Werking en bediening van de report broker

De xml-bestanden kunnen als bron dienen voor het uitvoeren van een rapport, zonder dat dit xml-bestand opnieuw opgebouwd dient te worden. Hierdoor kan de benodigde tijd voor het aanmaken van een rapport verkort worden, omdat het xml-bestand al aangemaakt is. Verder kan hierdoor ook een rapport uitgesloten worden voor het zelfstandig draaien onder de reguliere werktijd. Het gebruik van het eerder, via een batch aangemaakte xml-bestand wordt dan verplicht. Bepaalde rapporten mogen niet of kunnen beter niet overdag worden opgebouwd vanwege de performance of de data die de gebruiker mag aanroepen is beperkt.

Voor het kunnen gebruiken van de xml-gegevens die door een batchtaak klaargezet worden, is een standaard map noodzakelijk. Bij het installeren van MKG wordt deze map niet automatisch aangelegd. Deze map moet aangelegd worden in de MKG applicatiemap op de MKG server: …\mkg\rapporten\xmldata.

Batch rapportage

De xml-bestanden kunnen als bron dienen voor het uitvoeren van een rapport, zonder dat dit xml-bestand opnieuw opgebouwd dient te worden. Hierdoor kan de benodigde tijd voor het aanmaken van een rapport verkort worden, omdat het xml-bestand al aangemaakt is. Verder kan hierdoor ook een rapport uitgesloten worden voor het zelfstandig draaien onder de reguliere werktijd. Het gebruik van het eerder, via een batch aangemaakte xml-bestand wordt dan verplicht. Bepaalde rapporten mogen niet of kunnen beter niet overdag worden opgebouwd vanwege de performance of de data die de gebruiker mag aanroepen is beperkt. Via: Menu MKG XML Rapportage Rapport batch verwerking kan de module Batch rapportage worden geopend:

• Actief. Hiermee kan een batchtaak op inactief gezet worden. Alle instellingen blijven behouden maar de batchtaak zal niet uitgevoerd worden.
• Rapport. Het nummer van het rapport dat uitgevoerd moet worden.
• Uitvoeren op/om. De eerstvolgende datum en het tijdstip waarop de taak uitgevoerd moet worden.
• Herhaal. Hiermee is in te stellen of het uitvoeren van het rapport herhaald moet worden en, zo ja, hoe vaak. Er kan gekozen worden uit een standaard herhalingspatroon of er kan een eigen herhaalpatroon aangemaakt worden. Deze kan aangemaakt worden op basis van een opgegeven aantal minuten, uren, dagen, weken of maanden.
• Uitvoeren als. Hier kan aangegeven worden als welke MKG gebruiker de taak uitgevoerd moet worden. Deze gebruiker zal in het logboek van het rapport opgenomen worden.
• In administratie/Boekjaar. De administratie en het boekjaar waarop het rapport betrekking moet hebben.
• Export. Als het wenselijk is om het rapport op te slaan in een bepaald bestandsformaat, dan kunnen de voorkeuren worden opgegeven door voor Export te kiezen. Velden om de exportlocatie en het gewenste bestandsformaat aan te geven komen hierdoor beschikbaar.

Het spreekt voor zich dat de map die gekozen wordt, toegankelijk moet zijn voor diegene voor wie het rapport bedoeld is. Rechten op servers zijn vaak beperkt voor standaard gebruikers. De netwerkbeheerder kan hierin adviseren.

Instellen van rapportparameters gaat met de knop . De batchtaak kan parameterwaarden meegeven worden die afwijken van de standaard parameterwaarden. Bij een storing binnen de brokertaken is het voor een reset niet voldoende om de report broker te stoppen en te starten. Bij het starten van de report broker zullen alle taken in het verleden direct worden gestart. Dit betekent dat de report broker wordt overspoeld. Om te voorkomen dat hierdoor weer een storingsituatie ontstaat dienen de taken vooraf aan het starten van de report broker, naar hun eigen schema in de toekomst worden verplaatst. Dit kan voor alle taken in één keer met de knop Vernieuw .

De broker kan uitsluitend vanuit de ProControl gestart worden (zie Inrichting van de report broker).

Door middel van de de knop Vernieuw worden alle rapporten opnieuw gepland. Afhankelijk van de reeds ingestelde herhalingspatronen op de batchtaak wordt een nieuwe uitvoertijd en -datum bepaald.

De status van de report broker is van belang indien er batchtaken gedefinieerd zijn. Is de broker niet actief, dan worden de taken niet uitgevoerd. Door de controleknop zal er een infoscherm naar voren komen die de huidige status van de report broker laat zien (zie ook Statuscontrole van de report broker).

