Verkooporderbeheer

Bij het doorzetten van een offerte naar een order hoeven niet alle gegevens van de klant en de offerte opnieuw te worden ingevoerd, maar worden de gegevens gekopieerd van de module Verkoopoffertebeheer naar de module Verkooporderbeheer. Op die manier ontstaat er link tussen de twee processen en wordt er geen tijd verspild aan het vastleggen van informatie die al een keer is vastgelegd. Daarnaast wordt met het doorzetten naar een verkooporder het offerteproces afgesloten.

In het onderstaande scherm wordt de module Verkooporderbeheer getoond. Daarbij is een order geselecteerd die is voortgekomen uit een aanbieding uit het offerteproces.

Toelichting op de modulespecifieke iconen in de werkbalk

•  Documentenbeheer openen.
•  Een termijnplan aanmaken of onderhouden voor een verkooporder.
•  De 'Verkooporder actielijst' openen.
• Een nieuwe verkooporder aanmaken door een bestaande offerte of order te kopiëren.
• Invoeren van de centraal aanpasbare parameters.
• Activiteitenbeheer/nieuwe activiteit.

Verkooporderheader

Een nieuwe verkooporder maken begint met het aanmaken van een verkooporderheader met de knop Nieuw in de werkbalk van de module Verkooporderbeheer. Aangemaakte headers mogen gewijzigd worden.

Tabblad Algemeen

• Verkooporder. Het ordernummer wordt automatisch gevuld bij het aanmaken van een nieuwe verkooporder. Na het klikken op de knop  Opslaan is het niet meer mogelijk om dit nummer aan te passen.
• Debiteur. Hier kan de debiteur ingevuld worden die de order heeft geplaatst. Dit is een verplicht veld.
• Relatie. Hier wordt automatisch de gelinkte relatie ingevuld.
• Contactpersoon. Wordt automatisch gevuld met de contactpersoon die als voorkeur de verkooporders ontvangt, die is ingevuld bij contactpersonenonderhoud in de module Relatiebeheer.
• Project. Wanneer er gewerkt wordt met projecten, wordt het projectnummer opgezocht of ingegeven. Door gebruik te maken van projecten wordt het mogelijk om inkoop-, verkoop- en productieorders te bundelen. Met additionele rapportage is het mogelijk om inzicht te verkrijgen in projecten.
• Onze referentie. Hier kan een omschrijving of sleutelwoord ingegeven worden dat het terugzoeken van de order in de toekomst gemakkelijker maakt. Deze referentie wordt ook gepresenteerd op de opdrachtbevestiging.
• Uw referentie. De referentie van de aanvrager. In de praktijk is dit meestal het inkoopordernummer van de klant. MKG controleert op aanwezigheid van dubbele referenties van de klant.
• Extern ordernummer. Wanneer een klant gebruikmaakt van, zowel een omschrijving, als een extern ordernummer, moet dit veld gebruikt worden.
• Gewenste leverdatum. Uiterste datum waarop de producten geleverd moeten worden. Bij wijzigen van daadwerkelijke leverdatum is zodoende terug te zien wanneer de eigenlijk gewenste leverdatum was. Met deze datum wordt geen rekening gehouden in de planning.
• Leverdatum. Uiterste datum waarop de producten geleverd moeten worden. Deze datum wordt gebruikt bij het plannen van een order.
• Transportdatum. De datum waarop goederen verzonden moeten worden. Deze datum kan handmatig worden ingevoerd of automatisch worden bepaald door van de leverdatum het aantal transportdagen (informatie op de adresregel van de relatie) af te halen.
• Verkoper. De verkoper die verantwoordelijk is voor deze verkooporder. Dit veld kan gevuld worden op basis van de verkoper die is ingevuld op de stamgegevens van de debiteur of aan de hand van de aangemelde gebruiker.
• Valuta. De valuta die gebruikt wordt bij deze order.
• Opdrachtbev. layout. De lay-out van de opdrachtbevestiging die gebruikt wordt bij deze verkooporder.
• Facturatie koers. Ingave van de koers die op het moment van factureren gebruikt moet worden: de orderdatum, de afleverdatum, of de factuurdatum.
• Verkoopordertype. Het type verkooporder waar deze verkooporder onder valt.
• Taal. De taal waarin deze order wordt behandeld. Deze taalkeuze wordt uit de gegevens van de debiteur opgehaald.
• Deellevering. De manier van deellevering voor deze verkooporder.
• Deelfacturering. De manier van deelfacturering van deze verkooporder.
• Tussentijds resultaat nemen toegestaan. Wanneer dit vinkje wordt aangezet, is het mogelijk om termijnen te sluiten voordat de order compleet gereed is. De gefactureerde waarde verschuift daarmee van de balans naar het resultaat.
• Aanhef brief. Veld gekopieerd van de gekoppelde persoon uit personenonderhoud van de relatie.
• Opdrachtbevestiging intern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden voor interne communicatie (wordt niet getoond op de verkoopopdrachtbevestiging).
• Opdrachtbevestiging extern. Memoveld waar tekst ingezet kan worden die gecommuniceerd moet worden naar de klant (komt terug op de opdrachtbevestiging).

