Inkoopfactuurbeheer

Inkoopfacturen kunnen nu altijd direct in de module Inkoopfactuurbeheer worden geboekt. Je hoeft niet eerst meer in de inkooporderactielijst regels te kiezen voordat er een factuur geboekt kan worden.

Accorderen

Bij het boeken van de inkoopfactuur worden de kosten op een tussenrekening geboekt. Na accordering van de factuur wordt de tussenrekening weer tegengeboekt en de daadwerkelijke boeking gedaan (onderhanden werk, voorraad of kosten).

De facturen kunnen via MKG ter accordering worden aangeboden aan een medewerker (bijvoorbeeld de inkoper). Het factuurcontroleproces kan dus nu worden gedigitaliseerd in MKG.

Als de factuur nog niet geaccordeerd is, is er al wel een open post en een btw-boeking gemaakt. De aangegane verplichting is dus wel geregistreerd.

Fiatteren

Na het accorderen is het mogelijk een fiattering in te stellen, waarmee een inkoopfactuur betaalbaar wordt gemaakt.

De beide processen zijn standaard niet ingericht. Je hoeft dus ook niet te werken met accorderen/fiatteren. Indien je wel gebruik wilt maken van de mogelijkheid voor accorderen of fiatteren, dan is (naast de module Inkoopfactuurbeheer) de module Inkoop pakbon/factuurbeheer van belang.

De module Inkoopfactuurbeheer is te benaderen via Menu Inkoop Inkoopfactuurbeheer. De module is, voor alleen handmatige boekingen, ook benaderbaar via Financieel Handmatige boekingen Inkoopfactuur.

De headergegevens zijn uitgebreid met Betalingscond., Ingave periode, BTW periode, Ingavedatum en Rekening:

Als de inkoopfactuur handmatig wordt ingeboekt, zal Dagboek automatisch gevuld worden. Als er meerdere dagboeken van type 'Handmatig' aanwezig zijn, dan zal dit veld leeg zijn.

• Boekstuk en Dagboek worden vanuit de administratie-instellingen van de procesfactuur gehaald.
• Als een dagboek van het type 'Handmatig' is, dan wordt de inkoopfactuur als een handmatige inkoopfactuur afgehandeld. Inkooporderregels zijn dan ook niet toegestaan.
• Het rekeningnummer wordt overgenomen van de crediteur en zal in de header niet aan te passen zijn. Het rekeningnummer kan in Crediteurenbeheer worden aangepast.

Regelinvoer

In de regels worden de kolommen 'Type' en 'Nummer' altijd weergegeven. Het is mogelijk om te kiezen uit de types 'Grootboek' of 'Inkooporder'. De selectie bepaalt wat er in de details (onderin) wordt getoond. De meest recente keuze van het type wordt opgeslagen als gebruikersinstelling.

Kenmerken type 'Grootboek':

• Gegevens zijn zichtbaar zoals bij handmatige invoer.
• Bedragen worden automatisch uitgerekend.

Kenmerken type 'Inkooporder':

• Gegevens worden getoond zoals bij procesfacturen, slechts het filter is gewijzigd.
• Ook uitbestedingsgegevens worden getoond bij Uitbesteding.
• Alleen inkoopregels met dezelfde crediteur en landcode kunnen in één factuur voorkomen.

Bij 'Inkooporder' is het mogelijk om een inkoopregel te selecteren, maar dit is slechts mogelijk als er een crediteur gevuld is. Omdat het een samengesteld veld betreft, is tekstinvoer niet mogelijk in de inkoopregel. De keuzelijst toont exact dezelfde gegevens als Inkoopactielijst facturen. Er is ook een volgnummer toegevoerd. Deze is te vinden in de kolom 'Volgorde'.

Het tabblad 'Documenten' dat niet aanwezig was bij Procesfactuur, is toegevoegd. Tijdens het maken van de inkoopfactuur wordt de documentenkoppeling tijdelijk opgeslagen. Pas bij het daadwerkelijke opslaan van de factuur wordt de documentenkoppeling gemaakt. Ter herinnering is de volgende vetgedrukte tekst toegevoegd in het scherm 'Document Toevoegen': “Koppeling met inkoopfactuur en relatie worden automatisch gemaakt”.

