Een inkoopfactuur is al aangemaakt, maar moet nog worden gewijzigd

Probleem

Soms wordt een inkoopfactuur al opgeslagen en blijkt later dat er een fout is gemaakt of dat er nog wijzigingen moeten worden doorgevoerd.

Oplossing

Check om wat voor soort inkoopfactuur het gaat om te zien wat de mogelijkheden zijn. Afhankelijk daarvan kun je de factuur rechtstreeks aanpassen of via een omweg (vaak met een creditinkoopfactuur). Dit zijn de opties:

• Procesmatige inkoopfactuur met gebruik van accorderen
  • De factuur kan worden gewijzigd totdat deze geaccordeerd is, daarna niet meer.
  • Als deze al geaccordeerd is, kun je van de inkoopfactuur een creditnota maken en vervolgens handmatig een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.
• Procesmatige inkoopfactuur zonder gebruik van accorderen
  • Zodra de factuur is opgeslagen, kun je geen wijzigingen meer maken.
  • Correctie is wel mogelijk door van de inkoopfactuur een creditnota te maken en vervolgens handmatig een nieuwe inkoopfactuur aan te maken.
• Handmatige inkoopfactuur met gebruik van accorderen
  • De factuur kan worden gewijzigd totdat deze geaccordeerd is, daarna niet meer.
  • Als deze al geaccordeerd is, kun je van de inkoopfactuur een creditnota maken en vervolgens handmatig een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.
• Handmatige inkoopfactuur zonder gebruik van accorderen
  • Als de betaling nog niet gefiatteerd en verwerkt is, kan de inkoopfactuur nog worden gewijzigd. Hiervoor  moet je de betaling uit het bankafschrift verwijderen, de inkoopfactuur wijzigen en vervolgens de betalingsregel opnieuw aanmaken.
  • Als de betaling al wel gefiatteerd en verwerkt is, kun je van de inkoopfactuur een creditnota maken en vervolgens handmatig een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.

Zo maak je een creditinkoopfactuur

1. Maak een handmatige inkoopfactuur aan.
2. Vul het grootboeknummer in waarop de kosten van de oorspronkelijke factuur geboekt zijn.
3. Vul een negatief bedrag in en sla de factuur op.
4. Maak handmatig de juiste debetfactuur aan.
5. De oude factuur en de creditfactuur kun je nu met een memoriaalboeking afletteren.