offerte wordt ingegeven. Op die manier kan prioriteit toegekend worden uit het uitbrengen van offertes op basis van de scoringskans.
• Ontvangstmethode. De manier waarop de aanvraag is ontvangen.
• Aanhef brief. Deze informatie wordt opgehaald van de contactpersoon van de relatie die de aanvraag indient.
• Offerte adres. Adres- en contactpersoonsgegevens bepaald door de vinkjes bij Relatiebeheer. Door middel van de pijltjes rechts van contactpersoon en adres, kan er handmatig gekozen worden voor een andere contactpersoon of een ander offerteadres. Ook bestaat de mogelijkheid om handmatig andere gegevens in te typen.
• Offerte extern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden die gecommuniceerd moet worden naar de klant (komt terug op verkoopofferte aanbieding).
• Offerte intern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden voor interne communicatie (wordt niet getoond op de verkoopofferte aanbieding).
• Opdracht bevestiging. Hier wordt de lay-out bepaald van de opdrachtbevestiging.
• Opdrachtbevestiging intern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden voor interne communicatie (wordt niet getoond op de verkoopopdrachtbevestiging).
• Opdrachtbevestiging extern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden die gecommuniceerd moet worden naar de klant (komt terug op de opdrachtbevestiging).
• Scoringsmemo. Tekstveld waarin een beschrijving kan worden opgegeven over de scoringskans.

Tabblad Detail

• Leveringscond.. De ingegeven leveringsconditie van de producten.
• Leveringscond. memo. Uitgebreide beschrijving van de leveringsconditie.
• Verzendmethode. De verzendmethode van de producten.
• Pakbon lay-out. De pakbon lay-out die gebruikt wordt voor deze order.
• Land. Afleverland van de producten.
• Afleverrelatie. De relatie waar de producten afgeleverd worden.
• Afleveradres. Adres en contactpersoonsgegevens bepaald door de vinkjes bij Relatiebeheer. Door middel van de pijltjes rechts van contactpersoon en adres, kan er handmatig gekozen worden voor een andere contactpersoon of een ander afleveradres. Ook bestaat de mogelijkheid om handmatig andere gegevens in te typen.
• Pakbon intern. Memoveld waar tekst ingezet wordt voor interne communicatie.
• Pakbon extern. Memoveld waar tekst ingezet wordt die gecommuniceerd moet worden naar de klant (wordt gepresenteerd op de pakbon).
• Betalingscond.. De betalingsconditie die bij facturatie van toepassing is.
• Kredietbeperking. Percentage en aantal dagen dat er kredietbeperking wordt toegekend.
• Betalingskorting. Het percentage aan betalingskorting dat van toepassing is.
• Factuur lay-out. De factuur lay-out die gebruikt wordt bij deze order.
• Factuurdebiteur. De debiteur waaraan gefactureerd wordt. Dit kan een andere zijn in geval van inkooporganisaties.
• Factuuradres. Adresopbouw die is samengesteld op basis van de ingegeven in de module Relatiebeheer. Door middel van de pijltjes rechts van contactpersoon en adres, kan er handmatig gekozen worden voor een andere contactpersoon of adres. Ook bestaat de mogelijkheid om handmatig andere gegevens in te typen.
• Factuur intern. Tekstveld ter ondersteuning van interne communicatie over de factuur.
• Factuur extern. Tekstveld om extra informatie op de header van een factuur te vermelden.

Tabblad Prijzen

• Orderkorting (geen afspraak). Hier kan een kortingspercentage worden ingegeven. Deze korting geldt voor alle regels in de verkoopofferte. Wanneer er kortingsafspraken aanwezig zijn, zal hier automatisch een waarde getoond worden. Wanneer er meerdere kortingsafspraken zijn vastgelegd op de debiteur, kunnen deze met de link Orderkorting (geen afspraak) worden getoond.
• Totaalprijs aanbieden. Bij gebruik van dit vinkje wordt alleen het totaalbedrag van de regels getoond op de verkoopofferte.

Verkoopofferteregel

Wanneer een nieuwe verkoopofferteregel wordt aangemaakt, of een bestaande regel gewijzigd wordt, verschijnt het volgende scherm:

In samenwerking met een artikel en een stuklijst kunnen parameters gedefinieerd worden. Deze parameters komen dan in de verkoopofferteregel beschikbaar. Met de >> pijltjes kan het scherm 'Parameters' vergroot worden:

Met het loepje kan gezocht worden naar een verkooporder/verkoopofferte of een stuklijst. Dit wordt gebruikt als er gewerkt wordt met een artikelsjabloon. Bij het aanmaken van een offerteregel wordt er gekozen voor een standaardartikel. Daarna wordt er gezocht (met het loepje) naar een artikel die voldoet aan de ingegeven parameters. Bij OK wordt het standaardartikel in de verkoopofferteregel vervangen voor een opmaat artikel:

Toelichting op de iconen in de werkbalk

• De versnelde rekenmethode (VRM) gebruiken om materialen volgens een formule en materiaalsoort te specificeren.
• Specificaties invoeren op de actieve offerteregel.
• Het scherm 'Serieprijzen' openen om serieprijzen in te voeren op de geselecteerde regel.
• Het scherm ‘Prijs bepalen’ openen om de prijsopbouw van een offerteregel te bekijken en/of aan te passen.
• Documenten koppelen of onderhouden die aan de geselecteerde offerteregel zijn gekoppeld.
• Een nieuwe prijsafspraak wanneer er een artikel op de offerteregel wordt gebruikt.
• Van een omschrijvingsregel een artikel maken.

