Inlezen bankafschriften

Via de module Betalingsverkeer kunnen de openstaande posten debiteuren en crediteuren snel en eenvoudig worden afgehandeld in plaats van deze één voor één handmatig te verwerken.

Het digitale bankafschrift

Voor het inlezen van bankafschriften heb je een digitaal bankafschrift nodig. Je kunt het bankafschrift downloaden vanuit je bankpakket, zoals van de websites van de Rabobank of ABN-AMRO.

Geef aan over welke periode je het bestand wilt downloaden en in welk formaat. Het formaat dat nodig is om in MKG de openstaande posten kunnen afhandelen, is het ‘CAMT. 053’ formaat. Dit is een xml-bestandstype. Sla dit xml-bestand op in een afgesproken directory, bijvoorbeeld in C:\temp\Betalingsverkeer\, zodat deze via een importscript kan worden geïmporteerd.

Draai ook een pdf-bestand uit over dezelfde periode, zodat je inzicht hebt in de betalingen die zijn gedaan/ontvangen. Op deze pdf staan alle betalingsgegevens, zoals de klantnaam. Ter herkenning zijn deze gegevens (zeker in de beginfase) onmisbaar bij het verwerken van de openstaande posten.

Inrichten van het importscript

Het geautomatiseerd verwerken van deze betalingen en ontvangsten gebeurt via de module Betalingsverkeer. Voordat je een bankafschrift in deze module kunt importeren/selecteren, dien je een importscript te maken. In dit script wordt ingericht waar het bankafschriftbestand staat en onder welke voorwaarden dit bestand geïmporteerd mag worden. Maak hiervoor een importscript aan via de module Importeren.

Vul de onderstaande gegevens in:

Hieronder een toelichting op een aantal velden:

• Categorie. Koppel het script aan een categorie, bijvoorbeeld 'Financieel'.
• Type. Kies het type 'Proces'.
• Toevoegen van het proces. Kies voor het importeren van bankafschriften voor ‘Betalingen’.
• BestandMap. Koppel hier de map/bestand waar het gedownloade bankafschrift staat. Door de bestandsnaam als ‘*.xml’ op te slaan, gaat het importscript kijken in de map C:\temp\Betalingsverkeer en gaat hier op zoek naar een bestand dat als type xml heeft. Aangezien het gedownloade bankafschrift telkens een andere automatisch gegenereerde bestandsnaam kan hebben (bijvoorbeeld ABN-AMRO; inclusief een datum) is deze werkwijze te adviseren. Je ontloopt hiermee ook het probleem (indien het bestand een vaste naam zou hebben) dat opgeslagen bestanden in dezelfde map niet dezelfde naam mogen hebben.
• Import datum formaat. Let op dat deze staat op YY-MM-DD.
• Map ingelezen bestand. Indien het bestand is ingelezen, wordt het bestand verwijderd uit de map C:\temp\Betalingsverkeer en wordt het verplaatst naar C:\temp\Betalingsverkeer\processed.

Koppel op het tabblad 'Velden' het juiste dagboeknummer, waarmee je het dagboek koppelt aan waarop het ingerichte bankafschrift betrekking heeft. In dit voorbeeld dagboek 1.

Importeren bankafschrift in betalingsverkeer

Open de module Betalingsverkeer:

Indien er in de vastgestelde directory (in dit voorbeeld C:\temp\Betalingsverkeer) een xml-bestand staat, verschijnt bovenin dit scherm met rode letters de tekst: ‘1 importbestand(en) beschikbaar’.

Door op Import betaling te klikken zie je de te importeren bestanden staan. In dit geval één.

Kies het bestand dat je wilt importeren door het bestand aan te klikken. Het bestand wordt geïmporteerd.

MKG probeert automatisch de match te maken tussen het ingelezen bankafschrift en de openstaande posten. Deze match wordt o.a. gemaakt op basis van het IBAN dat gekoppeld is aan de ingelezen regels en de debiteur en crediteur uit MKG.

In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat de eerste regel van € 302,84 automatisch gelinkt is aan twee openstaande posten debiteuren met factuurnummers 50150011 en 50140816. De details van de facturen zijn onderin het scherm zichtbaar. Deze regel kan worden verwerkt.

Bij regels waarbij de match niet automatisch gemaakt kan worden, wordt dit zichtbaar gemaakt met een rood cijfer.

De reden dat een match niet gemaakt kan worden, kan bijvoorbeeld zijn dat het IBAN nummer van de betreffende debi- of crediteur niet gevuld, of niet correct is. Door zelf handmatig de juiste keuze te maken, wordt de match alsnog gemaakt.

Een voorbeeld: Bij de omschrijving van regel 3 lees je dat het gaat om een betaling die is gedaan aan een Texaco tankstation. Aangezien het geen debiteur of crediteur is, hoeft hier geen match gemaakt te worden met een debiteur of crediteur, maar zal de betaling lopen via een (kosten)grootboek.

Kies dus voor type 'Grootboek' en selecteer het grootboeknummer (4410 in dit voorbeeld), waarop je deze kosten wilt boeken. De match is gemaakt en het nummer 3 wordt zwart.

Daarnaast kan MKG zo worden ingericht dat wanneer een betaling wordt gedaan aan bijvoorbeeld Texaco, dit automatisch gekoppeld wordt aan een grootboekrekeningnummer, bijvoorbeeld 4410. Dit kan ingericht worden via de knop Herkenningscode, linksboven in het scherm.

Op basis van herkenningscodes kunnen betalingen/ontvangsten automatisch gekoppeld worden aan een grootboeknummer.

Wanneer de match niet gemaakt kan worden en het gaat om een openstaande post, dient de koppeling naar de openstaande posten ook handmatig te worden gemaakt. Gebaseerd op de gegevens uit het infoscherm van de regel…

…en het uitgeprinte bankafschrift kan de informatie worden gehaald om de link handmatig te leggen.

Indien het een betaling van een debiteur is, kies je voor een debiteurbetaling (kolom 'Type'), selecteer je de bijbehorende debiteur (kolom 'Subadministratie') en kies je de bijbehorende openstaande posten.

Door vanuit dit scherm met de rechtermuisknop direct het IBAN op te slaan is de match gemaakt. Bij volgende betalingen van dezelfde debiteur (of crediteur bij een gedane betaling) kan de match wel automatisch gemaakt worden.

Het gebruikte IBAN uit het digitale bankafschrift wordt hiermee opgeslagen bij de betreffende debiteur of crediteur.

De verdere werkwijze is beschreven in de module Betalingsverkeer.

Import en Export: index

Gerelateerd

• Betalingsverkeer bijwerken
• Data importeren in MKG