Hoe gebruik je overige kosten?

 

---

In de procestabel Overige kosten types kunnen overige kosten typen worden aangemaakt. Deze tabel wordt gebruikt in zowel het inkoop- als het verkoopproces.

---

 

Overige kosten types inrichten

Via de knop Nieuw

maak je eerst een nieuw overige kosten type aan. Ken aan het type een uniek nummer toe, dit is verplicht. Ook de keuze voor het btw-tarief en de grootboekrekening behorende bij binnenland zijn verplichte velden.

De omschrijving is niet alleen zichtbaar in de tabel, maar wordt later ook in de processen getoond en dient dus bij voorkeur eenduidig te zijn.

Geef vervolgens aan in welk hoofdproces het overige kosten type gebruikt mag worden. Bepaal daarom of dit een type is dat bestemd is voor inkoop of voor verkoop. Als je zowel inkoop als verkoop aanvinkt, kan dit type in beide processen gekozen worden. Aan het proces kan ook een standaard aantal en een eenheid gekoppeld worden, net als een verkoopprijs per eenheid.

Ten slotte kan per overige kosten type de omzet aan overige kosten worden uitgesplitst naar verschillende grootboekrekeningen voor 'Binnenland', 'EU-land' en 'Non-EU-land'.

 

Let op! Aan 'Overige kosten types' is een financiële afhandeling gekoppeld. Het kan binnen jouw organisatie van belang zijn om deze kosten strikt gescheiden houden. Het is niet verplicht om de overige kosten op een andere grootboekrekening te boeken dan de rest van de omzet of kosten, het kan wel meer inzicht geven. Overigens kunnen - net als de reguliere omzetboekingen - ook de opbrengstspecificaties gesplitst worden naar type 'Land'.

 

 

Overige kosten toevoegen

Overige kosten zijn kosten die aan de gehele order worden toegekend. Deze kosten wordt apart benoemd, ook op de bijbehorende documentatie in elke afzonderlijke module. De overige kosten creëren geen behoefte of andere noodzakelijke actie. Het toevoegen van overige kosten is mogelijk in meerdere modules van MKG en zijn terug te vinden op verschillende plekken:

• Verkoopoffertes » tabblad 'Overige kosten'
• Verkooporders » tabblad 'Overige kosten'
• Verkoopfacturen » tabblad 'Algemeen', sectie 'Overige kosten'
• Offerteaanvragen » tabblad 'Leveranciers', sectie 'Overige kosten'
• Inkooporders » tabblad 'Overige kosten'
• Inkoopfacturen » tabblad 'Algemeen', sectie 'Overige kosten'

 

Let op! Aan een inkoop- en verkoopfactuur kunnen overige kosten alleen worden toegevoegd (als dat in de offerte of order niet al is gedaan), zolang de factuur nog niet is opgeslagen. Zodra de factuur gemaakt is, is dit niet meer mogelijk.

 

Via de knop Nieuw

maak je eerst een nieuwe regel aan om overige kosten toe te voegen.

Selecteer het overige kosten type. Dit kunnen bijvoorbeeld transportkosten zijn, maar ook certificaatkosten die apart in rekening moet worden gebracht.

De Omschrijving wordt automatisch gevuld met de benaming van het type. Dit kun je handmatig aanpassen. Gebruik eventueel ook Omschrijving 2 en Omschrijving 3.

In het veld Aantal en de bijbehorende eenheid geef je in hoeveel en per welke eenheid deze overige kosten worden berekend. De eenheid is verplicht.

Aantal keren geeft aan hoe vaak de overige kosten berekend moeten worden. Standaard wordt ‘Eenmalig’ vooringevuld. Andere opties zijn:

• 'Per pakbon': als er deelleveringen worden gedaan, worden de overige kosten vermenigvuldigd met het aantal pakbonnen dat gemaakt wordt.
• 'Per factuur': als er meerdere facturen voor dezelfde order worden gemaakt (opgesplitst of in geval van deelleveringen), dan worden de overige kosten vermenigvuldigd met het aantal facturen dat gemaakt wordt.

 

Let op! Het totaalbedrag van meer dan eenmalig factureren is niet zichtbaar op de afzonderlijke documenten. Het totaal is immers nog niet bekend. Dit is terug te zien in de financiële boekingen of op de onderliggende grootboekrekening.

 

Het Geschat aantal kan worden ingevuld als er gekozen wordt voor berekening per pakbon of per factuur. Het dient om aan te geven hoeveel kosten er naar alle waarschijnlijkheid in rekening worden gebracht. Het geschatte aantal zal vermenigvuldigd worden met de ingevulde prijs. Deze informatie wordt ook op de rapportage getoond die te zien is in de voorbeeldweergave.

Is de prijs vooraf bekend, dan kan dit ingevuld worden. Uiterlijk bij het factureren moet de prijs bekend zijn.

Het veld BTW-tarief is een verplicht veld voor elk overige kosten type.

Met de velden Intern memo en Extern memo heb je de mogelijkheid om extra informatie te noteren. Het extern memo wordt zichtbaar op de rapportage (zie de voorbeeldweergave).

 

Let op! Bovengenoemde velden kunnen al bij de aanmaak van het overige kosten type als vaste waarde worden ingevuld, zodat deze niet meer handmatig aangepast hoeven te worden in het proces waarin ze worden gebruikt. Dit is echter niet altijd en voor elk type geschikt. Het is dan ook mogelijk om de velden handmatig te vullen of de ingevulde waarde aan te passen.

 

Via de knop Opslaan

leg je de invoer van bovengenoemde velden vast.