De velden van de verkoopofferteregel

• Artikel. Via de artikel zoeklijst is het mogelijk om op een offerteregel een artikel te selecteren. Het woord Artikel is direct een link naar een scherm met actuele informatie over lopende zaken rondom een artikel.




• Formule. Wanneer een verkoopofferteregel is ingezet als VRM verschijnt hier de bijhorende formule.
• Omschrijving 1 t/m 3. Om een artikel te omschrijven zijn drie velden van 40 karakters beschikbaar. Mocht dat onvoldoende zijn, dan biedt het veld Memo extern uitkomst voor meer beschrijvingsruimte.
• Referentie. De referentie uit de offerteheader is hier overgenomen.
• Tekening. Tekeningsnummer van het product.
• Revisie. Revisienummer van de tekening.
• Pos.. Het positienummer van het product op een samenstellingstekening.
• Gewenste leverdatum. Datum waarop de aanvrager de producten geleverd wil hebben. Wanneer de daadwerkelijke leverdatum wijzigt, is op die manier terug te zien wat de gewenste leverdatum was. Met deze datum wordt geen rekening gehouden in de planning.
• Leverdatum. Afgesproken leverdatum, indien deze al wordt opgegeven op het moment van aanvragen. Deze datum wordt gebruikt binnen de planning in MKG.
• Order aantal. Aantal producten dat aangevraagd wordt.
• Adviesprijs variabel. Wanneer afspraken zijn vastgelegd, komen deze hier te staan. Het bedrag dat hier staat, is per aangegeven eenheid.
• Adviesprijs eenmalig. Wanneer afspraken zijn vastgelegd, komen deze hier te staan. Het bedrag dat hier staat, is aantal onafhankelijk.
• Adviesprijs. Hier staat het totaalbedrag van de adviesprijs variabel, het orderaantal plus adviesprijs eenmalig.
• Bruto. De bruto verkoopprijs van het product en de eenheid.
• Korting. Korting in euro’s of percentage per eenheid.
• Netto. De netto verkoopprijs van het product (Bruto –/– Korting).
• Subtotaal. Aantal producten, netto.
• Opties. Bedrag aan opties aanwezig op deze regel van de aanvraag.
• Specificaties. Bedrag aan specificaties op deze regel van de aanvraag.
• Totaal prijs. De uiteindelijke prijs van de regel.
• Inclusief optie. Met dit vinkje wordt aangeven of de totaalprijs inclusief opties is, of dat de opties bij het totaalbedrag opgeteld moeten worden.
• Volgorde. De volgorde waarop de verkoopofferteregel getoond moet worden.
• Certificaat. Mogelijkheid tot koppelen met een certificaat.
• Memo intern. Tekstveld ten behoeve van interne communicatie over de regel.
• Memo extern. Tekstveld dat gebruikt wordt om een uitgebreide beschrijving of standaardteksten te presenteren op de verkoopofferte.
• Voorraadgroep. Voorraadgroep waar product aan gekoppeld is (zie Voorraadgroepen: procestabel).
• Verkoopgroep. Verkoopgroep waar product aan gekoppeld is (zie Verkoopgroepen: procestabel).
• BTW. BTW-percentage dat van toepassing is op de offerteregel.
• Intrastatcode. Intrastatcode van het product. Wordt gebruikt bij transport over de grens.
• Verlegde dienst. Met dit vinkje wordt aangegeven dat het gaat om een verlegde dienst binnen de EU. Gebruik van dit vinkje zorgt ervoor dat de regel als verlegd binnen de EU op de btw-aangifte komt. Daarnaast wordt deze gerubriceerd als ‘Dienst’ op de ICP-aangifte. Bij gebruik van een artikel wordt deze instelling vastgelegd op het artikel en kan niet gewijzigd worden op de offerte- of orderregel.
• Nettoprijs. Nettoprijs van het product (= Bruto – calculatie% – dekkings%) of de nettoprijs van een artikel, zoals deze is vastgelegd in de module Artikelbeheer. Bij gebruik van een omschrijvingsregel wordt de waarde bepaald aan de hand van de prijsopbouw in de administratie-instellingen, of wordt de waarde handmatig ingegeven.
• Parameters. Lijst met parameters gerelateerd aan de stuklijst van het artikel dat voor deze regel gekozen is. Zijn er geen parameters, dan zal er geen lijst getoond worden.

Tabblad Eenheden

Op dit tabblad mogen bij een omschrijvingsregel de verhoudingen tussen de eenheden ingevuld worden van de regel. De aantallen worden automatisch gevuld vanuit het eerste tabblad. Wanneer er een artikel geselecteerd is, worden de verhoudingen opgehaald van het artikel.

Verkoopofferte actielijst

In de 'Verkoopofferte actielijst' worden verkoopofferteregels per status getoond. Vanuit de actielijst is het mogelijk om in één keer een actie uit te voeren op meerdere regels. Het aantal actiebladen dat getoond wordt, is afhankelijk van de inrichting van het Status-en-actiemodel van de administratie.

Verkoopbeheer: index

Gerelateerd

• Relatiebeheer
• Calculatiebeheer
• Artikelbeheer
• Verkooporderbeheer