Handmatige inkoopfacturen boeken

Wanneer de module Inkoopfactuur boeken wordt geopend zal het volgende scherm verschijnen:

In het bovenste gedeelte van het scherm moeten de headergegevens van de factuur worden ingegeven: de crediteur, het totaalbedrag inclusief btw en de factuurdatum. MKG genereert automatisch een boekstuknummer voor de inkoopfactuur in het systeem. Met dit nummer moet de fysieke factuur gecodeerd worden. Onder de header staan vier tabbladen: 'Grootboek', 'Overzicht', 'Orderkosten' en 'Beheer'.

Tabblad Grootboek

Het middelste en onderste deel van het scherm zijn aan elkaar gelijk: hier kan de regelinformatie van de factuur worden ingevoerd. De minimaal vereiste gegevens zijn: grootboekrekeningnummer, omschrijving en het regelbedrag (bij meerdere regels).

Boeken op productieorder. Het is in MKG mogelijk om handmatige inkoopfacturen in te boeken op een productieorder. Dit is alleen mogelijk op productieorders die nog niet financieel gereedgemeld zijn. Een voorbeeld is een transportverzekering die speciaal wordt afgesloten voor een bepaalde order.

Vaste rekening in stamgegevens. Indien een crediteur altijd gekoppeld kan worden aan een vaste grootboekrekening (bijvoorbeeld 'Verzekeringen' of 'Onderhoud gebouwen') kan in de stamgegevens van de crediteur een vaste rekening worden aangegeven. Bij het inboeken van een handmatige factuur zal MKG deze rekening standaard bij het veld 'Grootboekrekening' presenteren.

MKG haalt de btw-rubriek op van de crediteur die geselecteerd is. Wanneer niets is ingevuld, wordt het hoge btw-tarief gekozen (btw-rubriek 1).

Na invoer en controle van de gegevens wordt de inkoopfactuur opgeslagen met het groene vinkje. Het venster wordt leeggemaakt en het boekstuknummer zal met 1 worden opgehoogd. Het is nu mogelijk om een tweede inkoopfactuur in te gaan boeken.

Zorg ervoor dat de inkoopfacturen gecodeerd worden met het boekstuknummer uit MKG! Het creëert duidelijkheid en traceerbaarheid over de facturen die in het systeem zijn ingeboekt en welke nog niet zijn ingeboekt.

Btw-bedrag opnieuw berekenen. Wanneer een crediteur het lage btw-tarief in rekening brengt op een factuur, heeft MKG bij het bedrag exclusief btw het brutobedrag van de factuur al omgerekend op basis van het hoge btw-tarief. Na het wijzigen van de btw-code op de regel kan met de functietoets F5 het bedrag opnieuw worden berekend. Op het tabblad ‘Overzicht’ zal het bedrag aan btw gepresenteerd worden bij de regel met het lage btw-tarief.

Tabblad Overzicht

Op dit tabblad wordt inzicht verkregen in onder andere het totaalbedrag aan goederen/diensten op de factuur en bijvoorbeeld geboekte orderkosten. Daarnaast kan worden aangegeven welk bedrag als grondslag moet dienen voor de betaling van de factuur. De default waarde hiervoor kan worden vastgelegd op de debiteurenkaart. Tevens kan ervoor worden gekozen om een ‘Advies betaaldatum’ te laten bepalen op basis van de factuurdatum of de factuur ontvangstdatum. Door handmatig een datum in te geven wordt de adviesdatum overruled:

Tabblad Orderkosten

Afhankelijk van het type 'Overige kosten' dat in het systeem is aangemaakt, kan op dit tabblad gekozen worden voor een bedrag dat specifiek op de factuur wordt vermeld. Een voorbeeld hiervan is 'Vrachtkosten bij inkoop'.

Tabblad Beheer

Op dit tabblad kunnen zaken worden gewijzigd die afwijken van de stamgegevens van de crediteur. Dit zou bijvoorbeeld een betalingsconditie of percentage betalingskorting kunnen zijn.

Met op het opslaan van een inkoopfactuur wordt het venster leeggemaakt en het boekstuknummer (indien ingesteld) opgehoogd met 1.

Reeds ingeboekte facturen kunnen worden opgehaald en gewijzigd met in de werkbalk. Met deze knop wordt een lijst gepresenteerd van alle handmatige inkoopfacturen die nog niet definitief verwerkt zijn. Na selectie van de factuur die gewijzigd moet worden, keert MKG terug in het scherm 'Inkoopfactuur boeken' met daarin de opmerking dat een journaalpost gewijzigd wordt:

Nadat de wijzigingen zijn aangebracht kan de journaalpost met het groene vinkje worden opgeslagen.

Inkoopfacturen uit het buitenland zonder btw

Facturen die uit het buitenland worden ontvangen en waarop geen btw is vermeld, moeten wel aangegeven worden op de btw-aangifte. Om dit goed te kunnen doen, is het volgende van belang:

• In de adresgegevens van de relatie is de juiste landcode ingevuld.
• In de stamgegevens van de crediteur is gekozen voor btw-keuze ‘Standaard’.
• Het btw-nummer is niet verplicht, maar wel van belang voor de afhandeling van de btw bij inkopen uit de EU waar de btw verlegd is.
• De btw-verificatiedatum is niet verplicht.
• De btw-code mag alleen leeg blijven, indien de aard van de geleverde goederen ook in Nederland onbelast zou zijn. Bij een leeg veld wordt op de btw-aangifte met de standaard btw gerekend.

Bij het boeken van de factuur wordt aan de hand van de landinstelling automatisch het juiste landtype ingevuld op de factuur:

Op het tabblad 'Overzicht' is te zien hoe de inkoopfactuur in MKG geboekt wordt. Zichtbaar is dat btw berekend wordt en ook weer afgetrokken wordt als voorheffing. Deze berekende btw niet zomaar weghalen of aanpassen, deze bedragen moeten immers ook worden aangegeven in de rubrieken 4a/4b en 5b van de btw-aangifte:

Financieel: index

Gerelateerd

• Betalingsverkeer bijwerken
• Dagboeken
• Overige kosten types: procestabel