Hoe maak je voorwaardelijke opmaakregels voor lijsten?

Rechtstreeks naar beknopt stappenplan

Met de functie 'Voorwaardelijke opmaak' kun je een veld of regel een afwijkende opmaak geven op basis van een bepaalde voorwaarde. Deze functie zit achter elke lijst in MKG en is op verschillende manieren te gebruiken. In deze handleiding volgen we de meest uitgebreide aanpak, maar in de video onderaan het artikel wordt ook de versnelde aanpak toegelicht.

Stap 1: Maak een nieuwe regel aan

Klik met de rechtermuisknop in de kolomkop van de kolom waarvoor je de opmaak wilt maken. Selecteer dan ‘Voorwaardelijke opmaak’ en klik vervolgens op ‘Regels beheren’. In de pop-up die verschijnt klik je op Nieuwe regel… om een nieuwe opmaakregel te maken.

Stap 2: Selecteer het type regel

Zodra je een nieuwe regel maakt, krijg je een nieuwe pop-up. Bovenaan deze pop-up kun je kiezen wat voor type regel je wilt opmaken:

• Alle cellen opmaken op basis van de celwaarden: Hiermee kun je op basis van een waarde een bepaalde kleurgradatie toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat de kleur van een veld donkerder wordt als de waarde hoger wordt. Je hebt 4 opmaakstijlen om uit te kiezen, zodat je de opmaak eenvoudig naar jouw behoeften inricht.
• Alleen cellen opmaken met: Hiermee kun je alle cellen die een bepaalde waarde of een bepaalde datum bevatten een kleur geven.
• Alleen de hoge of lage rangschikking waarden opmaken: Hiermee geef je het hoogste of laagste percentage van de waarden van een tabel een kleur, bijvoorbeeld de laagste 10% van de waarden.
• Alleen de waarden die boven of onder gemiddelde zijn opmaken: Hiermee geef je de waarden die boven of onder het gemiddelde van de waarden van de tabel liggen een kleur.
• Alleen unieke op dubbele waarden opmaken: Hiermee licht je waarden uit die maar één keer voorkomen (oftewel uniek zijn) of je licht juist waarden uit die meerdere keren voorkomen (dubbele waarden).
• Alleen gewijzigde waarden opmaken: Hiermee licht je cellen uit waarvan de waarde is gewijzigd.
• Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt: Hiermee geef je cellen een kleur op basis van een opgegeven formule. Omdat je met formules heel veel kunt, is deze optie nuttig in veel verschillende situaties.

Selecteer het type dat voor jou van toepassing is en kies je opmaak in het blok 'Bewerk de regelbeschrijving'.

Stap 3: Kies je opmaak

Als je het type regel hebt gekozen en de regelbeschrijving hebt ingevuld, klik je op Opmaak. Hiermee wordt nog een pop-up geopend, waarin je het lettertype, de tekstkleur en de celkleur kunt inrichten. Hiervoor heb je 3 tabbladen:

• Lettertype: Kies hoe je tekst eruitziet. Bepaal bijvoorbeeld de stijl (zoals schuingedrukt) en de kleur, of laat de tekst doorhalen.
• Vullen: Kies de achtergrondkleur waarmee de hele cel wordt gevuld.
• Vooraf gedefinieerde weergave: Wil je de kleuren niet zelf hoeven instellen? Gebruik dit tabblad dan om uit een lijst met standaard opmaaksjablonen te kiezen.

Klik op OK als je tevreden bent met je gekozen opmaak en klik daarna nog een keer op OK om de regel aan te maken. Let wel op: de regel komt nu alleen in de lijst met gemaakte regels te staan. Hij wordt pas toegepast als je in de pop-up ‘Voorwaardelijke opmaak regels beheren’ op OK of op Toepassen klikt. 

Beknopt stappenplan ‘Voorwaardelijke opmaak maken’

Omdat er zo veel opties zijn bij de voorwaardelijke opmaak, gebruiken we in dit beknopte stappenplan een voorbeeldsituatie, zodat we wel alle stappen van begin tot einde kunnen laten zien. We nemen de leverdatum van een willekeurige verkooporder als uitgangspunt en passen hier een formule op toe.