Borg je eigen processen en afspraken in MKG

Hoe borg je je gegevens en processen in MKG?

Het uitgangspunt voor dit webinar: de standaard inrichting van MKG is niet altijd toereikend voor de bedrijfsspecifieke processen en workflow. Om controle te houden over jouw data kun je deze met behulp van de functionaliteiten Veldvalidatie en Gebruikers procesmeldingen contextafhankelijk maken. Met andere woorden, aan laten sluiten bij jouw specifieke situatie.

Voor wie is dit webinar bedoeld?

Ben je in jouw organisatie belast met de workflow of verantwoordelijk voor interne bedrijfsprocessen? En lukt het niet altijd om deze met het status-en-actiemodel van MKG in te richten? Dan is dit webinar misschien interessant voor je.

Veldvalidatie

Met veldvalidatie valideer je de inhoud van bepaalde velden in MKG. De inrichting gebeurt per veld en kan verplichtend, waarschuwend of informatief zijn. In MKG zijn deze velden respectievelijk rood, oranje of blauw omrand. Is een veld correct gevuld, dan zal dit veld groen omrand zijn. Veldvalidatie is mogelijk met en zonder conditie.

• Zonder conditie. Stel dat in jouw organisatie is afgesproken dat een offerte altijd een geldigheidsdatum moet hebben. Veldvalidatie helpt om dit soort gegevens in MKG te kunnen borgen. De functionaliteit is per veld in MKG in te richten, in dit voorbeeld door iedereen die beheerder is.
• Met conditie. Stel dat in jouw organisatie is afgesproken dat de transportdatum vóór de leverdatum moet liggen in het geval van een DHL-bezorging. Ook hier helpt veldvalidatie om dit soort gegevens te borgen, in dit geval op basis van een conditie. Een veldvalidatie met conditie is alleen in te richten door een MKG BI/Business-consultant.

Gebruikers procesmeldingen

Met gebruikers procesmeldingen bewaak je je bedrijfsproces. Deze functionaliteit is een aanvulling op het status-en-actiemodel in MKG. Gebruikers procesmeldingen zijn meldingen die blokkerend of signalerend zijn op basis van een trigger, waarna MKG in het proces een actie uitvoert. Deze actie kan bestaan uit alleen een procesmelding of een procesmelding gekoppeld aan een activiteit. Omdat bij gebruikers procesmeldingen altijd sprake is van een conditie, zijn deze alleen in te richten door een MKG BI/Business-consultant.

• Zonder activiteit. Stel dat in jouw organisatie is afgesproken dat een productieorder altijd een tekeningdocument moet bevatten. Via een gebruikers procesmelding is in te richten dat er een blokkerende melding wordt getoond, indien de actie In productie nemen wordt uitgevoerd zonder gekoppelde tekening. Nadat het document succesvol is gekoppeld, wordt de blokkade opgeheven en komt de actie beschikbaar.
• Met activiteit. Stel dat in jouw organisatie is afgesproken dat inkooporders boven de € 10.000 geaccordeerd moeten worden door de afdeling Finance. Ook hier wordt een blokkerende melding getoond, in dit voorbeeld in combinatie met een activiteit die wordt getoond op het scherm van iemand uit de gebruikersgroep 'Financieel'. Nadat deze collega de activiteit heeft gereedgemeld, wordt de blokkade opgeheven en kan de actie uitgevoerd worden.

Meer voorbeelden

De voorbeelden die in dit webinar zijn behandeld, zijn slechts enkele van de vele mogelijkheden van veldvalidatie en gebruikers procesmeldingen. Bekijk ook dit artikel met video's van twee voorbeelden: Stuklijst vrijgeven bij een afwijkende revisie en Niet kunnen bevestigen zonder tekening. Andere toepassingen:

• Bij SCSN orders dient het veld Uw referentie verplicht gevuld te zijn.
• Is er een dispuut op een debiteur? Dan dient er een blokkade te zijn bij het versturen van een opdrachtbevestiging.
• Handmatige inkoopfacturen mogen alleen gefiatteerd worden door een specifieke gebruiker.
• Open posten met de betalingsconditie 'Automatische incasso' mogen niet toegevoegd kunnen worden aan een internetbankierbatch.

Autorisatiematrix

Veldvalidatie en gebruikers procesmeldingen kunnen in ieder proces worden toegepast. Het is wel belangrijk dat je vooraf goed hebt nagedacht, beschreven en uitgetekend welke velden in MKG moeten worden gevalideerd of welke actie(s) in MKG moet(en) worden gesignaleerd of geblokkeerd, voordat we dit bij je kunnen gaan inrichten.

	Beheerder	MKG-consultant
Veldvalidatie (zonder conditie)
Veldvalidatie (met conditie)
Gebruikers procesmeldingen

Tijdens het webinar gestelde vragen

Kun je een procesmelding krijgen bij het definitief verwerken van uren, zodra de NC-uren op 90% van de VC-uren ligt?

Dat kan zeker! Op dit moment is het het handigst dat op eindproductniveau een LDM-veld gemaakt wordt dat een true of false geeft als het over de 90% NC gaat. Vervolgens zal met een procesmelding de conditie op basis van dit veld ingesteld worden en zal er een signalerende melding kunnen komen. Overigens is de functionaliteit 'Gebruikers procesmeldingen' hier niet voor nodig. Je kunt ook alleen het LDM-veld laten maken en vervolgens voorwaardelijke opmaak instellen bij de actie Definitief verwerken. Dit kan ook al voldoende signaleren.

Krijgt de inkoper een automatische melding dat de inkooporder akkoord is?

Er komt momenteel geen melding terug naar de originele aanmaker van de inkooporder. Dit kan wel ingesteld worden, maar dan moet de inkoper ook die activiteit weer gereedmelden. Het kan ook door bijvoorbeeld in de actielijst met voorwaardelijke opmaak een groene kleur te geven aan de inkooporderregels waarbij de activiteit van afdeling Financieel is afgerond.

Als de afdeling Verkoop een verkooporder heeft aangemaakt, kun je dan een trigger maken voor de afdeling Werkvoorbereiding, zodat ze er daar een productieorder van kunnen maken?

Dat kan zeker! De trigger kan dan zijn: "Is de verkooporderregel in de status Herbevestigen." Dat betekent dat de verkooporderregel één keer is bevestigd naar de klant en dat kan het moment voor een werkvoorbereider zijn om een productieorder aan te maken.

Is het niet kunnen toevoegen van een automatische incasso aan een betaalbatch door een beheerder in te stellen?

Nee. Het niet toevoegen van een automatische incasso aan de betaalbatch is op basis van een conditie en zal als gebruikers procesmelding door een MKG-consultant ingericht moeten worden.

Is veldvalidatie ook te gebruiken voor parameters?

Als het gaat om parameters op de verkoopofferte- en verkooporderregel, is dit op dit moment nog niet mogelijk.

Komt veldvalidatie met conditie in de toekomst ook voor beheerders beschikbaar?

Momenteel zijn er geen plannen om deze functionaliteit breder beschikbaar te maken.