Hoe boek je een handmatige inkoopfactuur?

Vanuit verschillende andere processen in een bedrijf kan het inkoopproces worden gestart. Bevat een verkooporder producten die direct ingekocht moeten worden? Daalt het voorraadniveau van een artikel onder het aangegeven minimum? Of is er behoefte ontstaan aan materialen of uitbestedingen voor producten in productieorders? Het inkoopproces bestaat uit vier stappen: een order aanmaken, bestellen, de goederenontvangst en het boeken van de inkoopfactuur.

Naast de procesmatige inkoopfactuur kent MKG de handmatige inkoopfactuur. Deze maak je aan voor alle facturen die je ontvangt en die niet voortkomen uit het inkooporderproces. Volg onderstaande stappen om een handmatige inkoopfactuur te boeken.

Stap 1: Maak een nieuwe inkoopfactuur aan

Open de module Inkoopfacturen. Klik op de modulestartpagina op de knop Nieuwe inkoopfactuur

Stap 2: Controleer het dagboek

Elke nieuwe inkoopfactuur staat default op 'handmatig'. Pas eventueel het Dagboek aan naar 'inkopen (handmatig)'. Noteer het boekstuknummer op de fysieke inkoopfactuur.

Stap 3: Vul de inkoopfactuurheader

In de inkoopfactuurheader selecteer je verplicht de Crediteur en vul je verplicht de velden Externe factuurnummer en Factuurdatum. Het veld Totaal bedrag is weliswaar geen verplicht veld, maar we raden je ten zeerste aan dit veld in te vullen.

Stap 4: Maak een inkoopfactuurregel aan

Klik op Inkoopfactuurregel . In het veld Subadministratie selecteer je vervolgens de grootboekrekening, waarop de kosten geboekt moeten worden. In het veld Omschrijving pas je eventueel de omschrijving aan. Vul ten slotte het Totaal bedrag van deze regel in.

Herhaal deze stap voor elke volgende factuurregel die moet worden toegevoegd.

Stap 5: Boek de inkoopfactuur

Controleer in de header of de bedragen in de velden Totaal bedrag en Totaal inclusief btw overeenkomen. Is dat het geval? Klik dan op Opslaan