Werkkostenregeling (WKR)

Algemene informatie

Loon

Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon. Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen

U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.

Loon in natura

U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.

Normbedragen blijven bestaan

U kunt normbedragen blijven gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.

Concernregeling

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.

Administratie

U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook.

Geen loon of geen belast loon voor de loonheffingen:

• Vergoedingen voor intermediaire kosten.
• Voordelen buiten de dienstbetrekking.
• Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon).
• Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt.
• Nihilwaarderingen.

Belastbaar loon voor de loonheffingen (loon van de werknemer):

• Auto van de zaak.
• (Dienst)woning.
• Boetes.
• Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten.
• Vergoedingen en verstrekkingen die u als loon hebt aangewezen. Dit kan ook het bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen zijn.
• Deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets).

Eindheffingsloon: vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte:

• Loon dat u hebt aangewezen als eindheffingsloon en dat gericht is vrijgesteld.

Eindheffingsloon: vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte vallen:

• Alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen. Dit kan ook het deel van gerichte vrijstellingen zijn dat uitkomt boven de normbedragen.
• De volgende 2 verstrekkingen aan postactieve werknemers: a) korting op producten uit eigen bedrijf; b) verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket. Hiervan trekt u af: uw vrije ruimte (1,2% van het totale fiscale loon van uw werknemers). Over het restant betaalt u 80% eindheffing.

WKR in MKG: de eerste aanpassingen

Vanaf versie 26 wordt binnen MKG rekening gehouden met de WKR. Binnen de financiële module van MKG is het mogelijk om de bovengenoemde indelingen van WKR aan te maken, zodat later financiële transacties kunnen worden ingedeeld in één van de vier onderdelen. Onder: Financieel Procestabellen WKR type onderhoud is het volgende te zien:

Wat opvalt is dat het hier al mogelijk is om aan te geven of de bedragen in deze groepen inclusief dan wel exclusief btw zijn. Indien het vinkje 'Inclusief btw' bij een van de soorten aanstaat, dan zullen de bedragen die in deze groep geboekt worden, afgaan van de vrije ruimte van 1,2%.

Nadat deze indeling is gemaakt, is het van groot belang om ook de grootboekrekeningen in te delen op een van deze groepen. Om dit mogelijk te maken is binnen Grootboekrekeningbeheer het volgende veld toegevoegd:

Alle grootboekrekeningen in MKG staan default op ‘Geen WKR’. Indien een grootboekrekeningen anders geclassificeerd is, dan is het mogelijk om deze handmatig in te delen onder een andere groep. In de bovenstaande afbeelding is de rekening Bruto lonen (4000) als voorbeeld genomen. Bedragen die op deze rekening geboekt worden, vallen uiteraard onder de groep WKR loon. Grootboekrekeningen die onder WKR loon vallen zullen worden gebruikt in de berekening van het vrije deel van 1,2% van het fiscale loon. Grootboekrekeningen die aan ‘WKR loon’ zijn gekoppeld kunnen niet in een groep van Werkkostenregeling worden ingedeeld. Alleen als er is gekozen voor ‘WKR specificatie’ dan kan er een keuze worden gemaakt onder welke Werkkostenregeling groep dit valt. Het is ook mogelijk om de optie ‘WKR specificatie’ te gebruiken, waarmee een grootboekrekening handmatig kan worden ingedeeld onder één van de vier WKR typen die aan het begin van deze paragraaf getoond zijn.

Financiële mutaties

Betalingen die via de module Betalingsverkeer gaan kunnen vanaf nu de bedragen classificeren binnen de WKR typen. Als rekening 4000 weer als voorbeeld wordt genomen dan komt dit als volgt eruit te zien:

Indien het grootbroekrekeningnummer juist is ingegeven dan zal rechtsonder in het scherm de WKR indeling verschijnen die bij deze rekening hoort. Op deze manier is het mogelijk om in één oogopslag te controleren welk bedrag ten gunste c.q. niet ten gunste van de WKR wordt geboekt. Daarnaast is het ook mogelijk om het bedrag in dit stadium toe te kennen aan een ander WKR type indien gewenst. Betalingen die moeten worden gesplitst in een deel dat WKR valt en een deel dat buiten WKR valt kan op deze manier zeer gemakkelijk worden afgehandeld. Een betaling van bijvoorbeeld € 1.000 waarvan € 500 binnen WKR en de andere € 500 buiten WKR valt is op de splitsen in twee regels. De ene regel kan gekoppeld worden aan een WKR groep en de andere kan zonder WKR groep worden afgehandeld. Echter, de grootboekrekeningen die zijn ingedeeld als WKR loon zullen binnen Betalingsverkeer niet de mogelijkheid bieden om een type WKR te kiezen. Onder Inkoopfactuurbeheer en Memoriaal boeken bevinden zich dezelfde opties zoals hieronder wordt getoond.

Voorbeeld inkooporderbeheer

In het bovenstaande fictieve voorbeeld is weer rekening 4000 als uitgangspunt genomen en omdat deze rekening onder WKR valt, wordt rechtsonder nogmaals het kader getoond waarin deze kosten kunnen worden ingedeeld. Is een grootboekrekening niet aan een WKR klasse gekoppeld, dan wordt dit kader ook niet weergegeven.

Binnen Memoriaal boeken is hetzelfde principe te zien:

Ook in dit voorbeeld is rekening 4000 gebruikt. Linksonder in het scherm toont MKG onder welke groep deze rekening valt. Dit is slechts informatief en kan op deze plek niet gewijzigd worden.

De mutaties kunnen zoals voorheen worden afgewikkeld binnen module Raadplegen mutaties. Vanaf versie 26 is het mogelijk om onder de knop Wijzig memo… de WKR met terugwerkende kracht toe te kennen aan een bepaalde mutatie nog voordat deze definitief wordt verwerkt. Gebruik daarvoor de volgende velden:.

Al deze mutaties kunnen via rapport 8779 worden opgevraagd. Het rapport houdt rekening met de indeling van verschillende grootboekrekeningen met betrekking tot WKR.

Gerelateerd

• Grootboekrekeningbeheer