Actieknoppen

• Opslaan en Accorderen. Tijdens het accorderen zal het rapport automatisch worden afgedrukt. Deze knop zal alleen beschikbaar zijn als in de administratie-instellingen onder het item Inkooporder 'Factuur accorderen actief' is aangevinkt, en de gebruiker rechten heeft op het tabblad 'Accorderen' in Inkooppakbon/Factuurbeheer.
• Verwijderen. Binnen de module Inkoopfactuurbeheer is de mogelijkheid om een inkoopfactuur/open post te verwijderen niet mogelijk. Binnen de module zijn uitgebreide wijzigmogelijkheden beschikbaar, waardoor deze optie ook nauwelijks nodig zal zijn. Wil je toch een inkoopfactuur/open post volledig verwijderen, dan kun je dit doen in de module Verwerken mutaties.
• Inkooporderregels toevoegen. Met deze knop kun je aan een inkoopfactuur regels toevoegen die gekoppeld zijn aan inkooporderregel. De functionaliteit is vergelijkbaar met de actie Factuur boeken in de Inkooporder actielijst, waarbij in dit geval alleen regels worden getoond van de crediteur uit de inkoopfactuur.

Actielijst inkoop

Tijdens het verwerken van een inkoopfactuur verschijnt het tussenscherm, om facturen samen te stellen of te splitsen, niet meer. Bij Verwerken kom je direct in de module Inkoopfactuurbeheer terecht, waar de header zo uitgebreid mogelijk wordt gevuld en de - geselecteerde - inkoopregels worden toegevoegd.

Factuurregels worden gegenereerd per orderregel, pakbonregel en/of partij. Uitbestedingsorderregels worden gegroepeerd per orderregel, al zijn er meerdere pakbonregels.

Module inkooppakbon, tabblad 'Accorderen'

Dit tabblad toont de lijst van factuurheaders die nog geaccordeerd moeten worden. Standaard worden de factureren weergegeven welke toegekend zijn aan de gebruiker. Het veld Accorderen door kan worden gebruikt om facturen toe te wijzen; hier wordt standaard de inkoper in die nst van de crediteur ingevuld. Bij het accorderen wordt, als dit is gedefinieerd in de administratie-instellingen, eventueel een rapport uitgedraaid.

Er worden ook facturen weergegeven die nog niet op naam zijn gezet. Facturen die op naam zijn gezet van andere medewerkers, worden niet weergegeven.

Ook is de knop Wijzig, rechts in het scherm, zichtbaar. Als je hierop klikt wordt Inkoopfactuurbeheer geopend, daar waar de gewenste wijzigingen door te voeren zijn.

Module inkooporder

In de module Inkooporderbeheer kun je via een linkknop direct naar de module Inkooppakbon/factuurbeheer navigeren. In de statusregels wordt weergegeven of inkooporders een voorlopige factuur hebben.

'Accorderen' inrichten

Geaccordeerde inkoopfacturen

Voor geaccordeerde facturen verlopen boekingen als voorheen. Voor versie 25 werden alle facturen direct geaccordeerd; dat is met de nieuwe functionaliteit niet meer het geval. Het wijzigen van handmatige facturen is niet meer toegestaan.

Niet-geaccordeerde inkoopfacturen

Van niet-geaccordeerde inkoopfacturen worden alleen de header, de regels, de orderkosten en de documenten opgeslagen. Er worden geen orderstatusregels gegenereerd; dit vindt pas plaats na het accorderen. Ook vinden er geen NC-boekingen plaats, slechts de totaalbedragen van de inkoopfactuur zullen worden geboekt: deze journaalposten worden niet verwijderd, maar tegengeboekt, waarbij de grootboekrekening uit de crediteurgroep zal worden gehaald. Openstaande posten zullen worden aangemaakt. Bij de openstaande post staat informatie m.b.t. het accorderen. Een openstaande post is niet te betalen en zal niet zichtbaar zijn in het betalingsverkeer. Het wijzigen van de niet-geaccordeerde inkoopfacturen is volledig toegestaan; alles kan aangepast worden.

Als 'Factuur accorderen actief' is aangevinkt, dan dient Crediteurgroep onderhoud te worden ingericht.

Inrichten crediteurengroep

De crediteurengroep moet dusdanig worden aangepast dat deze niet-geaccordeerde bedragen boekt op een tussenrekening. Deze is te vinden onder Inkoop Procestabellen Crediteurgroep. Hierin dient te worden aangegeven welke grootboekrekening gebruikt zal worden voor de tussentijdse boeking van de fiattering van de inkoop.

Aangeraden wordt om een grootboekrekening aan te maken die niet veel verschilt van de reeds bestaande crediteurenrekening.

Inkoopbeheer: index

Gerelateerd

• Inkooppakbon/factuurbeheer
• Inkooporder actielijst