Doelinstellingen rapportages

Inhoud

H1. Rapporten Verkoop- en Inkoop layout groep

1. Doelinstellingen bij opdrachtbevestigingen (orders) en offertes in layout
2. Doelinstellingen bij facturen, pakbonnen en bestelopdrachten in rapportdefinitie

H2. Overige rapporten

H3. Rapporten en documenten

H1. Rapporten Verkoop- en Inkoop layout groep

1. Doelinstellingen bij opdrachtbevestigingen (orders) en offertes in layout

We beginnen bij de opdrachtbevestigingen en offertes van de modules Verkoop layout groep en Inkoop layout groep.

Alle rapporten van de Verkoop layout groep en de Inkoop layout groep richt je in bij de rapportdefinitie, behalve deze drie uitzonderingen (de procesdocumenten) waarbij je het doel inricht in de layout:

1. Verkoop opdrachtbevestiging layout
2. Verkoopofferte layout
3. Inkoopofferte aanvraag layout

Doelinstellingen in layouts worden gebruikt bij automatisch printen vanuit het proces. Met andere woorden: de rapporten (procesdocumenten) die automatisch worden geprint vanuit de acties die je doet in het proces, komen voort uit de doelinstellingen die je hebt ingericht op de layout, bijvoorbeeld een Verkoopofferte layout. Het document (rapportage) is de bron.

Als je er toch voor kiest om het doel in te richten in de gekoppelde rapportdefinitie krijg je bij de preview dit rapport te zien, maar dat is niet hetzelfde rapport wat dan automatisch wordt geprint vanuit het proces.

Als je bijvoorbeeld een inkooporder opent in de module Inkooporders, zie je onder het tabblad 'Algemeen' het veld Bestelopdracht layout. Dit is de layout, zoals je het hebt ingesteld in de rapportdefinitie.

Voor uitleg over het instellen van de doelen op de layout, zie: De doelstructuur van de offerteaanvraag instellen.

Bij transitieklanten kunnen de bestaande regel(s) worden aangepast.

Het instellen van doelen op de layout gaat via de module Basis rapporten layouts. Per rapportage stel je één layout in.

Voorbeeld:

Bij het tabblad ‘Offerte’ staan alle verkoopofferte layouts die zijn ingesteld. In dit geval onder de kolom ‘Offerte layout’ staat: 1. En de Omschrijving die daarbij hoort: Offerte De Koning. In het detailvenster zie je aan welke rapportdefinitie Offerte De Koning (1) is gekoppeld, in dit geval gekoppeld aan De Koning Verkoopofferte (24) en de Doel structuur Export (PDF).

2. Doelinstellingen bij facturen, pakbonnen en bestelopdrachten in rapportdefinitie

Afgezien van de drie uitzonderingen richt je de rapporten van de Verkoop layout groep en Inkoop layout groep in bij de gekoppelde rapportdefinitie:

1. Verkoopfactuur layout
2. Verkoop pakbon layout
3. Inkoop bestelopdracht layout
4. Inkoop goederenontvangst layout
5. Inkoopfactuur layout

Doelinstellingen in de gekoppelde rapportdefinitie worden gebruikt bij het handmatig printen, niet via het proces.

Als je bijvoorbeeld een inkooporder opent in de module Inkooporders, zie je onder het tabblad 'Algemeen' het veld Bestelopdracht layout. Dit is de layout, zoals je het hebt ingesteld in de rapportdefinitie.

In de preview krijg je het rapport te zien, zoals je het hebt ingericht bij de gekoppelde rapportdefinitie. Als je dan klikt op het printer-icoon boven de preview, wordt dit rapport afgedrukt.

Voor uitleg over het instellen van de doelen bij de rapportdefinitie, zie De rapportdefinitie van de aanmaning instellen.

Elk rapport in MKG bestaat uit minimaal één rapportdefinitie. Het instellen van de doelen bij de rapportdefinitie gaat via de module Rapport definities.

Voorbeeld:

Bij het tabblad ‘Categorie’ staan alle rapportdefinities die zijn ingesteld. In dit geval bij de categorie Inkoop onder de kolom ‘Rapportdefinitie’ staat: 29. En de Omschrijving die daarbij hoort: De Koning Bestelopdracht. In het detailvenster bij ‘Algemeen’ zie je dat rapportdefinitie De Koning Bestelopdracht gekoppeld is aan LDM Document Inkooporders (253), dat een inkoop bestelopdracht (inkooporder) op het scherm (Doel structuur) wordt weergegeven als het rapport Inkoop bestelopdracht (8405) in de preview. Al deze algemene gegevens van De Koning Bestelopdracht hebben rapportdefinitie nummer 29 gekregen.

Overzicht waar doelstellingen in te richten:

		Doel inrichten layout	Doel inrichten in gekoppelde definitie
Verkoop layout groep	Verkoop factuur layout
	Verkoop opdracht bevestiging layout
	Verkoop pakbon layout
	Verkoopofferte layout
Inkoop layout groep	Inkoop bestelopdracht layout
	Inkoop goederenontvangst layout
	Inkoopfactuur layout
	Offerte aanvraag layout

H2. Overige rapporten

Je hoeft over het algemeen de doelen maar één keer in te richten.

Voor de rapporten geldt deze volgorde van inrichten:

1. Rapportdefinities
2. Verkoop- en Inkoop layout groep
3. Basis rapporten layouts
4. Eventueel rapporten en documenten

In de module Standaard rapporten zijn alle rapporten te vinden die MKG standaard bevat. Daarnaast kun je gebruikers rapporten aanmaken vanuit de module Standaard rapporten, of rechtstreeks in de module Gebruikers rapporten. Daar kun je de aangemaakte gebruikersrapporten ook terugvinden.

H3. Rapporten en documenten

Je kunt documenten koppelen aan rapporten, zodat bijvoorbeeld bij een verkoopofferte standaard een document, zoals een tekening, wordt meegenomen bij het exporteren van de offerte. Hiervoor kun je de module Rapporten en documenten gebruiken en inrichten. Meer informatie volgt.