Door middel van deze knop kan de report broker gestopt worden. Geplande opdrachten zullen dan niet meer worden uitgevoerd.

Door middel van deze knop kan het rapport direct uitgevoerd worden. Dit is voornamelijk handig om het rapport te testen en het resultaat te beoordelen.

Uitgewerkt voorbeeld

Als voorbeeld is gekozen voor het rapport Voorraadwaardelijst (8650). Reden is dat meestal dit rapport veel records bevat en dus nogal wat tijd in beslag kan nemen voordat het volledig is opgebouwd. Een goed voorbeeld om het nut en de waarde van de report broker-functionaliteit te laten zien. Daarnaast wordt er voor dit rapport een export naar Excel, stap voor stap, als repeterende opdracht ingevoerd.

Om een nieuwe batch te starten wordt gekozen voor Nieuw. Vervolgens kan rapport 8650 gekozen worden. Dit kan door direct een rapportnummer in te geven of met behulp van de zoekloep te zoeken op 'Voorraadwaardelijst'. Als starttijdstip voor het rapport is dagelijks, 06:00 uur gekozen, zodat op het moment dat ’s ochtends het kantoorpersoneel zijn werkdag begint het rapport paraat is, zonder dat de gebruiker het rapport zelf hoeft te starten of erop moet wachten. Als uitvoerder kan iedere MKG gebruiker gekozen worden. Denk bij de keuze aan mogelijke autorisatieconflicten, een gebruiker moet geautoriseerd zijn om het rapport uit te kunnen voeren. Daarnaast dient de administratie en het boekjaar aangegeven te worden. Eerder was gesteld dat in dit voorbeeld het rapport geëxporteerd wordt naar Excel. De map waarin het bestand geplaatst dient te worden moet worden opgegeven. In dit geval is gekozen voor de map 'C:\mkg\documenten\broker'.

Gebruik geen rechtstreekse netwerkmap. Een netwerkstoring zal dan geen gevaren opleveren voor de brokertaken. Maak een map op de server waar de bestanden door de report broker geplaatst worden en deel deze met de gebruikers, zodat ze via een netwerkschijf de bestanden kunnen benaderen.

Als bestandsnaam wordt de rapportnaam opgebouwd uit het administratienummer en uitvoer (export)datum. Zodoende worden eerdere exportbestanden niet overschreven. Het onderstaande scherm geeft een overzicht van de ingevoerde velden.

Uit de invoer van bovenstaand scherm zal in de map 'C:\mkg\documenten\broker' het exportbestand opgeslagen worden onder de opgegeven bestandsnaam. Deze export zal alle velden uit het bewuste rapport bevatten.

Parametergebruik bij batchopdrachten

Bij het uitvoeren van een batchtaak is het niet mogelijk om de gebruiker voorafgaand aan het genereren van het rapport de rapportparameters te laten invullen. De batchtaken worden immers uitgevoerd zonder tussenkomst van een gebruiker. Daarom kan per batchtaak vooraf een invulling ingegeven worden voor de waarden van de verschillende rapportparameters.

Bij het drukken op de knop Parameters wordt het parameter dialoogvenster getoond. Hierin kunnen waarden worden opgegeven. Conform deze invoer wordt de opdracht op het ingestelde tijdstip uitgevoerd.

De opgegeven parameters worden bij de batchtaak opgeslagen. Kopiëren van deze taak is eenvoudig, waarna de parameters kunnen worden gewijzigd.

Alle parameters die bij een rapport/query horen, moeten vooraf worden ingesteld. Er is immers geen dialoog met het scherm op het moment dat het rapport wordt gestart. Het niet of onjuist invullen van een parameter leidt automatisch tot een blokkerende situatie in de report brokerlijst. Staat eenzelfde rapport in meerdere batchtaken klaar, dan heeft dit een risico. Staat de tijd van uitvoer te krap ingesteld, dan kan er een conflict optreden doordat een taak niet toegestaan wordt om zijn eigen xml-bestand te creëren. Dit bestand heeft namelijk dezelfde naamgeving. Hierdoor kan het bestand niet worden aangemaakt, omdat het al bestaande bestand nog gelocked staat. Oplossing kan zijn om de tijd voor de opvolgende taken ruim in te stellen. Een andere mogelijkheid is om unieke namen aan het rapport en de query toe te kennen. Dit kan niet bij het kopiëren van de brokertaak, maar kan uitsluitend door binnen MKG het rapport met bijbehorende query te kopiëren om deze unieke (maar gekopieerde) rapporten vervolgens te selecteren voor een batchtaak.

Rapportage: index

Gerelateerd

• Inrichting van de report broker
• Statuscontrole van de report broker