Dagboeken

Algemeen

Dagboeken kunnen worden beheerd via het pad: MKG Financieel Stamtabellen Dagboeken. In MKG wordt onderscheid gemaakt in de twee belangrijke soorten dagboeken: handmatige en procesmatige dagboeken. Handmatige dagboeken worden, zoals de naam al zegt, handmatig gevuld met financiële mutaties, bijvoorbeeld memoriaal-, kas- en bank- en in- en verkoopboekingen zonder orders in hun subadministratie. De procesmatige dagboeken worden gevuld met financiële mutaties als gevolg van acties die worden ondernomen in het verkoop-, inkoop-, productie- of voorraadproces. In het geval van een financiële basisinrichting worden er slechts financiële mutaties gemaakt in twee procesmatige dagboeken: Verkoop en Inkoop. De dagboekentabel ziet er (standaard) als volgt uit:

Naast het ingeven van een uniek nummer en een omschrijving aan een dagboek, kunnen op een dagboek de volgende zaken worden ingesteld:

• Type dagboek. Financieel, Inkoop, Memoriaal, Productie of Verkoop.
• Handmatig boeken. Met deze optie kan worden aangegeven of er handmatige boekingen in het dagboek verricht mogen worden.
• Grootboekrekening. In het geval van een type 'Financieel dagboek' moet hier verplicht worden gekozen voor een grootboekrekening.
• Boekstuk toekennen. Bij de dagboeken Financieel en Memoriaal kan hiermee automatisch een boekstuknummer worden toegekend.
• Boekstuk. Hier kan het laatst gebruikte boekstuknummer worden ingegeven. Voor de verkoop en inkoop wordt het factuurnummer gebruikt als boekstuknummer. Voor de productie wordt een boekstuknummer gegeneerd door de software (dit zijn datums).
• Boekstuk ophogen. Moet het boekstuknummer automatisch worden opgehoogd (alleen bij de dagboeken Financieel en Memoriaal).
• Saldo controle. Bij financiële dagboeken kan een rekeningcontrole worden ingesteld.
• Valuta. Selectieveld om de valuta voor dit dagboek te selecteren, indien het hier om een financieel dagboek gaat. Een voorbeeld hiervan is een bankrekening in dollars in plaats van euro's.

Het is niet altijd handig om 'Boekstuk ophogen' aan te zetten op een dagboek. In het bankboek dient het afschriftnummer als boekstuknummer. Op één afschift komen meerdere boekingen voor die niet per boeking opgenummerd hoeven te worden. Voor boekingen in het kas- of memoriaalboek is het ophogen wel een handige functionaliteit.

Procesmatig gekoppelde dagboeken

In de administratie-instellingen is te achterhalen welke dagboeknummer gekoppeld zijn aan processen in MKG. In het onderstaande voorbeeld wordt de standaard van MKG gepresenteerd:

In het geval van financiële basisinrichting zal het niet nodig zijn om de procesmatige dagboeken te wijzigen of te verwijderen. Afhankelijk van het aantal processen dat financieel in gebruik is genomen, worden in de bijbehorende dagboeken financiële mutaties geboekt! MKG maakt deze boekingen ook indien een logistiek proces financieel niet wordt meegenomen, maar deze boekingen zijn niet zichtbaar. In de regel is een administratie dan dusdanig ingericht dat deze boekingen 'onder water' verricht worden op bijvoorbeeld grootboekrekening 9999. Binnen MKG zijn deze boekingen terug te vinden onder de noemer ‘niet opgenomen mutaties’ (MKG Financieel Raadplegen mutaties 'Toon ook niet opgenomen mutaties').

Financieel: index

Gerelateerd

• Grootboekrekeningbeheer
• Betalingsverkeer bijwerken
• Memoriaal boeken
• De boekingsverslagen controleren en de periode sluiten