Tabblad Detail

• Leveringscond.. De leveringscondities van de producten.
• Leveringscond. memo. Het memoveld van de leveringsconditie.
• Verzendmethode. De verzendmethode van de producten.
• Pakbon layout. De pakbon lay-out die gebruikt wordt voor deze order.
• Land. Afleverland van de producten.
• Afleverrelatie. De relatie waar de producten afgeleverd worden.
• Afleveradres. Adres- en contactpersoonsgegevens bepaald door de vinkjes bij Relatiebeheer. Door middel van de pijltjes rechts van contactpersoon en adres, kan er handmatig gekozen worden voor een andere contactpersoon of een ander afleveradres. Ook bestaat de mogelijkheid om handmatig andere gegevens in te typen.
• Pakbon intern. Memoveld waar tekst ingezet wordt voor interne communicatie.
• Pakbon extern. Memoveld waar tekst ingezet wordt die gecommuniceerd moet worden naar de klant (komt terug op de pakbon).
• Betalingscond.. De betalingsconditie die bij facturatie van toepassing is.
• Kredietbeperking. Percentage en aantal dagen dat er kredietbeperking wordt toegekend.
• Betalingskorting. Het percentage betalingskorting dat van toepassing is.
• Factuur layout. De factuur lay-out die gebruikt wordt bij deze order.
• Factuurdebiteur. De debiteur waaraan gefactureerd wordt.
• Factuuradres. Adresopbouw die is samengesteld op basis van de gegevens die zijn ingegeven in de module Relatiebeheer. Door middel van de pijltjes rechts van contactpersoon en adres, kan er handmatig gekozen worden voor een andere contactpersoon of ander adres. Ook bestaat de mogelijkheid om handmatig andere gegevens in te typen.
• Factuur intern. Tekstveld ter ondersteuning van interne communicatie over de factuur.
• Factuur extern. Tekstveld om extra informatie in op de header van een factuur te vermelden.

Tabblad Prijzen

• Orderkorting (geen afspraak). Hier kan een kortingspercentage worden ingegeven. Wanneer er afspraken aanwezig zijn, zal hier automatisch een waarde getoond worden en zal de afspraak benaderbaar zijn door te klikken op de blauwe tekst Orderkorting.
• Totaalprijs aanbieden. Wanneer dit vinkje wordt aangezet, zal er een verkoopopdrachtbevestiging gegenereerd worden zonder prijzen achter de regel. Alleen het totaalbedrag wordt getoond.

Verkooporderregel

Wanneer een nieuwe verkooporderregel wordt aangemaakt, of een bestaande regel gewijzigd wordt, verschijnt het volgende scherm:

Toelichting op de iconen in de werkbalk

• De versnelde rekenmethode (VRM) gebruiken om materialen volgens een formule en materiaalsoort te specificeren.
• Specificaties invoeren op de actieve orderregel.
• Het scherm 'Serieprijzen' openen om serieprijzen in te voeren op de geselecteerde regel.
• Het scherm ‘Prijs bepalen’ openen om de prijsopbouw van een offerteregel te bekijken en/of aan te passen.
• Documenten koppelen of onderhouden die aan de geselecteerde offerteregel zijn gekoppeld. Dit betreft het oude documentbeheer. Wanneer dit is uitgeschakeld in de administratie instellingen is dit icoon niet zichtbaar.
• Direct aangeven op welke manier in de behoefte van een verkooporderregel moet worden voorzien.
• Een nieuwe prijsafspraak wanneer er een artikel op de orderregel wordt gebruikt.
• Van een omschrijvingsregel een artikel maken.

De velden van de verkooporderregel

• Artikel. Via de 'Artikel zoeklijst' is het mogelijk om op een orderregel een artikel te selecteren. Het woord Artikel is direct een link naar een scherm met actuele informatie over lopende zaken rondom een artikel.




