De boekingsverslagen controleren en de periode sluiten

Nadat alle boekingen geregistreerd zijn, kunnen deze gecontroleerd worden in de financiële module Verwerkingen. Daarnaast kan een proefsaldi- of periodebalans afgedrukt worden, waarbij kan worden aangegeven of niet-verwerkte mutaties gepresenteerd moeten worden. Op deze manier kan het voorlopige resultaat gecontroleerd worden, voordat de mutaties in alle dagboeken definitief verwerkt worden.

Corrigeren

Het wijzigen/ongedaan maken van een gemaakte financiële mutatie kan op twee manieren en is afhankelijk van het dagboek waarin de mutaties zijn gemaakt en of het een procesmatige boeking betreft.

Wanneer het gaat om mutaties in de handmatige dagboeken, het betalingsverkeer of memoriaaldagboek kunnen deze gewijzigd of verwijderd worden. Wanneer het gaat om procesmatige boekingen moeten de mutaties in het bijbehorende proces worden tegengeboekt om te voorkomen dat aansluiting verloren gaat tussen het grootboek en de bijbehorende subadministratie.

De volgende subadministraties dienen bij een financiële basisinrichting vanuit de processen gecorrigeerd te worden:

• Procesmatige verkopen (Verkooporderbeheer). Het gaat hier om het maken van creditfacturen of het compleet storneren van een order.
• Procesmatige inkopen (Inkooporderbeheer).
• Onderhanden werk (Productieorderbeheer/Urenregistratie). Bijvoorbeeld wanneer uren ten onrechte op onderhanden orders zijn geboekt, zullen deze gecorrigeerd moeten worden via de module Urenregistratie van MKG.
• Vaste activa. Voor meer informatie over het maken van correcties in het afschrijvingsplan zie Vaste activa beheer.

Na correctie en controle kunnen de mutaties verwerkt worden. Een aantal tips daarover zijn te vinden bij de volgende stap.

Definitief verwerken

Het verwerken van mutaties is een eenvoudige handeling in MKG. Om te voorkomen dat er mutaties verwerkt worden die nog niet verwerkt mogen worden, hierbij een aantal tips ten aanzien van het verwerken van mutaties.

Verwerk de mutaties per dagboek.

Verwerk de mutaties gefilterd op periode.

Sla het filter op, aangezien deze bij het afsluiten van elke periode terug zal komen.

Door op de knop Verwerk te klikken worden de mutaties verwerkt.

De boekingsperiode sluiten

Na het verwerken van alle mutaties moet een boekingsperiode gesloten worden. Een periode sluiten gebeurt om te voorkomen dat er mutaties worden gemaakt, waardoor het resultaat van een periode wijzigt. Wanneer een periode niet wordt gesloten, zouden bijvoorbeeld de bedragen op de btw-aangifte van een bepaalde periode kunnen wijzigen, omdat er boekingen gemaakt worden in een periode waarvan de definitieve cijfers reeds verstuurd zijn naar de Belastingdienst.

Het sluiten van een periode gebeurt in de financiële procestabel Periode onderhoud. Door het vinkje aan te zetten bij een periode kunnen er financieel geen boekingen meer verricht worden in de betreffende periode.

Deze procestabel wordt ook gebruikt voor het sluiten van een financieel boekjaar! Voor eventuele memoriaalcorrecties kan de periode opnieuw geopend worden door het vinkje bij een periode uit te zetten. Bijvoorbeeld wanneer de (externe) accountant een aantal mutaties aanlevert voor de jaarafsluiting. Vergeet niet om, na het verwerken van correcties, de periode af te sluiten!

Naast het financieel sluiten van een periode moet deze tevens voor de btw worden gesloten. Dit kan op het tabblad 'BTW' van de procestabel Periode onderhoud:

Financieel: index

Gerelateerd

• Checklist periodeafsluiting
• Periode onderhoud: procestabel