De waarde van het onderhanden werk bepalen

Om een goed beeld te krijgen van het resultaat aan het einde van een periode dienen er, bij een eenvoudige financiële inrichting van MKG, een aantal handmatige mutaties geboekt te worden. Deze boekingen zorgen voor een zuiver resultaat, voor een overzichtelijke situatie en direct inzicht in de waarde (samenstelling van de waarde) van het onderhanden werk en in veel gevallen voor een situatie, waarin probleemgevallen en/of verkeerde boekingen eenvoudig aangepast kunnen worden.

Onderhanden werk

Bij de financiële basisinrichting worden de OHW- en de vooruitgefactureerde waarde op de OHW-lijst gebruikt om de mutatie te boeken via een memoriaalboeking. Indien de kostprijs van de omzet en het onderhanden werk worden opgesplitst in een materiaal-, machine-, man- en uitbestedingsdeel, dan zou de memoriaalboeking ook op deze manier kunnen worden gemaakt.

Bij een financiële basisinrichting in MKG worden alle inkopen direct op de kostprijs geboekt in de resultatenrekening: het betreft de mutatie van een resultatenrekening en niet van een balansrekening (bijvoorbeeld voorraad gereed product).

Een voorbeeld

Op het overzicht 'OHW op peildatum' is te zien dat er nog een aantal lopende productieorders zijn. Deze lijst is nog niet beoordeeld. Stel dat de waarde van het onderhanden werk op de balans aan het begin van de periode € 35.000 is. De mutatieboeking voor het onderhanden werk wordt dan:

Deze journaalpost kan op deze manier worden ingevoerd in het dagboek 'Memoriaal' onder vermelding van de periode van de mutatie.

Vooruitgefactureerde omzet

Deze mutatieboeking wordt niet door alle bedrijven met een financiële basisinrichting uitgevoerd. De boeking wordt verricht om een zuiver perioderesultaat te creëren. Dat betekent dat de omzet van orders die financieel nog niet gereed zijn, wordt teruggeboekt naar een balansrekening. Aangezien het gaat om een mutatie, kan deze balansrekening zowel bij- als afgeboekt worden. De informatie voor de boeking is tevens terug te vinden op het overzicht 'OHW op peildatum'. Wanneer er aan het begin van de periode een bedrag van € 80.000 op 'Vooruitgefactureerde omzet' in de balans zou hebben gestaan, zou de mutatieboeking er als volgt uitzien:

Op deze manier wordt tegenover het onderhanden werk een bedrag aan vooruitgefactureerde omzet gepresenteerd. Daarnaast wordt in de resultatenrekening de juiste omzet bij de bijbehorende kostprijs gepresenteerd: het resultaat wordt daarmee zuiver.

Termijnplannen sluiten/tussentijds resultaat nemen

In de module Verkooporderbeheer bestaat de functionaliteit Termijnplan. De handleiding Termijnfacturering behandelt de mogelijkheden omtrent de afhandeling van verkooporders met een termijnplan behandeld. Na uitleg over de werking van termijnplannen in MKG worden de belangrijkste instellingen die effect hebben op de afhandeling van termijnplannen behandeld. Ten slotte wordt uitgelegd hoe van de standaard termijnafhandeling kan worden afweken.

De werking van de functionaliteit Termijnplan

Met behulp van deze functionaliteit kan een verkooporder in gedeeltes vooruit gefactureerd kan worden met behulp van termijnen. Uitgangspunt is daarbij is dat de gefactureerde termijnen, in de regel, op de balans worden geparkeerd tot het moment dat:

1. alle termijnen uit het termijnplan gefactureerd zijn en het termijnplan wordt gesloten;
2. alle termijnen gefactureerd zijn en de kosten van de bijbehorende inkoop- en/of productieorder bekend zijn en het termijnplan wordt gesloten;
3. er handmatig wordt bepaald wanneer het resultaat van een termijn wordt genomen.

De hierboven genoemde mogelijkheden behoeven enige toelichting. Om een zuiver resultaat te krijgen aan het eind van een periode zouden vooruitgefactureerde termijnen in de balans geparkeerd moeten zijn, zolang er onderhanden werk tegenover staat. De grootboekrekening waarop deze termijnen geparkeerd moeten worden, staat ingesteld in de administratie-instellingen van MKG.

Hier wordt tevens aangegeven wanneer termijnen gesloten mogen worden: op het moment dat alle termijnen gefactureerd zijn of pas op het moment dat alle termijnen gefactureerd zijn en alle kostprijzen bekend zijn. Met andere woorden, wanneer alle gelinkte productieorders financieel gereed zijn gemeld en wanneer alle gelinkte inkoopfacturen geboekt zijn.

Per verkooporder bestaat de mogelijkheid om tussentijds resultaat te nemen (het overboeken van de in de balans geparkeerde omzet naar de resultatenrekening) toe te staan. Dit kan door in een verkooporderheader het vinkje bij 'Tussentijds resultaat nemen toegestaan' aan te zetten. Wanneer er een termijnfactuur gemaakt is, kan de termijn direct gesloten worden. Door het sluiten van een termijn wordt, op basis van de bovenstaande administratie-instellingen, het gefactureerde bedrag overgeboekt van de balans naar de resultatenrekening.

Maandafsluiting en termijnfacturering

In MKG hoeven er geen handmatige boekingen gemaakt te worden ten aanzien van vooruit gefactureerde termijnen. Het sluiten van termijnen is wel een handmatige actie die ondernomen moet worden. Nadat alle productieorders, die niet meer in het onderhanden werk thuis horen, financieel gereedgemeld zijn, zullen termijnen die gesloten kunnen worden naar voren komen in het tabblad ‘Sluiten’ van de module Termijnfacturering.

Financieel: index

Gerelateerd

• Checklist periodeafsluiting