Betalingscondities facturen MKG

We horen bij MKG weleens dat de verschillende betalingscondities die we hanteren op onze facturen voor verwarring kunnen zorgen. Facturen worden dan bijvoorbeeld op basis van automatische incasso door ons geïncasseerd, terwijl ze door klanten ook handmatig worden overgemaakt. Vanuit zowel MKG, als de klant zorgt een dubbele betaling van dezelfde factuur voor correctiewerk. Daarom geven we hieronder uitleg en advies hoe we hier relatief eenvoudig mee kunnen omgaan.

MKG verstuurt twee soorten verkoopfacturen met de volgende betalingscondities:

1. Software abonnement

Facturen van onze MKG software abonnementen worden maandelijks op de 1^e dag/datum van een kalendermaand gefactureerd met de betalingsconditie: automatische incasso.

2. Diensten en producten

Facturen van diensten worden normaal gesproken wekelijks gefactureerd op de woensdag en zijn normaal gesproken op basis van een vervaltermijn van 14 dagen. Deze facturen gaan over onze consultancy, de MKG Helpdesk, maar ook barcodescanners en cursussen. Het zijn in ieder geval diensten/producten die afgenomen worden per datum en in de basis niet repeterend of constant zijn.

Doordat wij verschillende betalingscondities hanteren, adviseren we om bij elke factuur van MKG goed op te letten of je wel de juiste betalingsconditie hebt ingevoerd. Dit is enigszins foutgevoelig.

Met de volgende kleine aanpassingen/adviezen kun je een onjuiste betalingsconditie voorkomen:

Toelichting a.

Als een crediteur altijd onder dezelfde betalingsconditie facturen stuurt, is het handig om deze betalingsconditie direct op de crediteur in te vullen. Bij elke inkoopfactuur die dan geboekt wordt, zal automatisch de betreffende betalingsconditie van de crediteur worden overgenomen. In het geval MKG als crediteur is dit juist onhandig. Laat daarom de betalingsconditie leeg bij crediteur MKG. Bij elke inkoopfactuur van MKG vul je de betalingsconditie handmatig in. Een inkoopfactuur opslaan zonder betalingsconditie is niet mogelijk, zodat het niet vergeten kan worden.

Betalingscondities zoals automatische incasso, pin, vooruitbetaling en per kas zijn allemaal voorbeelden die niet via internetbankieren betaald hoeven worden door klanten. Door deze betalingscondities een nummering te geven, bijvoorbeeld vanaf 90 (90 = Pin, 92 = Automatische incasso, etc.), zijn deze eenvoudig uit te sluiten tijdens het gebruik van internetbankieren. Door het instellen van een conditie, voorkom je dat deze inkoopfacturen worden getoond in de selectielijst voor internetbankieren (zie screenshot) en daarmee dat je deze inkoopfacturen per ongeluk betaald.

Tip: Gebruik de module Internetbankieren om betalingen te organiseren. Voor meer informatie, zie het MKG Kenniscentrum, of raadpleeg je consultant over dit onderwerp.