Een betaalbestand aanmaken en vullen

Een betaalbestand kan niet alleen gebruikt worden voor de openstaande posten, maar ook voor de maandelijkse betalingen van de salarissen. Om een batch aan te maken moet de module Telebankieren worden geopend in het menu 'Financieel' van MKG. Het volgende scherm zal verschijnen:

Via het loepje wordt een bestaande batch opgezocht. Met de knop Nieuw wordt een nieuwe betaalbatch aangemaakt. Het volgende scherm verschijnt om de headergegevens van het betaalbestand in te geven:

In de header moeten de volgende gegevens worden ingevoerd:

• Omschrijving.
• Export formaat: ClieOp3 of SEPA XML.
• Het rekeningnummer waar de bedragen van moeten worden afgeschreven.
• Identificatienummer van de inlezer.
• De muntsoort.
• De gewenste verwerkingsdatum.

Om gebruik te maken van een SEPA-bestand als exportformaat is het van belang dat u op debiteuren en crediteuren geldige IBAN- en BIC-gegevens heeft ingevoerd. Meer informatie over SEPA is te vinden op www.sepa.nl [opent in een nieuw venster].

Na invoer wordt de header vastgelegd met Opslaan. Het scherm zal er als volgt uitzien:

Aan een betaalbatch kunnen met de opties aan de rechterzijde van het scherm, betaalregels worden toegevoegd op de volgende manieren.

Toevoegen

Met de knop Toevoegen kunnen meerdere openstaande posten in één keer worden geselecteerd en toegevoegd aan de betaalbatch. De gebruiker markeert de te betalen posten in het onderstaande scherm:

Indien in dit scherm regels voorkomen met een uitroepteken aan het begin van de regel is dit een waarschuwing dat de bankgegevens niet correct zijn. Het bankrekeningnummer moet geldig zijn (afhankelijk van de instellingen in de tabel 'Banken') en ook moeten de naam en de plaats ingevuld te zijn. Dit kan hier gecorrigeerd worden door de regel te markeren en kiezen voor knop Wijzig, waarna indien gewenst de vaste gegevens van de crediteur automatisch kunnen worden aangepast. De bedragen die van de openstaande posten betaald moeten worden, kunnen worden aangepast door een regel te selecteren en gebruik te maken van de knop Wijzig…. Het volgende scherm verschijnt:

Afhankelijk van de betalingskorting, betalingsconditie en eventueel kredietbeperking zal MKG met een advies komen ten aanzien van het te betalen bedrag van een openstaande post. Wanneer alle openstaande posten geselecteerd zijn, worden deze met de knop Verwerk toegevoegd aan het betaalbestand. Voor het verwerken worden de betalingen gecontroleerd op bankgegevens (bank, banknummer en plaats), bedrag > € 0,00 en of eventuele korting terecht afgetrokken wordt. Betalingen aan dezelfde crediteur worden automatisch verzameld. Indien dit niet gewenst is, moeten deze handmatig gesplitst worden. De betalingen worden als regels per crediteur gepresenteerd. Zie het volgende scherm als voorbeeld:

Indien in dit scherm regels voorkomen met een uitroepteken aan het begin van de regel is dit een waarschuwing dat de bankgegevens niet correct zijn. Bankrekeningnummer moet geldig zijn (afhankelijk van de instellingen in de ‘tabel Banken’) en ook moeten de naam en de plaats ingevuld te zijn. Dit kan hier gecorrigeerd worden door de regel te markeren en kiezen voor knop Wijzig waarna, indien gewenst de vaste gegevens van de crediteur automatisch kunnen worden aangepast.

Een andere reden van dit uitroepteken kan zijn dat de door MKG samengestelde omschrijving veel te lang wordt. Dit kan ontstaan als veel facturen tegelijk betaald worden aan één crediteur. Dit kan opgelost worden door de omschrijving van de betaling handmatig aan te passen of door de betaling te splitsen in meerdere kleinere betalingen met behulp van de hieronder beschreven knoppen.

Nieuw

Met de knop Nieuw kunnen handmatige betalingen aan onbekenden, debiteuren, crediteuren en medewerkers worden toegevoegd. Afhankelijk van de gekozen optie in het eerste veld ‘Betaling aan’ worden er velden aan dit venster toegevoegd. In dit scherm moeten de volgende zaken worden opgegeven:

• Aan wie er betaald wordt: debiteur, crediteur of medewerker.
• De grootboekrekening waarop geboekt moet worden.
• Eventueel een kostenplaats.
• Of het bedrag in- of exclusief btw is.
• Het bedrag.
• De bankgegevens van de begunstigde.
• Bij het gedeelte 'Omschrijving' kan informatie over de betaling worden meegegeven voor de begunstigde.
• Eventueel de productieorder waaraan de betaling gekoppeld moet worden.

In het onderstaande scherm een voorbeeld van een handmatige betaling in een betaalbatch:

Na het opslaan wordt de betaling als regel toegevoegd aan het betaalbestand. In het overzicht van het betaalbestand zijn een aantal knoppen actief. De functies van deze knoppen:

• Verzamelen. Met deze knop worden de regels in een betaalbestand opnieuw verzameld.
• Nieuwe verz.... Hiermee wordt een betaling in een aparte verzameling gezet. Dit kan door de betaling te selecteren.

Door vervolgens te klikken op de knop Nieuwe verz... zullen de verzamelde regels worden gesplitst:

Er is nu een extra regel aangemaakt waaronder de geselecteerde betaling geplaatst wordt. Met de knoppen Knippen en Plakken kunnen betalingen verplaatst worden onder de verschillende regels. De onderste knop Info kan gebruikt worden om alle openstaande posten op te halen; de module Open posten crediteuren wordt hiermee geopend.

Financieel: index

Gerelateerd

• Een salarisbatch aanmaken
• Een betaalbestand opslaan