Hoe gebruik je de zoekfuncties van MKG?

De zoekbalk

Rechtsboven in MKG vind je de zoekbalk. Deze zoekbalk is altijd zichtbaar en is vanuit elk scherm in MKG te gebruiken, ongeacht of je werkt vanuit de MKG Startpagina of al in een module aan het werk bent. Door hier een zoekterm in te geven geef je MKG opdracht om dwars door het hele programma naar overeenkomende data te zoeken, bijvoorbeeld een tekeningnummer, een deel van een omschrijving, een artikelcode, een debiteur. Het is daarmee vergelijkbaar met de Google-functie.

Via het tandwiel in de zoekbalk heb je de mogelijkheid om zelf de zoekinstellingen te bepalen. Bij het eerste gebruik of zonder wijziging gelden de vooraf ingestelde zoekwaarden die door MKG zijn bepaald. Deze kunnen dus aangepast worden. Dit wordt ook aanbevolen; verschillende functies vragen immers om verschillende zoekresultaten.

• Door in het Zoeken op-veld de naam van een module in te voeren kun je deze module toevoegen aan de lijst met 'Documenten', waarin gezocht wordt. Klik de naam van de module aan en klik op het plus-icoon, waarna de module zal worden toegevoegd.
• De lijst met Documenten toont de modules waarin MKG de ingegeven zoekterm zal ophalen. Door een document aan te klikken en vervolgens op de ‘prullenbak’ te klikken, wordt de betreffende module niet meegenomen in de zoekresultaten.
• Gebruik het veld Volgorde om de geselecteerde modules te rangschikken. Bijvoorbeeld: wat vaak wordt opgezocht staat bovenaan, waar minder naar gezocht wordt onderaan.
• Met de toewijzing van velden in het veld Zoeken op wordt gericht gezocht naar de zoekterm. Selecteer hier de juiste velden die in deze module beschikbaar zijn. Als deze niet direct zichtbaar zijn in lijst, kan de naam van het veld getypt worden om deze te tonen en toe te voegen aan de zoekinstellingen.
• Je hebt de mogelijkheid om de gevonden zoekresultaten te sorteren, bijvoorbeeld van oud naar nieuw (datum) of van hoog naar laag (getal). Vul in dit veld in op welk veld gerangschikt moet worden, het veld Sorteer volgorde bepaalt dan wat bovenaan getoond wordt in de lijst met zoekresultaten.
• Bij Omschrijving kan ingesteld worden hoe de zoekresultaten getoond worden, als een soort samenvatting.
• Het Aantal resultaten per module kan bepalend zijn voor het succesvol vinden van wat er gezocht wordt. Immers, hoe meer zoekresultaten zichtbaar worden die voldoen aan de ingevoerde zoekterm, des te groter de kans dat wat gezocht wordt ook gevonden wordt. Maak een bewuste keuze van het aantal zoekresultaten om het systeem niet onnodig te belasten en daarmee te vertragen.
• Eventueel is er nog een informatieformulier beschikbaar. Deze kan indien gewenst ook gekozen worden, maar heeft geen invloed op de zoekresultaten.

Zoeken op de modulestartpagina

Elke procesmodule in MKG bevat een eigen startpagina, herkenbaar aan het icoon van een huisje in de navigatiebalk. Ook op deze plek bestaat de mogelijkheid om te zoeken. Echter, nu wordt alleen binnen de geopende module gezocht. Dit kan door in het zoekveld een zoekterm in te geven, bijvoorbeeld ordernummer, referentie of debiteurnaam.

Via de 'Opties' - zie onderaan de zoeklijst - kun je ervoor kiezen om alleen naar actuele gegevens (= actief) te zoeken of juist naar alle gegevens. Door de opties open te klikken opent een nieuw venster waarin de instellingen aangepast kunnen worden.

• In het veld Zoeken op kun je velden kiezen, waarin de opgegeven zoekterm terug moet komen. Door in het witte vlak te klikken opent de lijst met andere velden die ook nog beschikbaar zijn om het zoekgebied uit te breiden. De voorwaarde ‘Bevat’ geeft de meeste zoekresultaten, omdat de zoekterm anders precies overeen moet komen.
• Bij Sorteer op wordt gekozen waarop de zoekresultaten gerangschikt worden, in combinatie met de volgorde. Door het aantal resultaten te verhogen verleng je de lijst met zoekresultaten, waardoor de kans groter is dat gevonden wordt wat je zoekt.
• Door een MKG veld te kiezen bij Omschrijving wordt veelal de meeste informatie getoond in de zoekresultatenlijst. Indien dit veld niet de juiste informatie toont of aangepast moet worden, dan kan dat door zelf de benodigde gegevens te verzamelen met een formule.

De overige velden bieden extra mogelijkheden, maar hebben geen invloed op de zoekresultaten en worden daarom niet nader toegelicht.

Uitgebreid zoeken

Met de 'Uitgebreid zoeken'-functie heb je de mogelijkheid om met filters een specifiekere zoekopdracht op te geven. De functie vind je in MKG op twee plaatsen: op de modulestartpagina en in de module zelf.

Op de modulestartpagina

Door de pagina te vernieuwen worden alle items geladen in de lijst, ongeacht de status. Door bijvoorbeeld een filter toe te passen op 'Historisch' maak je een selectie op bijvoorbeeld alleen de actuele verkooporders. Is de gezochte verkooporder gevonden, dan kan de regel in de lijst gemarkeerd worden via het pijltje. Met een dubbelklik of via de knop Selecteer open je de order en worden ook de bijbehorende regels zichtbaar.

Indien er een filter is toegepast, bijvoorbeeld op debiteur, dan kan een gewenste order ook geopend worden door te kiezen voor Zoekresultaat toepassen. De lijst met gefilterde zoekgegevens blijft dan in beeld als de module geopend wordt en is daarna verder te gebruiken vanuit de module zelf.

In de module

Als de module al in gebruik is, kun je rechtsboven kiezen voor de knop Uitgebreid zoeken. Er opent dan een uitbreiding van het scherm aan de linkerkant. Door met je pijltoetsen door de lijst heen te lopen of de items) aan te klikken wordt de betreffende order in het scherm aan de rechterkant getoond. Nu het zoekscherm geopend is kan ook vanuit hier een zoekfilter worden toegepast.

Detailinformatie uit de regels

Het Uitgebreid zoeken binnen een module geeft de mogelijkheid om te zoeken naar de gegevens uit de header van de desbetreffende module; de gegevens die in de regel staan, worden hierin niet meegenomen. Meestal bevat echter de regel belangrijke detailgegevens, zoals artikelnummer en omschrijving. Om ook naar deze detailgegeven te kunnen zoeken kan een bijbehorend dashboard gebruikt.

Het verkoopdashboard bijvoorbeeld bevat 5 tabbladen waar informatie opgezocht kan worden: 'Offertes', 'Orders', 'Pakbonnen', 'Facturen' en 'Partijmutaties'. Open je het tabblad 'Orders', dan kun je vervolgens kiezen tussen ‘Orders’ (header) of ‘Orderregels’. Kies voor de orderregels om de detailinformatie op te halen. Pas - indien gewenst - een filter toe om een zo goed mogelijk zoekresultaat te krijgen.