De financiële inrichting van MKG

MKG kent drie manieren van inrichten: Basis, Basis+ en Klantspecifiek. Welke inrichting je voor je financiële administratie hebt, wordt gekozen tijdens het implementatietraject. Dit artikel laat de verschillen zien tussen de drie inrichtingen.

 


MKG heeft de flexibiliteit om je te laten bepalen tot op welke hoogte procesmatige acties in MKG financiële mutaties tot gevolg hebben. Voor elke financiële administratie is dit vastgelegd in de groep 'Automatische boekingen' op het tabblad 'Processen' van de administratie-instellingen.


 

Inrichting 1. Basis

 

 


Samenvatting

Boekingen in het grootboek ontstaan uit:

  • Verkoopfacturen aanmaken (handmatig en proces).
  • Inkoopfacturen boeken (handmatig en proces).

Resultaatbepaling:

  • Periodieke memoriaalboeking voor voorraad en onderhanden werk op basis van lijsten.

 

De MKG software wordt bij een groot deel van de bedrijven ingericht met een financiële basisinrichting. Bij deze inrichting leidt alleen het boeken van een inkoopfactuur of het aanmaken van verkoopfactuur tot een financiële mutatie. Inkopen van materialen en/of uitbestedingen worden op deze manier direct als kostprijs geboekt op de winst-en-verliesrekening. Verkoopfacturen worden op de ingestelde omzetrekening(en) geboekt. Bij deze inrichting spreken we van het bepalen van een perioderesultaat.

Bij zowel het boeken van de inkoop- als verkoopfactuur worden met deze instellingen de openstaande posten crediteuren en debiteuren opgeboekt. Deze kunnen via het betalingsverkeer verder afgehandeld worden. Periodiek moet er in het memoriaal één mutatie gemaakt worden voor het onderhanden werk (OHW) en één boeking ten aanzien van de voorraadmutatie. Met andere woorden: het betreft het terug- en/of opboeken van bedragen, op de kostprijs van de omzet in de winst-en-verliesrekening, naar de balans.

 

Financiële inrichting: Basis



Administratie instellingen

  • Financieel > Processen > Automatische boekingen

Administratie-instellingen > Financieel > Processen > Automatische boekingen > Basis


 

Inrichting 2. Basis+

 

 


Samenvatting

Boekingen in het grootboek ontstaan uit:

  • Procesmatige verkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar tussenrekening op moment van factureren.
    • Gefactureerd bedrag naar omzetrekening op het moment dat de kostprijs bekend is.
  • Handmatige verkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar opgegeven grootboekrekening.
  • Goederontvangst:
    • Inkooporders: er wordt een boeking gemaakt van de te ontvangen facturen tegen de bestelwaarde.
  • Procesmatige inkoopfacturen:
    • Tegenboeking van de 'te ontvangen facturen'-boeking.
    • Kostenboeking van de inkoopfactuur.
  • Handmatige inkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar opgegeven grootboekrekening.

Resultaatbepaling:

  • Periodieke memoriaalboeking voor voorraad en onderhanden werk op basis van lijsten.

 

De MKG software wordt bij een deel van de bedrijven ingericht met de financiële inrichting Basis+. Bij deze inrichting leidt het boeken van een inkoopfactuur of het aanmaken van verkoopfactuur tot een financiële mutatie. Inkopen van materialen en/of uitbestedingen worden op deze manier direct als kostprijs geboekt op de winst-en-verliesrekening. Verkoopfacturen worden op de ingestelde omzetrekening(en) geboekt via een tussenrekening (die de omzetrekening kan zijn).

Het verschil met de Basis-inrichting is dat de omzet bij facturatie op een tussenrekening wordt geboekt. Deze tussenrekening wordt weer tegengeboekt op het moment dat de kostprijs van de omzet bekend is. Een ander verschil is dat bij de ontvangst van ingekochte goederen een boeking wordt gedaan waarbij de te ontvangen facturen zichtbaar zijn in het grootboek.

Bij zowel het boeken van de inkoop- als verkoopfactuur worden met deze instellingen de openstaande posten crediteuren en debiteuren opgeboekt. Deze kunnen via het betalingsverkeer verder afgehandeld worden. Periodiek moet er in het memoriaal één mutatie gemaakt worden voor het onderhanden werk (OHW) en één boeking ten aanzien van de voorraadmutatie. Met andere woorden: het betreft het terug- en/of opboeken van bedragen, op de kostprijs van de omzet in de winst-en-verliesrekening, naar de balans.