• Formule. Wanneer een verkooporderregel is ingezet als VRM, verschijnt hier de bijhorende formule.
• Omschrijving 1 t/m 3. Om een artikel te omschrijven zijn drie velden van 40 karakters beschikbaar. Mocht dat onvoldoende zijn, dan biedt het veld Memo extern uitkomst voor meer beschrijvingsruimte.
• Referentie. Uw referentie die is overgenomen uit de orderheader.
• Tekening. Het tekeningsnummer van het product.
• Revisie. Revisienummer van de tekening.
• Pos.. Het positienummer van het product op een samenstellingstekening.
• Gewenste leverdatum. Datum waarop de aanvrager de producten geleverd wil hebben. Wanneer de daadwerkelijke leverdatum wijzigt, is op die manier terug te zien wat de gewenste leverdatum was. Met deze datum wordt geen rekening gehouden in de planning.
• Leverdatum. Afgesproken leverdatum. Deze datum wordt gebruikt binnen de planning in MKG.
• Transportdatum. De datum waarop goederen verzonden moeten worden. Deze datum kan handmatig worden ingevoerd of automatisch worden bepaald door van de leverdatum het aantal transportdagen (informatie op de adresregel van de relatie) af te halen.
• Order aantal. Aantal producten dat besteld wordt.
• Adviesprijs variabel. De variabele verkoopprijs, ingevuld op het artikel in de module Artikelbeheer.
• Adviesprijs eenmalig. Prijs die eenmalig wordt berekend, ongeacht het aantal producten. De prijs staat ingevuld op het artikel in de module Artikelbeheer.
• Adviesprijs. Adviesprijs van het product. De adviesprijs wordt bepaald op basis van een gekoppelde calculatie, of op basis van prijsafspraken.
• Bruto. De bruto verkoopprijs van het product en de eenheid.
• Korting. Korting in euro’s of percentage per eenheid.
• Netto. De netto verkoopprijs van het product (Bruto –/– Korting).
• Subtotaal. Aantal producten, netto.
• Opties. Totaalbedrag van de opties die onder de geselecteerde orderregel hangen.
• Specificaties. Totaalbedrag aan specificaties op deze orderregel.
• Totaal prijs. De uiteindelijke prijs van de regel.
• Volgorde. De volgorde waarop de verkooporderregels getoond moeten worden.
• Certificaat. Mogelijkheid tot koppelen met een certificaat.
• Memo intern. Tekstveld voor interne communicatie over de regel.
• Memo extern. Tekstveld dat gebruikt wordt om een uitgebreide beschrijving of standaardteksten te presenteren op de opdrachtbevestiging.
• Voorraadgroep. Voorraadgroep waar product aan gekoppeld is (zie Voorraadgroepen: procestabel).
• Verkoopgroep. Verkoopgroep waar product aan gekoppeld is (zie Verkoopgroepen: procestabel).
• BTW. BTW-percentage dat van toepassing is op de orderregel.
• Intrastatcode. Intrastatcode van het product. Wordt gebruikt bij transport over de grens.
• Verlegde dienst. Met dit vinkje wordt aangegeven dat het gaat om een verlegde dienst binnen de EU. Gebruik van dit vinkje zorgt ervoor dat de regel als verlegd binnen de EU op de BTW-aangifte komt. Daarnaast wordt deze gerubriceerd als Dienst op de ICP-aangifte. Bij gebruik van een artikel wordt deze instelling vastgelegd op het artikel en kan het niet gewijzigd worden op de offerte- of orderregel.
• Nettoprijs. Nettoprijs van het product (= Bruto – calculatie% – dekkings%) of de nettoprijs van een artikel, zoals deze is vastgelegd in de module Artikelbeheer. Bij gebruik van een omschrijvingsregel wordt de waarde bepaald aan de hand van de prijsopbouw in de administratie-instellingen, of wordt de waarde handmatig ingegeven.
• Parameters. Lijst met parameters gerelateerd aan de stuklijst van het artikel dat voor deze regel gekozen is. Zijn er geen parameters, dan zal er geen lijst getoond worden.

Tabblad Eenheden

Op dit tabblad kunnen eenheden gevuld worden met betrekking op het product. De aantallen worden automatisch gevuld vanuit het eerste tabblad. Wanneer een artikel wordt ingezet, worden de eenheden vanuit het artikel gepresenteerd.

Verkooporder actielijst

In de 'Verkooporder actielijst' worden regels in de verkooporders per status getoond. Vanuit de actielijst bestaat de mogelijkheid om een actie op meerdere verkooporder regels (van verschillende orders) uit te voeren. Het aantal actiebladen dat getoond wordt, is afhankelijk van de inrichting van het Status-en-actiemodel van de administratie.

Verkoopbeheer: index

Gerelateerd

• Debiteurenbeheer
• Artikelbeheer
• Verkoopoffertebeheer
• Productieorderbeheer
• Inkooporderbeheer