 

Financiële inrichting: Basis



Administratie instellingen

  • Financieel > Processen > Automatische boekingen

Administratie-instellingen > Financieel > Processen > Automatische boekingen > Basis+


 

Inrichting 3. Klantspecifiek

 

 


Samenvatting

Boekingen in het grootboek ontstaan uit:

  • Procesmatige verkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar tussenrekening op moment van factureren.
    • Gefactureerd bedrag naar omzetrekening op het moment dat de kostprijs bekend is.
  • Handmatige verkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar opgegeven grootboekrekening.
  • Goederontvangst:
    • Inkooporders: er wordt een boeking gemaakt van de te ontvangen facturen tegen de bestelwaarde.
  • Procesmatige inkoopfacturen:
    • Tegenboeking van de 'te ontvangen facturen'-boeking.
    • Kostenboeking van de inkoopfactuur.
  • Handmatige inkoopfacturen:
    • Gefactureerd bedrag naar opgegeven grootboekrekening.
  • Materiaaluitgifte:
    • Materialen die op een productieorder worden verbruikt, resulteren in een OHW- en een voorraadboeking.
  • Uren verwerken:
    • Het definitief verwerken van de uren zal leiden tot een OHW- en een dekkingsboeking.
  • Financieel gereedmelden van productieorders:
    • Dit zal leiden tot een OHW- en een voorraadboeking.
  • Kostprijsboekingen:
    • Onder bepaalde voorwaarden komt een kostprijsboeking tot stand. Deze heeft tot gevolg dat er een kostprijs-, dekking- en voorraadboeking ontstaat.

Resultaatbepaling:

  • Het resultaat is altijd inzichtelijk. Aansluitingen kunnen via de subadministraties worden gemaakt.

 

Als je kiest voor een klantspecifieke inrichting, zorgen nagenoeg alle acties die in de processen worden verwerkt, voor een financiële mutatie in de administratie. In een aantal modules worden acties daarom in twee stappen uitgevoerd: voorlopig en definitief verwerken. Een gevolg van deze inrichting is dat door deze procesmatige acties de positie van het onderhanden werk en de voorraad op de balans direct veranderen.

Bij deze inrichting zorgt onder andere het verwerken van de directe manuren voor het boeken van gedekte uren, alsmede een ophoging van het onderhanden werk. Een ander voorbeeld is dat alle uitgiftes aan materiaal op productieorders een financiële mutatie tot gevolg hebben: een afname in de waarde van de voorraad en een opboeking van deze waarde in het onderhanden werk.

Bij het financieel gereedmelden van de productieorder zal de boeking tegenovergesteld gaan: waarde afboeken van het OHW, omzet en kostprijsboeking in de winst-en-verliesrekening. Het tijdig financieel gereedmelden van de productieorders is dan belangrijk.

In de praktijk wordt niet altijd voor een klantspecifieke inrichting gekozen, omdat deze manier van werken grotere druk legt bij de afdeling Administratie. Ieder procesmatig feit heeft een financiële consequentie en zal gecontroleerd moeten worden. Daarnaast moeten alle financiële feiten (facturen, uren en voorraaduitgiftes) tijdig en nauwkeurig verwerkt worden om juiste en betrouwbare informatie uit het systeem te kunnen halen. Het tegenboeken (storneren) van deze financiële mutaties, wanneer een fout is gemaakt, kan slechts geschieden door een stornoboeking: de gemaakte boeking precies hetzelfde tegenboeken en vervolgens de juiste boeking maken.

In het kader van resultaatbepaling is het resultaat afhankelijk van een adequate manier van procesafhandeling en spreken we binnen MKG bij een dergelijke inrichting van een procesresultaat. Bij de inrichting kan de keuze gemaakt worden om:

  • vooruitgefactureerde omzet via de balans te boeken en/of;
  • vooruitgefactureerde termijnen via de balans te boeken;
  • bij deelfacturatie een voorlopige kostprijs te boeken.

De opgesomde keuzemogelijkheden zorgen ervoor dat we spreken van een klantspecifieke inrichting: de genoemde opties zijn afhankelijk van de manier waarop een bedrijf wil sturen op het resultaat.

 

Financiële inrichting: Klantspecifiek



Administratie instellingen

  • Financieel > Processen > Automatische boekingen

Administratie-instellingen > Financieel > Processen > Automatische boekingen > Klantspecifiek


 

Logistieke processen blijven hetzelfde en zijn onafhankelijk van de wijzigingen die in de financiële inrichting van MKG worden aangebracht. Wijzig daarom nooit tussentijds de systeeminstellingen van de financiële inrichting!

 


 

Kenniscentrum | Gerelateerde artikelen: